Jest koniec października, księgowa prosi o plan kosztów na przyszły rok. IT dostaje jedną liczbę: tyle, ile w tym roku, plus 10%. W marcu pada serwer plików, w lipcu odnowienie Microsoft 365 przychodzi wyższe niż rok wcześniej, a projekt integracji, który miał ruszyć wiosną, przesuwa się „na później", bo pieniądze poszły na gaszenie pożarów.
Ten tekst pozwoli ci w 2–3 godziny ułożyć budżet IT na 2027 rok w trzech koszykach z rezerwą i zdecydować, co finansujesz, a co świadomie odkładasz. Bez narzędzi, na danych, które masz już w księgowości.
Trzy koszyki zamiast jednej kwoty
Jedna kwota na „IT" miesza wydatki, które zachowują się zupełnie inaczej. Dlatego dziel budżet na trzy koszyki i rezerwę.
- Utrzymanie. Wszystko, co płacisz, żeby firma jutro działała tak jak dziś: licencje i abonamenty (Microsoft 365, ERP, antywirus/EDR, backup), łącza, domena, wsparcie IT, umowy serwisowe. Tu prawie nic nie da się wyciąć bez ryzyka.
- Wymiana sprzętu. Laptopy, komputery, drukarki, sieć, serwer lub NAS według wieku. Przy cyklu 4–5 lat to co roku około 20–25% stanowisk.
- Projekty. Zmiany, które mają przynieść efekt: integracja, nowy moduł ERP, migracja, automatyzacja procesu. Każdy projekt ma właściciela i opis efektu w jednym zdaniu.
- Rezerwa. 10–15% sumy pierwszych dwóch koszyków na awarie i rzeczy, których nie przewidzisz.
U klientów z przedziału 10–50 osób typowo widzimy koszyk utrzymania na poziomie 2,5–5 tys. zł na pracownika rocznie, razem z zewnętrznym wsparciem IT. Jeśli wychodzi ci dużo więcej, zrób najpierw audyt kosztów IT, zanim zaczniesz planować nowe wydatki.
Najczęstszy błąd: projekty i utrzymanie siedzą w jednej pozycji. Wtedy każda awaria zjada pieniądze z projektu i po roku okazuje się, że firma płaciła tylko za to, żeby stać w miejscu.
Co w 2027 podrożeje albo przestanie być opcjonalne
Kilka pozycji warto sprawdzić osobno, bo zmieniły się ceny albo przepisy.
Microsoft 365. Microsoft podniósł ceny planów biznesowych od 1 lipca 2026 roku, a nowa cena obowiązuje od pierwszego odnowienia po tej dacie. W cenniku USD Business Basic wzrósł z 6 do 7 dolarów na użytkownika miesięcznie, Business Standard z 12,50 do 14 dolarów, Business Premium został bez zmian (źródło: Office Watch). Ceny w złotówkach u twojego partnera mogą się różnić, więc sprawdź datę odnowienia i poproś o nową wycenę na piśmie. Przy 30 kontach Business Standard sama podwyżka to około 2 tys. zł rocznie.
Windows 10. Wsparcie skończyło się 14 października 2025 roku. Płatne aktualizacje ESU dla firm kosztowały 61 dolarów za urządzenie w pierwszym roku, a cena podwaja się co rok; kto dołącza w drugim roku, płaci też za pierwszy (źródło: Microsoft Learn). Drugi rok ESU to więc 122 dolary za komputer, a trzeci 244. Komputer, który nie przejdzie na Windows 11, wpisz do koszyka wymiany, nie do utrzymania.
KSeF. Do 31 grudnia 2026 roku podatnik, którego sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, może wystawiać faktury poza KSeF (źródło: ksef.podatki.gov.pl). Jeśli w grupie masz małą spółkę albo działalność, która z tego korzystała, od stycznia potrzebuje ona działającej integracji z KSeF. Zaplanuj też godziny na utrzymanie istniejącej integracji ERP z KSeF, bo zmiany schemy i certyfikatów nie robią się same.
Odnowienia ERP. Comarch Optima, enova365 czy Subiekt mają roczne opłaty za aktualizacje lub abonament. Sprawdź w umowie klauzulę waloryzacyjną i datę odnowienia, zamiast zakładać, że kwota będzie taka jak w tym roku.
Jak policzyć budżet w 3 godziny
Nie zaczynaj od arkusza z kategoriami. Zacznij od tego, co już zapłaciłeś.
- Wyciągnij koszty z księgowości. Poproś o zestawienie faktur od dostawców IT za ostatnie 12 miesięcy: kontrahent, kwota, za co. W Comarch Optima czy enova365 to raport z rejestru zakupów filtrowany po kontrahentach. Zwykle wychodzi 15–40 pozycji.
- Przypisz każdą pozycję do koszyka. Przy każdej abonamentowej dopisz datę odnowienia i liczbę licencji. Licencje bez użytkownika zaznacz na czerwono.
- Zrób listę sprzętu z wiekiem. Wystarczy kolumna z rokiem zakupu. Laptop starszy niż 5 lat albo bez Windows 11 idzie do wymiany; resztę rozłóż tak, żeby co roku wymieniać podobną liczbę stanowisk. Jak ustalić cykl, opisaliśmy w tekście o tym, kiedy wymieniać laptopy i sprzęt IT.
- Spisz maksymalnie trzy projekty. Dla każdego: właściciel, efekt w jednym zdaniu, widełki kosztu i kwartał startu. Projekt integracji dwóch systemów w MŚP to typowo 15–60 tys. zł i 4–10 tygodni.
- Dolicz rezerwę i rozpisz wydatki na kwartały. Duże odnowienia i wymiany sprzętu nie powinny wpadać w ten sam miesiąc.
Do pracy potrzebujesz właściciela lub dyrektora finansowego, osoby od IT (wewnętrznej albo zewnętrznej) i księgowej na pierwsze pół godziny.
Dwa przykłady z ostatnich budżetów
Gdzie zadziałało. U jednego z naszych klientów, 24-osobowej hurtowni elektrotechnicznej na Comarch Optima i Microsoft 365 Business Standard, budżet na 2026 ułożyliśmy w trzech koszykach w dwóch spotkaniach, łącznie około 5 godzin. Utrzymanie: 86 tys. zł, wymiana 8 laptopów: 38 tys. zł, jeden projekt (integracja kuriera z ERP): 45 tys. zł, rezerwa: 15 tys. zł. W maju padł NAS z archiwum dokumentów. Wymiana i odtworzenie danych kosztowały 11 tys. zł i poszły z rezerwy, a projekt integracji ruszył zgodnie z planem. Rok zamknie się około 4% poniżej planu. Co zrobilibyśmy inaczej: NAS miał 7 lat i powinien był od razu trafić do koszyka wymiany, a nie do rezerwy.
Gdzie kosztowało więcej. W jednym z projektów 35-osobowy producent mebli na enova365 planował IT jako „zeszły rok plus 10%". Jesienią 2025 roku 14 komputerów na hali i w biurze nie spełniało wymagań Windows 11. Firma kupiła pierwszy rok ESU, około 3 tys. zł, i odłożyła decyzję. Latem 2026 roku, przed drugim rokiem ESU, trzeba było kupić 14 komputerów naraz za około 63 tys. zł. Pieniądze przesunięto z projektu raportów zarządczych, który wypadł z planu na dwa kwartały. Lekcja: wymianę rozłożoną na dwa budżety po 7 sztuk dało się sfinansować bez ruszania projektu.
Co może pójść nie tak
Trzy koszyki to nie zawsze dobry pomysł. W 10-osobowym biurze, które wydaje na IT 30–40 tys. zł rocznie, wystarczy lista odnowień z datami i rezerwa. Rozpisywanie koszyków zajmie więcej czasu, niż zaoszczędzi.
Rezerwa ma swoją pułapkę. Jeśli nikt nie ustali, kto decyduje o jej użyciu, w grudniu idzie na „cokolwiek, żeby nie przepadło", a w marcu nikt nie śmie jej ruszyć przy prawdziwej awarii. Zapisz jedno zdanie: o wydatku z rezerwy do określonej kwoty decyduje osoba od IT, powyżej właściciel.
Najdroższy błąd to cięcie utrzymania, gdy trzeba szukać oszczędności. Rezygnacja z backupu Microsoft 365 czy z EDR zwalnia kilka tysięcy złotych rocznie, a jeden incydent kosztuje zwykle więcej niż kilka lat tych opłat. Tnij najpierw projekty, potem wydłużaj cykl wymiany o rok, utrzymanie na końcu.
Leasing sprzętu wygładza wydatki w koszyku wymiany, ale płacisz za to marżą finansującego i umową na 3–4 lata. Ma sens, gdy wymieniasz kilkanaście sztuk naraz i chcesz chronić gotówkę, a nie przy dwóch laptopach rocznie.
Co zrobić w tym tygodniu
- Poproś księgową o zestawienie faktur od dostawców IT za ostatnie 12 miesięcy.
- Sprawdź w panelu Microsoft 365 datę odnowienia subskrypcji i liczbę nieprzypisanych licencji.
- Spisz komputery, które nie przejdą na Windows 11 albo mają więcej niż 5 lat.
- Przeczytaj w umowie ERP klauzulę waloryzacyjną i datę odnowienia.
- Wybierz maksymalnie trzy projekty na 2027 rok i przypisz każdemu właściciela.
- Ustal na piśmie, kto decyduje o wydatku z rezerwy i do jakiej kwoty.
Budżet IT to nie jedna kwota z zeszłego roku plus 10%. To trzy koszyki i rezerwa, dzięki którym awaria w marcu nie zjada projektu zaplanowanego na wiosnę.