Es ist Ende Oktober, die Buchhaltung möchte den Kostenplan für das nächste Jahr. Die IT bekommt eine Zahl: so viel wie dieses Jahr plus 10 %. Im März fällt der Dateiserver aus, im Juli kommt die Verlängerung von Microsoft 365 teurer als im Vorjahr, und das Integrationsprojekt für das Frühjahr rutscht auf „später", weil das Geld ins Löschen von Bränden geflossen ist.
Mit diesem Beitrag stellen Sie in 2–3 Stunden ein IT-Budget für 2027 in drei Töpfen mit Reserve auf und entscheiden, was Sie finanzieren und was Sie bewusst verschieben. Ohne Werkzeuge, mit Daten, die Ihre Buchhaltung schon hat.
Drei Töpfe statt einer Zahl
Eine einzige Position „IT" vermischt Ausgaben, die sich völlig unterschiedlich verhalten. Teilen Sie das Budget deshalb in drei Töpfe und eine Reserve.
- Betrieb. Alles, was Sie zahlen, damit die Firma morgen so läuft wie heute: Lizenzen und Abonnements (Microsoft 365, ERP, Virenschutz/EDR, Backup), Internetanschlüsse, Domain, IT-Support, Wartungsverträge. Hier lässt sich kaum etwas ohne Risiko streichen.
- Hardwaretausch. Laptops, PCs, Drucker, Netzwerk, Server oder NAS nach Alter. Bei einem Zyklus von 4–5 Jahren sind das jedes Jahr etwa 20–25 % der Arbeitsplätze.
- Projekte. Veränderungen mit einem erwarteten Ergebnis: eine Integration, ein neues ERP-Modul, eine Migration, die Automatisierung eines Prozesses. Jedes Projekt hat einen Verantwortlichen und eine Ergebnisbeschreibung in einem Satz.
- Reserve. 10–15 % der Summe der ersten beiden Töpfe für Ausfälle und Unvorhergesehenes.
Bei Kunden mit 10–50 Mitarbeitern sehen wir typischerweise Betriebskosten von 2.500–5.000 PLN (etwa 600–1.150 EUR) pro Mitarbeiter und Jahr, einschließlich externem IT-Support. Liegen Sie deutlich darüber, machen Sie zuerst ein IT-Kostenaudit, bevor Sie neue Ausgaben planen.
Der häufigste Fehler: Projekte und Betrieb stehen in einer Position. Dann frisst jeder Ausfall Projektgeld, und nach einem Jahr stellt sich heraus, dass die Firma nur dafür bezahlt hat, auf der Stelle zu treten.
Was 2027 teurer wird oder nicht mehr optional ist
Einige Posten sollten Sie gesondert prüfen, weil sich Preise oder Regeln geändert haben.
Microsoft 365. Microsoft hat die Preise der Business-Pläne zum 1. Juli 2026 erhöht; der neue Preis gilt ab der ersten Verlängerung nach diesem Datum. In der USD-Preisliste stieg Business Basic von 6 auf 7 Dollar pro Benutzer und Monat, Business Standard von 12,50 auf 14 Dollar, Business Premium blieb unverändert (Quelle: Office Watch). Die Preise in PLN bei Ihrem Partner können abweichen, prüfen Sie also das Verlängerungsdatum und lassen Sie sich ein schriftliches Angebot geben. Bei 30 Konten Business Standard macht allein die Erhöhung rund 2.000 PLN (etwa 470 EUR) pro Jahr aus.
Windows 10. Der Support endete am 14. Oktober 2025. Die kostenpflichtigen ESU-Sicherheitsupdates für Unternehmen kosteten im ersten Jahr 61 Dollar pro Gerät, der Preis verdoppelt sich jedes Jahr; wer im zweiten Jahr einsteigt, zahlt das erste mit (Quelle: Microsoft Learn). Das zweite ESU-Jahr kostet also 122 Dollar pro Rechner, das dritte 244. Ein Rechner, der nicht auf Windows 11 umsteigen kann, gehört in den Topf Hardwaretausch, nicht in den Betrieb.
KSeF. Im polnischen Pflichtsystem für E-Rechnungen, KSeF, gilt bis zum 31. Dezember 2026 noch eine Ausnahme: Ein Steuerpflichtiger, dessen fakturierter Umsatz 10.000 PLN brutto pro Monat nicht übersteigt, darf Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen (Quelle: ksef.podatki.gov.pl). Wenn in Ihrer Gruppe eine kleine Gesellschaft oder ein Betrieb diese Ausnahme genutzt hat, braucht er ab Januar eine funktionierende KSeF-Anbindung. Planen Sie außerdem Stunden für die Pflege der bestehenden ERP-KSeF-Integration ein, denn Schema- und Zertifikatsänderungen erledigen sich nicht von selbst.
ERP-Verlängerungen. Polnische ERP-Systeme wie Comarch Optima, enova365 oder Subiekt haben jährliche Update-Gebühren oder Abonnements. Prüfen Sie im Vertrag die Indexierungsklausel und das Verlängerungsdatum, statt anzunehmen, dass der Betrag gleich bleibt.
Wie Sie das Budget in 3 Stunden aufstellen
Fangen Sie nicht mit einer Tabelle voller Kategorien an. Fangen Sie mit dem an, was Sie schon bezahlt haben.
- Kosten aus der Buchhaltung ziehen. Bitten Sie um eine Liste der Rechnungen von IT-Lieferanten der letzten 12 Monate: Lieferant, Betrag, wofür. In Comarch Optima oder enova365 ist das ein Bericht aus dem Einkaufsregister, gefiltert nach Lieferanten. Meist kommen 15–40 Positionen zusammen.
- Jede Position einem Topf zuordnen. Bei jedem Abonnement Verlängerungsdatum und Lizenzanzahl ergänzen. Lizenzen ohne Benutzer rot markieren.
- Hardware mit Alter auflisten. Eine Spalte mit dem Kaufjahr genügt. Ein Laptop älter als 5 Jahre oder ohne Windows 11 kommt in den Tausch; den Rest verteilen Sie so, dass jedes Jahr ähnlich viele Arbeitsplätze getauscht werden. Wie Sie den Zyklus festlegen, beschreiben wir im Beitrag dazu, wann Laptops und IT-Hardware ersetzt werden sollten.
- Höchstens drei Projekte notieren. Für jedes: Verantwortlicher, Ergebnis in einem Satz, Kostenspanne und Startquartal. Die Integration zweier Systeme im Mittelstand kostet typischerweise 15.000–60.000 PLN (etwa 3.500–14.000 EUR) und dauert 4–10 Wochen.
- Reserve hinzufügen und die Ausgaben auf Quartale verteilen. Große Verlängerungen und Hardwaretausch sollten nicht in denselben Monat fallen.
Dafür brauchen Sie den Inhaber oder Finanzleiter, die für IT zuständige Person (intern oder extern) und für die erste halbe Stunde die Buchhaltung.
Zwei Beispiele aus aktuellen Budgets
Wo es funktioniert hat. Bei einem unserer Kunden, einem Elektrogroßhändler mit 24 Mitarbeitern auf Comarch Optima und Microsoft 365 Business Standard, haben wir das Budget 2026 in drei Töpfen in zwei Terminen aufgestellt, insgesamt etwa 5 Stunden. Betrieb: 86.000 PLN, Tausch von 8 Laptops: 38.000 PLN, ein Projekt (Anbindung des Paketdienstes an das ERP): 45.000 PLN, Reserve: 15.000 PLN (etwa 20.000, 8.800, 10.500 und 3.500 EUR). Im Mai fiel das NAS mit dem Dokumentenarchiv aus. Ersatz und Datenwiederherstellung kosteten 11.000 PLN (etwa 2.600 EUR) und kamen aus der Reserve, das Integrationsprojekt startete planmäßig. Das Jahr wird etwa 4 % unter Plan abschließen. Was wir anders machen würden: Das NAS war 7 Jahre alt und hätte direkt in den Topf Hardwaretausch gehört, nicht in die Reserve.
Wo es teurer wurde. In einem Projekt plante ein Möbelhersteller mit 35 Mitarbeitern auf enova365 die IT als „Vorjahr plus 10 %". Im Herbst 2025 erfüllten 14 Rechner in der Halle und im Büro die Anforderungen von Windows 11 nicht. Die Firma kaufte das erste ESU-Jahr für etwa 3.000 PLN (etwa 700 EUR) und vertagte die Entscheidung. Im Sommer 2026, vor dem zweiten ESU-Jahr, mussten 14 Rechner auf einmal für etwa 63.000 PLN (etwa 14.700 EUR) gekauft werden. Das Geld wurde aus einem Projekt für Managementberichte abgezogen, das für zwei Quartale aus dem Plan fiel. Die Lehre: Ein Tausch, verteilt auf zwei Budgets mit je 7 Geräten, wäre ohne Eingriff ins Projekt finanzierbar gewesen.
Was schiefgehen kann
Drei Töpfe sind nicht immer sinnvoll. In einem Büro mit 10 Personen und 30.000–40.000 PLN (etwa 7.000–9.500 EUR) IT-Ausgaben pro Jahr reichen eine Verlängerungsliste mit Daten und eine Reserve. Die Aufteilung kostet dort mehr Zeit, als sie spart.
Die Reserve hat ihre eigene Falle. Wenn niemand festlegt, wer über sie entscheidet, geht sie im Dezember für „irgendetwas, damit sie nicht verfällt" drauf, und im März traut sich bei einem echten Ausfall niemand, sie anzurühren. Halten Sie einen Satz fest: Bis zu einem bestimmten Betrag entscheidet die IT-Person über Ausgaben aus der Reserve, darüber der Inhaber.
Der teuerste Fehler ist, beim Sparen den Betrieb zu kürzen. Der Verzicht auf das Microsoft-365-Backup oder auf EDR spart einige Tausend PLN im Jahr, ein einziger Vorfall kostet meist mehr als mehrere Jahre dieser Gebühren. Kürzen Sie zuerst Projekte, verlängern Sie dann den Tauschzyklus um ein Jahr, den Betrieb zuletzt.
Hardware-Leasing glättet den Topf Hardwaretausch, aber Sie zahlen die Marge des Leasinggebers und binden sich für 3–4 Jahre. Das lohnt sich, wenn Sie ein Dutzend Geräte oder mehr auf einmal tauschen und Liquidität schonen wollen, nicht bei zwei Laptops im Jahr.
Was Sie diese Woche tun können
- Bitten Sie die Buchhaltung um eine Liste der Rechnungen von IT-Lieferanten der letzten 12 Monate.
- Prüfen Sie im Microsoft-365-Admin-Center das Verlängerungsdatum und die Zahl nicht zugewiesener Lizenzen.
- Listen Sie die Rechner auf, die nicht auf Windows 11 umsteigen können oder älter als 5 Jahre sind.
- Lesen Sie im ERP-Vertrag die Indexierungsklausel und das Verlängerungsdatum.
- Wählen Sie höchstens drei Projekte für 2027 und geben Sie jedem einen Verantwortlichen.
- Legen Sie schriftlich fest, wer über Ausgaben aus der Reserve entscheidet und bis zu welchem Betrag.
Ein IT-Budget ist nicht die Vorjahreszahl plus 10 %. Es sind drei Töpfe und eine Reserve, damit ein Ausfall im März nicht das Projekt auffrisst, das für das Frühjahr geplant war.