Ein Angebot für die Einführung eines neuen Systems sieht per E-Mail nach einem präzisen Dokument aus. Lizenzen: so viel. Rollout: so viel. Summe: eine konkrete Zahl, die man ins Budget eintragen kann. Der Haken: diese Zahl deckt ungefähr die Hälfte dessen ab, was du in den ersten achtzehn Monaten tatsächlich ausgibst.
Das ist kein Text darüber, dass Anbieter betrügen. Die meisten betrügen nicht — sie kalkulieren einfach das, was sie zu kalkulieren wissen, und alles andere landet in der Schublade „das kommt darauf an". „Das kommt darauf an" geht nicht ins Budget und existiert daher nicht. Bis es doch existiert, nicht mehr als Plan, sondern als Rechnung.
Was du im Angebot wirklich siehst
Ein Standardangebot für die Einführung in einem KMU hat drei Positionen: Lizenzen (einmalig oder jährlich), Einführungskosten (Personentage × Satz × definierter Umfang) und so etwas wie „Betreuung nach dem Go-live" für die ersten 3–6 Monate. Alles sieht sauber aus, der Anbieter kann es im Excel verteidigen, der Kunde kann es in der Geschäftsführung freigeben.
Das Problem: dieses Angebot beantwortet die Frage „was kostet es, das System in der Demo-Version aufzusetzen". Es beantwortet nicht die Frage „was kostet es, das Unternehmen darauf umzustellen". Und das Unternehmen ist keine Demo-Datenbank mit 20 Kunden und 100 Produkten — es sind über zehn Jahre Historie, acht Leute, die anders arbeiten als im Lehrbuch, und fünf weitere Systeme, mit denen das neue reden lernen muss.
Sechs Kategorien, die nicht im Angebot stehen
Neun von zehn Rollouts, die wir vom Boden aufsammeln, haben ihr Budget aus demselben Katalog von Gründen gesprengt. Es lohnt sich, sie im Voraus zu kennen.
- Datenmigration. Der Anbieter geht meist davon aus, dass du „die Daten in einem Standardformat" lieferst. Ein Standardformat gibt es nicht — es gibt deine Daten, in deinen Excel-Dateien, mit deinen lokalen Konventionen („Steuernummer mit Bindestrichen", „Gewicht als Text mit Einheit"). Jemand muss das bereinigen und mappen. Meist du, weil der Anbieter „deine Branche nicht kennt". Realer Aufwand: 60–120 Personentage auf Kundenseite bei einem mittelkomplexen ERP.
- Integrationen mit dem, was du schon hast. Bank, Kurier, Onlineshop, KSeF (die polnische Pflicht-E-Rechnung), Etikettendrucker im Lager, Zeiterfassungsterminal am Eingang. Jede davon steht im Angebot in einem Satz: „Standardintegration, sofern API verfügbar". In der Praxis heißt „Standard": der Anbieter hat eine Vorlage, die an deine Version, deine Bank, deine Comarch-Optima-Konfiguration angepasst werden muss. Rechne mit 3–8k PLN je Integration, und das ist die optimistische Variante.
- Schulungen und Produktivitätseinbruch. Im Angebot stehen typischerweise „2 Schulungstage für Key User". Wunderbar. In der Praxis arbeiten die Leute in den ersten 6–8 Wochen nach dem Go-live 20–30% langsamer, weil sie Dinge an einem neuen Ort suchen, Fehler machen und Fragen stellen. Das ist eine Kosten, die dir niemand in Rechnung stellt, die aber im Ergebnis landet. In einem 30-Personen-Betrieb mit 8k PLN Vollkosten pro Kopf und Monat sind das rund 40–50k PLN in Löhnen für Produktivität, die nicht stattgefunden hat.
- Parallelbetrieb auf zwei Systemen. Am Tag des Go-lives schaltet niemand das alte System ab. 1 bis 3 Monate lang läuft beides — die Rechnungen des Vormonats müssen im alten geschrieben werden, der Quartalsbericht wird im alten geschlossen, den Kunden mit einer Reklamation bedient man in dem System, in dem die ursprüngliche Transaktion war. Jemand muss das koordinieren. Meist ein zu guter Mitarbeiter, der diese Monate lang Überstunden macht.
- Anpassungen für „das machen wir immer so". Beim Kick-off sind sich alle einig, dass man sich an den Standard anpasst. Drei Monate nach dem Go-live stellt sich heraus, dass die Proformarechnung in eurer Branche anders aussehen muss, dass der Kurier die Pakete auf eure Art beschriftet haben will und der Lagerist den Scanner nicht aus der Hand gibt, solange er sich nicht wie der alte verhält. Jede dieser Sachen ist ein Change Request — zusätzliche Personentage zum Stundensatz des Anbieters, jetzt ohne Einführungsrabatt.
- Lizenzskalierung. Das Angebot hat 25 Nutzer zum heutigen Preis kalkuliert. Ein Jahr später hat der Anbieter die Preisliste um 12% erhöht, zwei Leute kamen dazu, jemand hat das Modul „Erweitertes Reporting" ergänzt, das gerade „im Angebot" war. Die jährlichen Lizenzkosten, die stabil bleiben sollten, sind um ein Drittel gewachsen.
Ein konkretes Beispiel
Ein 30-Personen-Hersteller von Betonfertigteilen aus Schlesien (Bauelemente, Umsatz rund 45 Mio. PLN jährlich) hat 2024 ein neues ERP eingeführt, um ein System zu ersetzen, das über zehn Jahre alt war. Das Angebot des Anbieters: 90k PLN netto (Lizenzen für 3 Jahre + Einführung, ca. 45 Personentage). Termin: 4 Monate. Alles sah gut aus — bis der Rollout tatsächlich losging.
Die reale Rechnung nach 14 Monaten, als wir das Projekt übernommen haben, sah so aus:
- Basisangebot (Lizenzen + Einführung): 90k PLN
- Datenmigration (5 Jahre Verkaufshistorie + Stammdaten): zusätzlich 32k PLN
- Bankanbindung (mBank, kein Standardformat) und KSeF: 18k PLN
- Anbindung des Lagersystems und der Etikettierung: 24k PLN
- Change Requests (12 Stück im Laufe des Jahres): 41k PLN
- Verlängerte Nachbetreuung (von 3 auf 9 Monate gestreckt): 22k PLN
- Überstunden von 3 Mitarbeitern, die 4 Monate lang „auf zwei Systemen" gearbeitet haben: rund 35k PLN (Vollkosten)
Summe: 262k PLN, also das 2,9-fache des Basisangebots. Dazu 10 Monate Verzögerung, und ein halbes Jahr nach dem Go-live meldete das Unternehmen den Umsatz verspätet, weil niemand den Zahlen im neuen ERP wirklich traute.
Ehrlich gesagt: das ist nicht zu 100% die Schuld des Anbieters. Der Kunde hat seine eigene Veränderungsbereitschaft ebenfalls überschätzt („unsere Leute lernen schnell", „bei uns sind die Daten in Ordnung", „wir brauchen keine Anpassungen"). Aber wenn all diese Positionen im Gespräch schon in der Angebotsphase aufgetaucht wären — hätte die Entscheidung über die Einführung anders ausgesehen.
Wie du eine ehrliche TCO erzwingst
Du musst kein Rollout-Experte sein, um Fragen zu stellen, auf die der Anbieter schriftlich antworten muss. Ein paar Konkreta, die es sich lohnt, in die Ausschreibung zu schreiben:
- „Nennt die kundenseitig eingeplanten Personentage für Datenmigration und Mapping-Vorbereitung. Wer koordiniert das auf eurer Seite?"
- „Listet jede Integration als eigene Position mit Preis auf. Welche habt ihr in dieser Systemversion bereits umgesetzt, welche macht ihr zum ersten Mal?"
- „Wie viele Change Requests kommen typischerweise in den ersten 6 Monaten nach dem Go-live bei einem Kunden unserer Größe? Wie hoch ist der Stundensatz außerhalb des Einführungspakets?"
- „Welche jährliche Lizenzpreiserhöhung setzt ihr für die nächsten 3 Jahre an? Seid ihr bereit, eine Obergrenze in den Vertrag aufzunehmen?"
- „Wie viele Monate dauert der Parallelbetrieb bei einem Kunden unserer Größe realistisch? Wer unterstützt das koordinativ auf eurer Seite?"
Ein Anbieter, der diese fünf Fragen ehrlich beantwortet, wird dir vermutlich einen höheren Preis am Anfang anbieten. Das ist die gute Nachricht — du kaufst einen Plan, keine Fantasie. Ein Anbieter, der sie abwiegelt („das hängt von euch ab") oder verspricht, „bei uns gibt es diese Probleme nicht", hat sich gerade selbst disqualifiziert.
Wie geht es weiter
Bevor du irgendein Angebot für ein System jenseits von wenigen Tausend Euro freigibst, nimm ein Blatt Papier und schreibe die sechs Kategorien aus diesem Text auf. Trag neben jede eine realistische Größenordnung für dein Unternehmen ein (eine Spanne genügt). Die Summe unten ist deine reale TCO für die ersten 18 Monate — nicht die aus dem Angebot.
Wenn du einen Blick von außen auf ein Angebot brauchst, das gerade auf deinem Tisch liegt, und auf die Fragen, die dem Anbieter noch niemand gestellt hat — wir machen solche Reviews für KMU. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Ein ehrliches Einführungsangebot ist höher. Aber es ist das einzige, das man einhalten kann.