In praktisch jedem Unternehmen mit 10–50 Personen, das wir betreten, finden wir Lizenzen, die seit Monaten bezahlt werden und die niemand nutzt. Das ist weder böse Absicht noch Unfähigkeit. Das ist das natürliche Ergebnis davon, dass niemand die Liste im Blick hat.
Software Asset Management (SAM) klingt nach einem Thema für Konzerne mit 2.000 Beschäftigten. In Wirklichkeit ist es für KMU eine der günstigsten Optimierungen überhaupt — die Daten liegen schon vor, sie müssen nur einmal zusammengeführt werden. In einem Projekt bei einer 34-köpfigen Marketingagentur fanden wir 23 aktive Adobe-Creative-Cloud-Abonnements, von denen sich real 11 Personen einloggten. Nach der Vertragsanpassung: 1.350 PLN Ersparnis pro Monat, ohne Revolution.
Nachfolgend die Realität, die wir am häufigsten sehen — und was Sie innerhalb einer Woche dagegen tun können.
Woher „Geister-Lizenzen" kommen
Drei häufigste Quellen. Erstens Offboarding — jemand geht, das Microsoft-365-Konto bleibt „sicherheitshalber" bestehen, weil die HR-Leitung Sorge hat, versehentlich etwas zu löschen. Konto da, Lizenz läuft weiter. Ein Jahr später weiß niemand mehr, warum.
Zweitens Einkäufe durch Fachabteilungen. Marketing kauft Canva Pro selbst, Vertrieb kauft HubSpot Starter selbst, das Design-Team nimmt sich Figma. Jeder über eine andere Firmenkarte, in einer anderen Währung, jeweils mit automatischer Verlängerung. Die Buchhaltung sieht Einträge „subscription 49 USD", kann sie aber weder einer konkreten Person noch der tatsächlichen Nutzung zuordnen.
Drittens Migrationen, die nie vollständig abgeschlossen wurden. Das Unternehmen ist von Comarch Optima On-Premise in die Cloud-Version umgezogen, aber die alte On-Prem-Lizenz läuft weiter in den Wartungskosten mit — „falls wir zurückgehen". Zurück geht niemand.
Größenordnung? Bei einem typischen 30-köpfigen Kunden finden wir zwischen 8 % und 18 % des monatlichen Software-Budgets zum Zurückgewinnen. Nicht durch eine Revolution, sondern durch leises Abstellen von Dingen, die niemand mehr nutzt.
Drei Fallen in Abo-Verträgen
Jährliche automatische Verlängerung mit quartalsweiser Anpassbarkeit. Der Anbieter gewährt einen niedrigeren Preis gegen jährliche Bindung, rechnet aber monatlich ab. Wirkt flexibel. In der Praxis: Wenn Sie mitten im Jahr die Nutzeranzahl reduzieren wollen, geht das nicht — Sie können nur zukaufen. Das ist die Standardklausel bei Microsoft 365 unter New-Commerce-Experience (NCE)-Verträgen. Gut, das vor der Unterschrift zu wissen, nicht danach.
Preis pro Nutzer, Abrechnung pro „aktivem Platz". Die Definition von „aktiv" wird kreativ. In einem Fall bei Comarch ERP XL lief die Abrechnung nach der Zahl der im System definierten Operatoren, nicht nach der Zahl der Menschen, die sich einloggen. Das Unternehmen hatte 45 Operatoren angelegt, davon 20 Servicekonten, Konten ehemaliger Mitarbeitender und „Platzhalter für später". Die Rechnung kam für 45.
Pakete, in denen Sie für die Funktion einer einzelnen Abteilung zahlen. Klassiker: die ganze Firma auf Microsoft 365 Business Premium (wegen Intune und Defender), obwohl MDM realistisch nur 6 Personen aus dem Außendienst brauchen. Die verbleibenden 24 könnten auf Business Standard sitzen. Differenz: etwa 40 PLN pro Nutzer pro Monat — bei 24 Nutzern fast 1.000 PLN im Monat.
So machen Sie das erste Audit in einer Woche
Sie brauchen dafür kein SAM-Werkzeug für 30k pro Jahr. In einer Firma mit 10–50 Personen reichen eine Tabelle und vier Datenquellen.
- Auszug aus der Buchhaltung — alle Rechnungen der letzten 12 Monate der Kategorien „IT-Dienstleistungen", „Abonnements", „Lizenzen". Filter nach Anbietern: Microsoft, Adobe, Google, Autodesk, Comarch, JetBrains, Atlassian, HubSpot und so weiter.
- Microsoft-365- (oder Google-Workspace-)Admin-Panel — Liste aller Konten und zugewiesenen Lizenzen. Der Excel-Export dauert eine Minute.
- Liste aktiver Mitarbeitender aus HR — schlicht, wer heute auf der Gehaltsliste steht.
- Admin-Panels der übrigen Anwendungen — Adobe Admin Console, HubSpot, Slack, alles Kostenpflichtige.
Führen Sie das in einer Tabelle zusammen und sortieren Sie nach zwei Kriterien: Konto existiert, aber die Person steht nicht in HR (nicht abgeschlossenes Offboarding) und Konto hat eine Lizenz, aber niemand hat sich in den letzten 60 Tagen eingeloggt (ungenutztes Abonnement). Diese zwei Kategorien machen üblicherweise 80 % der Einsparungen aus.
Ein reales Beispiel. Ein 28-köpfiges Buchhaltungsbüro mit Comarch Optima und Microsoft 365. Nach einem solchen Audit: 4 Konten ehemaliger Mitarbeitender noch mit Business-Standard-Lizenz (streichen — 260 PLN/Monat), 3 Comarch-Optima-Kadry-Płace-Plus-Lizenzen statt Kadry-Płace-Start für Personen, die die Zusatzfunktionen nie nutzen (Differenz etwa 180 PLN/Monat), 1 Abonnement für ein Projektmanagement-Tool, das nach einer Prozessänderung nicht mehr verwendet wurde (140 PLN/Monat). Summe: 580 PLN pro Monat, fast 7.000 im Jahr. Aufwand für das Audit: 2 Arbeitstage einer Person.
Was Sie automatisieren sollten
Nach dem ersten Audit haben Sie einen Ausgangspunkt. Damit Sie nicht in einem halben Jahr wieder im gleichen Chaos sitzen, lohnt es sich, drei Schleifen zu schließen.
- Offboarding als Prozess, nicht als E-Mail — eine Checkliste, in der „Lizenzen entziehen" ein eigener Schritt mit Unterschrift der verantwortlichen Person ist. Nicht verhandelbar.
- Monatlicher Bericht aus Microsoft 365 / Google Workspace — wer sich seit 60 Tagen nicht eingeloggt hat. Ein paar Minuten in Power Automate oder Google Apps Script.
- Ein Sammelkorb für IT-Abonnements — alles läuft über eine Person (Office Manager? Finanzen?), nicht über Abteilungskarten. Auch wenn Marketing formell bestellt, landet die Rechnung an einem Ort und ist sichtbar.
Die Falle „bei der Gelegenheit gleich den Anbieter wechseln"
Wenn Sie der Geschäftsleitung 8 % jährliche Einsparung präsentieren, kommt oft die Idee: „Wechseln wir gleich von Microsoft zu Google, dann sparen wir noch mehr." Vorsicht — das ist meist nicht dieselbe Entscheidung. Ein Wechsel des Mail- oder Office-Anbieters ist ein 3- bis 6-monatiges Projekt mit Datenmigration, Schulung von 30 Personen und einem halben Jahr Nachbeben. Das Aufräumen der Lizenzen beim aktuellen Anbieter ist eine Woche Arbeit.
Unser üblicher Rat: Räumen Sie zuerst auf, was Sie haben. In einem halben Jahr, wenn Sie die realen Kosten „nach der Aufräumaktion" sehen, haben Sie eine ehrliche Vergleichsbasis. Nicht umgekehrt.
Wo Sie diese Woche anfangen
Vier Schritte, jeweils an einem Tag machbar:
- Ziehen Sie IT-Rechnungen der letzten 12 Monate aus der Buchhaltung, in einer Datei.
- Exportieren Sie die Liste der Nutzer und Lizenzen aus Microsoft 365 (oder Google Workspace).
- Vergleichen Sie mit der Liste aktiver Mitarbeitender aus HR. Markieren Sie die Unterschiede.
- Setzen Sie ein Gespräch mit zwei Personen an: wer verwaltet die IT-Konten und wer genehmigt Rechnungen. Legen Sie gemeinsam fest, wer diese Liste dauerhaft verantwortet.
Wenn Sie das tun, haben Sie am Ende der Woche einen konkreten Betrag zum Zurückgewinnen und eine Person, die dafür sorgt, dass er nicht wieder verschwindet. Das ist langweilig. Aber langweilige Dinge in der IT sind meist die, mit denen sich wirklich Geld sparen lässt.
Die günstigste Lizenz ist die, die Sie nicht zahlen. Bevor Sie einen besseren Preis verhandeln, prüfen Sie, wie viele Lizenzen Sie tatsächlich nutzen.