W praktycznie każdej firmie 10–50 osób, do której wchodzimy, znajdujemy licencje, za które ktoś płaci od miesięcy, a używa ich zero osób. To nie jest złośliwość ani niekompetencja. To jest naturalny wynik tego, że nikt tego nie pilnuje.
Software Asset Management (SAM) brzmi jak temat z korporacji z 2000 osób. W rzeczywistości dla MŚP to jedna z tańszych optymalizacji, jakie można zrobić — bo dane już masz, wystarczy je raz zebrać. W jednym z projektów u 34-osobowej agencji marketingowej znaleźliśmy 23 aktywne subskrypcje Adobe Creative Cloud, z których realnie logowało się 11 osób. Po korekcie umowy: 1350 zł miesięcznie oszczędności, bez żadnej rewolucji.
Poniżej rzeczywistość, którą widzimy najczęściej, i co da się z tym zrobić w ciągu tygodnia.
Skąd biorą się „widmowe" licencje
Trzy najczęstsze źródła. Po pierwsze, offboarding pracownika — osoba odchodzi, konto Microsoft 365 zostaje „na wszelki wypadek", bo szef HR boi się, że coś się skasuje. Konto jest, licencja się nalicza. Rok później nikt już nie pamięta, dlaczego.
Po drugie, zakupy działowe. Marketing sam kupuje Canva Pro, sprzedaż sama kupuje HubSpot Starter, dział projektowy sam bierze Figmę. Każdy przez inną kartę firmową, każdy w innej walucie, każdy z autoodnowieniem. Księgowość widzi wpisy „subscription 49 USD", ale nie ma jak połączyć ich z konkretną osobą ani z faktycznym użyciem.
Po trzecie, migracje, które nie skończyły się do końca. Firma przeszła z Comarch Optima on-premise na wersję w chmurze, ale stara licencja on-premise wciąż idzie w opłatach maintenance, bo „może wrócimy". Nikt nigdy nie wraca.
Skala? U typowego 30-osobowego klienta znajdujemy między 8% a 18% miesięcznego budżetu na oprogramowanie do odzyskania. Nie z rewolucji — z ciszej wygaszania rzeczy, które się nie używają.
Trzy pułapki umów subskrypcyjnych
Autoodnowienie roczne z blokadą kwartalną. Dostawca daje niższą cenę za zobowiązanie roczne, ale rozliczenie miesięczne. Wygląda jak elastyczne. W praktyce jeśli chcesz zejść z liczby licencji w środku roku, nie zejdziesz — możesz tylko dokupić. To jest standardowa klauzula w Microsoft 365 na umowach New Commerce Experience (NCE). Warto to wiedzieć przed podpisaniem, nie po.
Ceny per user, ale rozliczenie za „aktywne stanowisko". Definicja „aktywne" bywa kreatywna. W jednym z Comarch ERP XL rozliczenie szło od liczby zdefiniowanych operatorów, a nie od liczby ludzi, którzy się logują. Firma miała 45 operatorów w systemie, z których 20 to były konta serwisowe, konta byłych pracowników i konta „na przyszłość". Rachunek szedł od 45.
Pakiety, w których płacisz za funkcję jednego działu. Klasyk: cała firma na Microsoft 365 Business Premium (za Intune i Defender), podczas gdy realnie MDM potrzebuje 6 osób z handlu terenowego. Reszta — 24 osoby — mogłaby siedzieć na Business Standard. Różnica: ok. 40 zł per user per miesiąc, czyli u 24 osób prawie 1000 zł miesięcznie.
Jak zrobić pierwszy audyt w tydzień
Nie potrzebujesz do tego narzędzia SAM za 30 tys. rocznie. W firmie 10–50 osób wystarczy arkusz i cztery źródła danych.
- Wyciąg z księgowości — wszystkie faktury z ostatnich 12 miesięcy z kategorii „usługi IT", „subskrypcje", „licencje". Filtr po dostawcach: Microsoft, Adobe, Google, Autodesk, Comarch, JetBrains, Atlassian, HubSpot i tak dalej.
- Panel administracyjny Microsoft 365 (lub Google Workspace) — lista wszystkich kont i przypisanych licencji. Eksport do Excela zajmuje minutę.
- Lista aktywnych pracowników z HR — po prostu kto jest na liście płac dziś.
- Panele administracyjne pozostałych aplikacji — Adobe Admin Console, HubSpot, Slack, cokolwiek płatnego.
Łączysz to w jednym arkuszu i sortujesz po dwóch kryteriach: konto istnieje, ale osoby nie ma w HR (offboarding, który się nie zamknął) i konto ma licencję, ale nikt się nim nie logował przez 60 dni (nieużywana subskrypcja). Te dwie kategorie to zwykle 80% oszczędności.
Realny przypadek. 28-osobowe biuro księgowe z Comarch Optima i Microsoft 365. Po jednym takim audycie: 4 konta byłych pracowników z licencjami Business Standard (do skasowania — 260 zł/miesiąc), 3 licencje Comarch Optima Kadry Płace Plus zamiast Kadry Płace Start dla osób, które nie używają rozszerzeń (różnica — ok. 180 zł/miesiąc), 1 subskrypcja narzędzia do zarządzania projektami, którego przestali używać przy zmianie procesu (140 zł/miesiąc). Razem: 580 zł miesięcznie, czyli prawie 7 tys. rocznie. Czas na audyt — 2 dni pracy jednej osoby.
Co warto zautomatyzować
Po pierwszym audycie masz stan bazowy. Żeby nie wracać do tego samego bałaganu za pół roku, warto zamknąć trzy pętle.
- Offboarding jako proces, nie e-mail — checklist, w którym „odłącz licencje" jest osobnym krokiem z podpisem osoby odpowiedzialnej. Nie do wynegocjowania.
- Miesięczny raport z Microsoft 365 / Google Workspace — kto się nie logował 60 dni. Kilka minut w Power Automate albo w Google Apps Script.
- Jeden koszyk na subskrypcje IT — wszystkie idą przez jedną osobę (biuro? finanse?), nie przez karty działowe. Nawet jeśli formalnie zamawia marketing, faktura idzie do jednego miejsca i jest widoczna.
Pułapka „przy okazji zmieniamy dostawcę"
Kiedy pokazujesz zarządowi 8% oszczędności rocznie, pojawia się często pomysł: „to może przy okazji zmieńmy Microsoft na Google, będzie taniej". Uwaga — to zwykle nie jest ta sama decyzja. Zmiana dostawcy poczty czy pakietu biurowego to projekt na 3–6 miesięcy, z migracją danych, przeszkoleniem 30 osób i ryzykiem błędów przez pół roku po zmianie. Optymalizacja licencji u obecnego dostawcy to tydzień pracy.
Zwykle radzimy: najpierw wyczyść to, co masz. Za pół roku, kiedy widzisz realny koszt „po wyczyszczeniu", masz uczciwą podstawę do porównania. Nie odwrotnie.
Od czego zacząć w tym tygodniu
Cztery kroki, każdy do zrobienia w jeden dzień:
- Wyciągnij z księgowości faktury IT za ostatnie 12 miesięcy, w jednym pliku.
- Wyeksportuj listę użytkowników i licencji z Microsoft 365 (lub Google Workspace).
- Porównaj z listą aktywnych pracowników z HR. Zaznacz różnice.
- Umów rozmowę z dwoma osobami: kto zarządza kontami IT i kto zatwierdza faktury. Zdecydujcie razem, kto odpowiada za tę listę na stałe.
Jeśli to zrobisz, na koniec tygodnia masz konkretną kwotę do odzyskania i osobę, która pilnuje, żeby to się nie odbudowało. To nudne. Ale nudne rzeczy w IT to zwykle te, na których naprawdę można zaoszczędzić pieniądze.
Najtańsza licencja to ta, której nie płacisz. Zanim wynegocjujesz lepszą cenę, sprawdź, ilu licencji naprawdę używasz.