In den meisten kleinen Unternehmen, in die wir mit einem Audit hineingehen, sind zwischen 15 und 30 Prozent der IT-Rechnung Geld, das niemand bewusst ausgibt. Es fließt im Dauerauftrag, weil „irgendwann mal so eingerichtet". Einmal im Jahr eine Stunde hinsetzen reicht meistens, um das in Ordnung zu bringen.
Das ist kein Text über Kostensenkung bis auf den Knochen. IT-Kosten kürzen „weil man muss" endet meistens damit, dass jemand ein halbes Jahr später dasselbe noch einmal kauft, nur teurer. Es geht um etwas anderes: Ausgaben zu finden, die keinen Wert produzieren. Posten, deren Abschaltung niemand in der Firma überhaupt bemerkt — außer der Buchhaltung, die eine kleinere Rechnung sieht.
Ein wiederkehrendes Bild: ein Dienstleistungs- und Ingenieurbüro, 35 Mitarbeitende. Das erste Audit hat 4 200 PLN pro Monat in Lizenzen gefunden, die niemand benutzt hat — einige Microsoft-365-Konten von ehemaligen Mitarbeitern, zwei verschiedene Projektmanagement-Tools (eines vor drei Jahren „zum Ausprobieren" gekauft), ungenutzte Plätze in Adobe Creative Cloud und ein Supportvertrag für einen Server, der längst in die Cloud umgezogen ist. Jahresersparnis: über 50 000 PLN. Ohne jemanden zu entlassen, ohne Anbieterwechsel, ohne „Transformation".
Woher das kommt
IT-Kosten im Mittelstand steigen selten sprunghaft. Sie wachsen leise, 200 PLN hier, 400 PLN dort, über mehrere Jahre. Die Klassiker:
- Jemand hat ein Tool für ein konkretes Projekt gekauft — das Projekt ist zu Ende, das Abo nicht.
- Eine Mitarbeiterin ist gegangen — ihre Lizenzen, Konten und Zugänge sind aktiv geblieben, weil „vielleicht kommt ja jemand Neues".
- Eine Abteilung hat sich ein eigenes Tool gekauft, weil das Firmen-Tool „zu langsam" war — jetzt zahlt die Firma für beide.
- Ein Supportvertrag mit fester Jahresgebühr — verlängert sich automatisch, niemand prüft, ob jemand ihn tatsächlich nutzt.
- Ein Aktionspreis von vor zwei Jahren ist längst abgelaufen — der Tarif ist leise auf den Listenpreis hochgesprungen.
Keiner dieser Posten sieht für sich allein bedrohlich aus. Zusammen können sie so viel auffressen wie ein zusätzliches Gehalt.
Der Lizenzfriedhof
Das ist der erste und schnellste Ort zum Suchen. Alles, was du brauchst, ist die Liste der aktiven Lizenzen (Microsoft 365, Google Workspace, Adobe, Slack, Asana, Jira, CAD-/Konstruktionssoftware, Antivirus, VPN) gegen die Liste der aktuellen Mitarbeitenden zu legen.
In der Praxis sieht das so aus:
- Lade aus jedem Admin-Panel eine Liste der aktiven Nutzer.
- Vergleiche sie mit den HR-Daten — Eintrittsdatum, Austrittsdatum.
- Markiere Konten ehemaliger Mitarbeitender, Freelancer und „Test"-Konten, die leise produktiv geworden sind.
- Prüfe, ob freie Plätze noch in der aktuellen Abrechnungsperiode zurückgegeben werden können oder erst bei Verlängerung.
Der zweite Schritt — die tatsächliche Nutzung. Die meisten Admin-Panels (Microsoft 365, Adobe, Slack) zeigen das letzte Login-Datum. Ein Konto, in das sich seit 90 Tagen niemand eingeloggt hat, ist verdächtig. Ein Konto ohne Login seit 180 Tagen kann fast sicher weg.
Dasselbe Tool, zweimal gekauft
Der zweite typische Bereich. In einer 30-Personen-Firma laufen oft Slack und Microsoft Teams parallel, zwei verschiedene Projektmanagementsysteme, drei Notiz-Apps und zwei Passwortmanager. Jede Abteilung hat sich etwas Eigenes ausgesucht, jede bezahlt separat, niemand schaut auf das Gesamtbild.
Es geht nicht darum, mit Gewalt alle auf ein Tool zu zwingen — das endet oft im Teamaufstand. Es geht um eine bewusste Entscheidung: was bleibt, was geht, wer arbeitet womit. Manchmal lautet die rationale Antwort „wir behalten zwei Tools, weil die Produktion andere Anforderungen hat als der Vertrieb". Schön — aber das sollte eine bewusste Entscheidung sein und nicht daraus entstehen, dass niemand jemals eine Übersicht gemacht hat.
Kontrollfragen:
- Haben wir zwei Tools, die dasselbe machen?
- Nutzt jemand beide oder jedes nur eine bestimmte Gruppe?
- Wie viele Leute aus dieser Gruppe nutzen das Tool tatsächlich täglich?
- Können wir dasselbe Ergebnis in einem Tool erreichen, das wir ohnehin schon zahlen (z. B. in Microsoft 365)?
Verträge, die du vergessen hast
Die ärgerlichste Kategorie, weil sie nicht aus dem Admin-Panel, sondern aus Rechnungen kommt. Die Klassiker:
- Ein Supportvertrag für Hardware, die längst nicht mehr im Haus ist (der Server wurde verschrottet, der Vertrag ist geblieben).
- Domains und SSL-Zertifikate „auf Vorrat" für ein Projekt, das nie gestartet ist.
- Hosting für eine Website, die die Firma längst nicht mehr nutzt (z. B. Landingpage einer alten Marketingaktion).
- Eine Lizenz für eine zweite Buchhaltungssoftware, weil „wir mal getestet haben".
- Postfächer und Telefonnummern ehemaliger Mitarbeitender, die „für den Fall, dass noch jemand schreibt" weiterlaufen.
Die Methode ist brutal, aber sie funktioniert: nimm die Liste der Kostenrechnungen der letzten 12 Monate, filtere alles von IT-Anbietern und beantworte zu jeder Position eine Frage — wer konkret in der Firma nutzt das, und was würde passieren, wenn wir es abschalten. Wenn du nicht innerhalb von 30 Sekunden antworten kannst, ist die Position ein Kandidat für die Kündigung.
Wie du dieses Audit durchführst
In einer Firma bis 50 Personen lässt sich das ganze Audit in 1-2 Werktagen einer Person erledigen, plus kurze Gespräche mit den Abteilungsleitern. Eine praktische Reihenfolge:
- Auszug aus der Buchhaltung — alle Kostenrechnungen aus den Kategorien „IT, Software, Telekommunikation" für die letzten 12 Monate. Das ist die Basis.
- Liste der aktiven Abos — jedes Admin-Panel öffnen und notieren, wer und wie viele Plätze aktiv sind.
- Abgleich mit HR — wer arbeitet noch hier, wer ist gegangen, wann.
- Kurze Gespräche mit Teamleitern — welche Tools werden wirklich genutzt, welche hat seit einem halben Jahr niemand geöffnet.
- Entscheidungen schriftlich — was bleibt, was geht, wer macht es und wann. Ohne diese Liste ändert das Audit nichts.
Das Wichtigste: dieses Audit ist nicht einmalig. Es ist ein Ritual, das einmal alle 12 Monate wiederkommen sollte. Sonst werden in zwei Jahren erneut 4 200 PLN pro Monat zu finden sein.
Was du mit dem zurückgewonnenen Geld machst
Das Schlimmste, was du mit den Einsparungen machen kannst, ist sie in den allgemeinen Haushalt zu werfen und zu vergessen. Besser ist es, ihnen vorher ein Ziel zu geben, bevor du überhaupt mit dem Kürzen anfängst. Dann hört das Audit auf, abstrakt zu sein, und wird zu einem Projekt, das sich rechnet.
Sinnvolle Ziele, die wir am häufigsten sehen: eine festgefahrene ERP-Migration finanzieren, ein anständiges Backup-Setup kaufen (nicht „Google Drive reicht"), MFA auf allen Konten einführen, Sicherheitsschulungen für das Team, oder einfach eine Reserve für ein Jahr Support auf die Integration, die die Firma seit drei Jahren einzuführen versucht und für die „nie Mittel da sind".
Wenn du so ein Audit mit jemandem von außen machen möchtest — weil unbequeme Fragen leichter zu stellen sind, wenn man nicht in der Firma arbeitet — ist das eines der Dinge, die wir in den ersten 30 Tagen einer neuen Zusammenarbeit am häufigsten machen.
In den meisten KMU sind 15-30 % der IT-Rechnung Ausgaben, über die niemand bewusst entscheidet. Einmal im Jahr eine Stunde hinsetzen reicht meistens, um das in Ordnung zu bringen.