Strona działa, poczta działa, więc nikt o domenę nie pyta. Kupiła ją dwanaście lat temu agencja, która robiła pierwszą stronę, albo informatyk, który od trzech lat u ciebie nie pracuje. Przypomnienie o odnowieniu idzie na adres, którego nikt nie czyta, a płatność schodzi z karty, która za pół roku wygaśnie.
Ten tekst pozwoli ci w godzinę ustalić, czy twoja firma faktycznie kontroluje swoją domenę. Po nim zdecydujesz, czy wystarczy odzyskać dostęp do konta, czy trzeba przenieść domenę do rejestratora na firmowym koncie.
Trzy rzeczy, które musisz mieć pod kontrolą
Domena to w praktyce trzy osobne warstwy. Każda może należeć do kogoś innego i każda może cię zatrzymać.
- Abonent. To prawny właściciel domeny w rejestrze. Dla domen .pl rejestr prowadzi NASK, a abonentem powinna być twoja spółka lub firma z NIP-em, nie osoba prywatna i nie agencja.
- Konto u rejestratora. To panel, w którym odnawiasz domenę, zmieniasz serwery DNS i pobierasz kod authinfo potrzebny do przeniesienia. Liczy się login, hasło, MFA, adres do powiadomień i karta płatnicza.
- Strefa DNS. To lista rekordów, które kierują ruch: MX dla poczty, rekordy SPF i DKIM, autodiscover dla Microsoft 365, adres strony, czasem weryfikacje do Google lub systemów fakturowych. Strefa może być u rejestratora, u hostingu strony albo w Cloudflare.
Najczęstszy błąd, który widzimy: abonentem jest agencja interaktywna albo prywatna osoba, a konto u rejestratora jest założone na jej e-mail. Dopóki relacja jest dobra, nic się nie dzieje. Problem wychodzi przy sporze o fakturę, przy zmianie dostawcy strony albo przy odejściu pracownika.
Jak to sprawdzić w godzinę
Nie potrzebujesz do tego dostawcy ani żadnego narzędzia poza przeglądarką.
- Wejdź w wyszukiwarkę WHOIS na dns.pl (dla domen .pl) i wpisz swoją domenę. Zobaczysz rejestratora, datę rejestracji i datę, do której opłacony jest okres rozliczeniowy.
- Ustal, kto ma login do panelu tego rejestratora. Zaloguj się sam. Sprawdź dane abonenta, adres e-mail do powiadomień, sposób płatności i czy odnowienie jest automatyczne.
- Sprawdź, gdzie jest strefa DNS. W panelu rejestratora zobaczysz serwery nazw (NS). Jeśli wskazują na hosting albo Cloudflare, ustal, kto ma dostęp do tamtego konta.
- Wyeksportuj albo przepisz wszystkie rekordy strefy do jednego pliku. To twoja kopia zapasowa na dzień, w którym trzeba będzie coś przenosić.
Jeśli w kroku 2 okaże się, że nikt w firmie nie ma loginu, nie panikuj. Rejestrator ma obowiązek wydać kod authinfo abonentowi. Gdy go nie wydaje, NASK przyjmuje skargi i w szczególnych przypadkach sam udostępnia kod (źródło: NASK, prawa abonenta). Jest też procedura, w której NASK przekazuje kod bezpośrednio nowemu rejestratorowi na wniosek abonenta (źródło: NASK, zmiana rejestratora). To działa tylko wtedy, gdy abonentem jest twoja firma.
Rekordy SPF, DKIM i DMARC sprawdzisz przy okazji. Jeśli ich nie ma albo nikt nie wie, kto je ustawiał, opisaliśmy to osobno w tekście o SPF, DKIM i DMARC w firmie.
Dwa przykłady z projektów
Gdzie zadziałało. Biuro rachunkowe, 18 osób, poczta w Microsoft 365. Domena .pl była zarejestrowana przez agencję, która zrobiła stronę w 2015 roku, abonentem była agencja. Biuro zmieniało dostawcę strony, więc przy okazji przenieśliśmy domenę do rejestratora na konto biura. Zakres: uzyskanie kodu authinfo, zmiana rejestratora, zmiana abonenta, skopiowanie strefy DNS 1:1 (22 rekordy, w tym MX, autodiscover i DKIM dla Microsoft 365), MFA na koncie i dwa adresy powiadomień.
Praca zajęła około 6 godzin, czyli mniej więcej 1,5–2 tys. zł, plus opłata za domenę u nowego rejestratora rzędu 100 zł rocznie. Kalendarzowo trwało to 2 tygodnie, bo agencja przez 9 dni roboczych nie odpisywała w sprawie kodu. Poczta nie stanęła ani na godzinę. Co zrobilibyśmy inaczej: skopiować strefę DNS przed pierwszym mailem do agencji, a nie po nim, bo przez tydzień nie wiedzieliśmy, czy jakiś rekord nie zniknie.
Gdzie poszło źle. Hurtownia materiałów budowlanych, 35 osób, Comarch Optima i Microsoft 365. Domenę odnawiał automatycznie były informatyk ze swojej firmowej karty. Karta wygasła, przypomnienia szły na jego stary adres, domena przeszła w stan zablokowany. Przez 3 dni robocze poczta nie przyjmowała wiadomości, a klienci dostawali komunikaty o błędzie dostarczenia. Część zamówień przyszła telefonicznie, część poszła do konkurencji.
Samo odblokowanie zajęło kilka godzin, kiedy już ustalono, kto ma dostęp. Ustalanie trwało dwa dni. Łącznie około 40 roboczogodzin po stronie firmy i dostawcy IT, bez liczenia utraconej sprzedaży. Lekcja: odnowienie na firmowej karcie, dwa adresy powiadomień w firmowej domenie i przypomnienie w kalendarzu na 60 dni przed końcem okresu. Co się dzieje z domeną .pl po upływie okresu rozliczeniowego, opisuje cykl życia domeny na dns.pl.
Taka sytuacja to typowy objaw szerszego problemu: wiedza o krytycznym dostępie u jednej osoby spoza firmy. Jeśli zmieniasz dostawcę IT, domena powinna być pierwszą pozycją na liście w przekazaniu systemu od poprzedniego dostawcy.
Co może pójść nie tak i kiedy nie przenosić
Przeniesienie domeny nie zawsze jest potrzebne. Jeśli abonentem jest twoja firma, a agencja lub dostawca odnawia domenę terminowo i daje ci dostęp do panelu, często wystarczy dopisać twoje konto, włączyć MFA i zmienić adres powiadomień. Przenoszenie dla samego przenoszenia to ryzyko bez zysku.
Najczęstsza awaria przy przenosinach to zgubiona strefa DNS. Nowy rejestrator startuje z pustą strefą albo z domyślnymi rekordami, a rekord MX lub autodiscover znika. Efekt: poczta przestaje dochodzić, a zmiana DNS rozchodzi się po internecie przez kilka godzin, więc naprawa też nie jest natychmiastowa. Dlatego najpierw kopia rekordów, potem przeniesienie, na końcu porównanie rekord po rekordzie.
Druga pułapka: przeniesienie w piątek po południu albo w tygodniu zamknięcia miesiąca. Zaplanuj to na wtorek lub środę rano, kiedy ktoś może przez dzień obserwować pocztę.
Koszty i czas, typowo:
- Samodzielnie, gdy masz dostęp do obu kont: 0 zł poza opłatą za domenę, 2–4 godziny pracy, 1–5 dni roboczych na samą zmianę rejestratora.
- Z dostawcą IT, gdy trzeba odzyskiwać kod od agencji: zwykle 1–3 tys. zł i 1–3 tygodnie, głównie przez czekanie na drugą stronę.
- Spór, w którym abonentem jest agencja lub osoba prywatna: zależy od jej dobrej woli albo od prawnika. Tu każdy tydzień zwłoki działa na twoją niekorzyść.
NASK oferuje dla domen .pl usługę .pl Registry Lock. Blokuje ona m.in. zmianę abonenta i przeniesienie domeny do innego rejestratora, nawet przy użyciu kodu authinfo (źródło: NASK, .pl Registry Lock FAQ). NASK nie pobiera za nią opłat, ale rejestratorzy mają własne cenniki. Ma to sens, gdy sprzedaż idzie przez sklep internetowy i godzina bez domeny kosztuje realne pieniądze. Dla 12-osobowej firmy usługowej zwykle wystarczy MFA na koncie rejestratora i porządek z abonentem, a blokada tylko spowolni przyszłe zmiany.
Co zrobić w tym tygodniu
- Sprawdź swoją domenę w WHOIS i zapisz rejestratora oraz datę końca okresu rozliczeniowego.
- Zaloguj się do panelu rejestratora i potwierdź, że abonentem jest twoja firma z NIP-em.
- Zmień adres powiadomień na dwa adresy w firmowej domenie, na przykład właściciela i księgowości, i włącz MFA.
- Wyeksportuj strefę DNS do pliku i odłóż go tam, gdzie trzymasz dokumentację IT.
- Wpisz do kalendarza przypomnienie na 60 dni przed końcem okresu rozliczeniowego, z osobą odpowiedzialną.
- Jeśli abonentem jest agencja lub osoba prywatna, napisz jeszcze dziś prośbę o kod authinfo i zmianę abonenta.
Domena to jedyny zasób IT, bez którego jednocześnie stają poczta, strona i logowanie do usług. Sprawdzenie, kto ją kontroluje, zajmuje godzinę.