Die Website läuft, die E-Mail läuft, also fragt niemand nach der Domain. Gekauft hat sie vor zwölf Jahren die Agentur, die Ihre erste Website gebaut hat, oder ein IT-Mitarbeiter, der seit drei Jahren nicht mehr bei Ihnen arbeitet. Die Erinnerung an die Verlängerung geht an eine Adresse, die niemand liest, und die Zahlung läuft über eine Karte, die in einem halben Jahr abläuft.
Mit diesem Beitrag stellen Sie in einer Stunde fest, ob Ihr Unternehmen seine Domain tatsächlich kontrolliert. Danach entscheiden Sie, ob es reicht, den Zugang zum Konto zurückzuholen, oder ob die Domain zu einem Registrar unter einem Firmenkonto umziehen sollte.
Drei Dinge, die Sie kontrollieren müssen
Eine Domain besteht in der Praxis aus drei getrennten Ebenen. Jede kann jemand anderem gehören, und jede kann Sie blockieren.
- Domaininhaber. Der rechtliche Inhaber der Domain im Register. Für polnische .pl-Domains führt NASK, der nationale Registerbetreiber, das Register. Inhaber sollte Ihr Unternehmen mit Steuernummer sein, keine Privatperson und keine Agentur.
- Konto beim Registrar. Das Panel, in dem Sie die Domain verlängern, DNS-Server ändern und den Authinfo-Code für einen Transfer abrufen. Entscheidend sind Login, Passwort, MFA, Benachrichtigungsadresse und Zahlungskarte.
- DNS-Zone. Die Liste der Einträge, die den Verkehr steuern: MX für E-Mail, SPF- und DKIM-Einträge, Autodiscover für Microsoft 365, die Website-Adresse, manchmal Verifizierungen für Google oder Rechnungssysteme. Die Zone kann beim Registrar liegen, beim Webhoster oder bei Cloudflare.
Der häufigste Fehler, den wir sehen: Inhaber ist eine Webagentur oder eine Privatperson, und das Registrar-Konto läuft auf deren E-Mail-Adresse. Solange die Beziehung gut ist, passiert nichts. Das Problem zeigt sich beim Streit um eine Rechnung, beim Wechsel des Website-Dienstleisters oder wenn ein Mitarbeiter geht.
So prüfen Sie es in einer Stunde
Sie brauchen dafür keinen Dienstleister und kein Werkzeug außer einem Browser.
- Öffnen Sie die WHOIS-Suche auf dns.pl (für .pl-Domains) und geben Sie Ihre Domain ein. Sie sehen den Registrar, das Registrierungsdatum und das Datum, bis zu dem der Abrechnungszeitraum bezahlt ist.
- Klären Sie, wer einen Login für das Panel dieses Registrars hat. Melden Sie sich selbst an. Prüfen Sie die Inhaberdaten, die Benachrichtigungsadresse, die Zahlungsart und ob die Verlängerung automatisch läuft.
- Prüfen Sie, wo die DNS-Zone liegt. Im Registrar-Panel sehen Sie die Nameserver (NS). Zeigen sie auf den Webhoster oder Cloudflare, klären Sie, wer Zugang zu diesem Konto hat.
- Exportieren oder kopieren Sie alle Einträge der Zone in eine Datei. Das ist Ihre Sicherung für den Tag, an dem etwas umziehen muss.
Stellt sich in Schritt 2 heraus, dass niemand im Unternehmen einen Login hat, ist das kein Grund zur Panik. Der Inhaber hat Anspruch auf den Authinfo-Code vom Registrar. Gibt der Registrar ihn nicht heraus, nimmt NASK Beschwerden an und stellt den Code in Ausnahmefällen selbst bereit (Quelle: NASK, Rechte des Domaininhabers). Es gibt außerdem ein Verfahren, bei dem NASK den Code auf Antrag des Inhabers direkt an einen neuen Registrar übergibt (Quelle: NASK, Registrarwechsel). Das funktioniert nur, wenn Ihr Unternehmen der Inhaber ist.
SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge können Sie gleich mitprüfen. Fehlen sie oder weiß niemand, wer sie eingerichtet hat, finden Sie dazu einen eigenen Beitrag über SPF, DKIM und DMARC im Unternehmen.
Zwei Beispiele aus unseren Projekten
Wo es funktioniert hat. Ein polnisches Steuerbüro, 18 Personen, E-Mail in Microsoft 365. Die .pl-Domain hatte 2015 die Agentur registriert, die die Website gebaut hatte, und die Agentur war Inhaber. Das Büro wechselte den Website-Dienstleister, also haben wir die Domain bei der Gelegenheit zu einem Registrar unter dem Konto des Büros umgezogen. Umfang: Authinfo-Code beschaffen, Registrar wechseln, Inhaber ändern, DNS-Zone 1:1 kopieren (22 Einträge, darunter MX, Autodiscover und DKIM für Microsoft 365), MFA auf dem Konto und zwei Benachrichtigungsadressen.
Die Arbeit dauerte etwa 6 Stunden, also rund 1.500–2.000 PLN (ca. 350–470 EUR), plus eine Domaingebühr beim neuen Registrar von etwa 100 PLN (ca. 25 EUR) pro Jahr. Kalendarisch dauerte es 2 Wochen, weil die Agentur 9 Arbeitstage lang nicht auf die Anfrage nach dem Code antwortete. Die E-Mail stand keine einzige Stunde still. Was wir anders machen würden: die DNS-Zone vor der ersten E-Mail an die Agentur kopieren, nicht danach, denn eine Woche lang wussten wir nicht, ob ein Eintrag verschwinden könnte.
Wo es schiefging. Ein Baustoffgroßhändler, 35 Personen, mit Comarch Optima (einem polnischen ERP) und Microsoft 365. Ein ehemaliger IT-Mitarbeiter verlängerte die Domain automatisch über seine Firmenkarte. Die Karte lief ab, die Erinnerungen gingen an seine alte Adresse, die Domain ging in den Status „gesperrt". 3 Arbeitstage lang nahm das Mailsystem keine Nachrichten an, Kunden erhielten Unzustellbarkeitsmeldungen. Ein Teil der Bestellungen kam telefonisch, ein Teil ging an die Konkurrenz.
Die Entsperrung selbst dauerte wenige Stunden, als klar war, wer Zugang hat. Das herauszufinden dauerte zwei Tage. Insgesamt etwa 40 Arbeitsstunden auf Seiten des Unternehmens und des IT-Dienstleisters, ohne den entgangenen Umsatz. Die Lehre: Verlängerung über eine Firmenkarte, zwei Benachrichtigungsadressen in der Firmendomain und eine Kalendererinnerung 60 Tage vor Ende des Abrechnungszeitraums. Was mit einer .pl-Domain nach Ablauf des Abrechnungszeitraums passiert, beschreibt der Lebenszyklus einer Domain auf dns.pl.
Diese Situation ist ein typisches Symptom eines größeren Problems: Das Wissen über einen kritischen Zugang liegt bei einer einzigen Person außerhalb des Unternehmens. Wenn Sie den IT-Dienstleister wechseln, gehört die Domain an die erste Stelle der Liste bei der Übergabe vom bisherigen IT-Dienstleister.
Was schiefgehen kann und wann Sie nicht umziehen sollten
Ein Domaintransfer ist nicht immer nötig. Ist Ihr Unternehmen Inhaber, verlängert die Agentur oder der Dienstleister pünktlich und gibt Ihnen Zugang zum Panel, reicht es oft, Ihr Konto hinzuzufügen, MFA einzuschalten und die Benachrichtigungsadresse zu ändern. Ein Umzug um des Umzugs willen ist Risiko ohne Gewinn.
Der häufigste Ausfall bei einem Transfer ist eine verlorene DNS-Zone. Der neue Registrar startet mit einer leeren Zone oder mit Standardeinträgen, und der MX- oder Autodiscover-Eintrag fehlt. Folge: E-Mails kommen nicht mehr an, und DNS-Änderungen brauchen mehrere Stunden, bis sie sich im Internet verbreiten, also ist auch die Korrektur nicht sofort wirksam. Darum zuerst die Einträge sichern, dann umziehen, zum Schluss Eintrag für Eintrag vergleichen.
Die zweite Falle: der Transfer am Freitagnachmittag oder in der Woche des Monatsabschlusses. Planen Sie ihn für Dienstag oder Mittwoch früh, wenn jemand einen Tag lang die E-Mail beobachten kann.
Typische Kosten und Zeiten:
- In Eigenregie, wenn Sie Zugang zu beiden Konten haben: 0 PLN außer der Domaingebühr, 2–4 Stunden Arbeit, 1–5 Arbeitstage für den Registrarwechsel selbst.
- Mit einem IT-Dienstleister, wenn der Code von einer Agentur beschafft werden muss: meist 1.000–3.000 PLN (ca. 230–700 EUR) und 1–3 Wochen, überwiegend Wartezeit auf die Gegenseite.
- Ein Streit, bei dem eine Agentur oder Privatperson Inhaber ist: hängt von deren gutem Willen oder von einem Anwalt ab. Jede Woche Verzögerung arbeitet gegen Sie.
Für .pl-Domains bietet NASK den Dienst .pl Registry Lock an. Er sperrt unter anderem den Inhaberwechsel und den Transfer zu einem anderen Registrar, selbst mit Authinfo-Code (Quelle: NASK, .pl Registry Lock FAQ). NASK erhebt dafür keine Gebühr, die Registrare haben aber eigene Preislisten. Sinnvoll ist das, wenn der Umsatz über einen Onlineshop läuft und eine Stunde ohne Domain echtes Geld kostet. Für ein Dienstleistungsunternehmen mit 12 Personen reichen meist MFA auf dem Registrar-Konto und ein korrekter Inhaber, die Sperre verlangsamt dann nur künftige Änderungen.
Was Sie diese Woche tun können
- Prüfen Sie Ihre Domain im WHOIS und notieren Sie den Registrar und das Ende des Abrechnungszeitraums.
- Melden Sie sich im Registrar-Panel an und bestätigen Sie, dass Ihr Unternehmen mit Steuernummer der Inhaber ist.
- Stellen Sie die Benachrichtigung auf zwei Adressen in der Firmendomain um, etwa Geschäftsführung und Buchhaltung, und schalten Sie MFA ein.
- Exportieren Sie die DNS-Zone in eine Datei und legen Sie sie bei Ihrer IT-Dokumentation ab.
- Tragen Sie eine Erinnerung 60 Tage vor Ende des Abrechnungszeitraums in den Kalender ein, mit einer verantwortlichen Person.
- Ist eine Agentur oder Privatperson Inhaber, schicken Sie noch heute die Bitte um den Authinfo-Code und den Inhaberwechsel.
Die Domain ist das einzige IT-Gut, ohne das E-Mail, Website und Anmeldungen bei Diensten gleichzeitig ausfallen. Zu prüfen, wer sie kontrolliert, dauert eine Stunde.