W większości małych firm, do których wchodzimy z audytem, między 15 a 30 procent rachunku za IT to pieniądze, których nikt świadomie nie wydaje. Płyną comiesięcznym przelewem, bo „kiedyś tak zostało ustawione". Wystarczy raz na rok usiąść i to przejrzeć.
To nie jest tekst o cięciu kosztów do kości. Cięcie kosztów IT „bo trzeba" zwykle kończy się tym, że ktoś za pół roku awaryjnie kupuje to samo drożej. Tu chodzi o coś innego: o znalezienie wydatków, które nie produkują żadnej wartości. Takich, których wyłączenie nikt w firmie w ogóle nie zauważy — poza księgową, która zobaczy mniejszą fakturę.
Powtarzający się obrazek: firma usługowo-projektowa, 35 osób, branża inżynierska. Pierwszy audyt wykazał 4 200 zł miesięcznie w licencjach, których nikt nie używał — kilka kont Microsoft 365 po byłych pracownikach, dwa różne narzędzia do zarządzania projektami (jedno kupione „na próbę" trzy lata temu), niewykorzystane miejsca w Adobe Creative Cloud i pakiet wsparcia do serwera, który już dawno przeszedł na chmurę. Roczna oszczędność: ponad 50 tysięcy złotych. Bez zwalniania nikogo, bez wymiany dostawców, bez „transformacji".
Skąd to się bierze
Koszty IT w MŚP rzadko rosną skokowo. Rosną cicho, po 200 zł tu, 400 zł tam, przez kilka lat. Klasyczne źródła:
- Ktoś kupił narzędzie pod konkretny projekt — projekt się skończył, subskrypcja nie.
- Pracownik odszedł — jego licencje, konta i dostępy zostały aktywne, bo „a może przyjdzie ktoś nowy".
- Dział kupił sobie własne narzędzie, bo to firmowe było „za wolne" — teraz firma płaci za oba.
- Umowa wsparcia ze stałą opłatą roczną — odnawia się sama, nikt nie sprawdza, czy faktycznie z niej korzystamy.
- Promocja sprzed dwóch lat dawno wygasła — taryfa cicho podskoczyła do listowej.
Żadna z tych pozycji osobno nie wygląda groźnie. Razem potrafią zjeść tyle, co pensja dodatkowego pracownika.
Cmentarzysko licencji
To pierwsze i najszybsze do znalezienia źródło oszczędności. Wystarczy zestawić listę aktywnych licencji (Microsoft 365, Google Workspace, Adobe, Slack, Asana, Jira, oprogramowanie CAD/projektowe, antywirus, VPN) z listą obecnych pracowników.
W praktyce robi się to tak:
- Pobierz z każdego panelu administracyjnego listę aktywnych użytkowników.
- Zestaw ją z listą pracowników z kadr — datą zatrudnienia, datą zakończenia umowy.
- Oznacz konta byłych pracowników, kontraktorów i „testowe", które przeszły do produkcji.
- Sprawdź, czy zwolnione licencje da się oddać do puli (rezygnacja w ramach okresu rozliczeniowego) czy dopiero przy odnowieniu.
Drugi krok — rzeczywiste użycie. Większość paneli administracyjnych (Microsoft 365, Adobe, Slack) pokazuje datę ostatniego logowania. Konto, na które nikt nie zalogował się od 90 dni, jest podejrzane. Konto bez logowania od 180 dni to prawie na pewno do zamknięcia.
Te same narzędzia kupione dwa razy
Drugi częsty obszar. W 30-osobowej firmie potrafi pracować równolegle Slack i Microsoft Teams, dwa różne systemy do zarządzania projektami, trzy aplikacje do notatek i dwa menedżery haseł. Każdy dział wybrał coś dla siebie, każdy płaci osobno, nikt nie patrzy na całość.
Nie chodzi o to, żeby siłą sklejać wszystkich na jedno narzędzie — to często kończy się buntem zespołu. Chodzi o świadomą decyzję: co zostaje, co znika, kto na czym pracuje. Czasem racjonalna odpowiedź brzmi „mamy dwa narzędzia, bo dział produkcyjny ma inne potrzeby niż handlowy". Tylko że ta decyzja powinna być świadoma, a nie wynikać z tego, że nikt nigdy nie zrobił mapy.
Pytania kontrolne:
- Czy mamy dwa narzędzia robiące to samo?
- Czy ktoś używa obu, czy każde tylko jedna grupa?
- Ile osób z tej grupy faktycznie używa narzędzia codziennie?
- Czy ten sam efekt da się osiągnąć w narzędziu, które już płacimy (np. w Microsoft 365)?
Umowy, o których zapomniałeś
To najbardziej irytująca kategoria, bo wymaga przejrzenia faktur, a nie panelu. Klasyki:
- Pakiet wsparcia do sprzętu, którego już nie ma w firmie (serwer poszedł na złom, umowa serwisowa zostaje).
- Domeny i certyfikaty SSL kupione „na zapas" pod projekt, który nigdy nie ruszył.
- Hosting strony, której firma już dawno nie używa (np. landing po starej akcji marketingowej).
- Licencja na oprogramowanie księgowe drugiego producenta, bo „kiedyś testowaliśmy".
- Skrzynki pocztowe i numery telefonów po byłych pracownikach, utrzymywane „bo a nuż ktoś napisze".
Metoda jest brutalna ale skuteczna: weź zestawienie faktur kosztowych za 12 miesięcy, wyfiltruj wszystko od dostawców IT i przy każdej pozycji odpowiedz na jedno pytanie — kto w firmie konkretnie z tego korzysta i co by się stało, gdyby to wyłączyć. Jeśli nie potrafisz odpowiedzieć w 30 sekund, to kandydat do likwidacji.
Jak ten audyt przeprowadzić
W firmie do 50 osób cały audyt da się zamknąć w 1-2 dniach roboczych jednej osoby, plus konsultacje z szefami działów. Praktyczna kolejność:
- Wyciąg z księgowości — zestawienie wszystkich faktur kosztowych z kategorii „IT, oprogramowanie, usługi telekomunikacyjne" za ostatnie 12 miesięcy. To podstawa.
- Lista aktywnych subskrypcji — wejdź w każdy panel admina i wypisz, kogo i ile licencji jest aktywnych.
- Zestawienie z kadrami — kto jeszcze pracuje, kto odszedł, kiedy.
- Krótkie rozmowy z liderami działów — które narzędzia faktycznie są używane, czego nikt nie otwiera od pół roku.
- Decyzje na piśmie — co zostaje, co wyłączamy, kto i kiedy to robi. Bez tej listy audyt nic nie zmieni.
Najważniejsze: ten audyt nie jest jednorazowy. To rytuał, który powinien wracać raz na 12 miesięcy. Inaczej za dwa lata znowu będzie 4 200 zł miesięcznie do znalezienia.
Co zrobić z odzyskanymi pieniędzmi
Najgorsze co można zrobić z odzyskaną kwotą, to wrzucić ją do ogólnego budżetu i zapomnieć. Lepiej wyznaczyć jej cel zanim w ogóle zaczniesz cięcia. Wtedy audyt przestaje być abstrakcją i staje się projektem, który się opłaca.
Typowe sensowne kierunki: dofinansowanie zaległej migracji ERP, zakup porządnych backupów (a nie „bo Google Drive wystarczy"), MFA na wszystkich kontach, szkolenia z cyberbezpieczeństwa dla zespołu, albo po prostu rezerwa na rok wsparcia integracji, którą firma od trzech lat próbuje wdrożyć i ciągle „nie ma środków".
Jeżeli chciałbyś przejść taki audyt z kimś z zewnątrz — bo łatwiej zadawać niewygodne pytania, kiedy się nie pracuje w tej firmie — to jedna z rzeczy, którą robimy najczęściej w pierwszych 30 dniach współpracy z nowym klientem.
W większości MŚP 15-30% rachunku za IT to wydatki, których nikt świadomie nie podejmuje. Wystarczy raz na rok usiąść i to przejrzeć.