Donnerstagnachmittag. Der Produktionsleiter sitzt seit drei Stunden am Schichtplan für den nächsten Monat in Excel, weil zwei Personen krankgeschrieben sind und eine mitten in der Woche aus dem Urlaub zurückkommt. Am Montag stellt sich heraus, dass ein Bediener nach der Nachtschicht für die Frühschicht eingeplant ist. Die Korrektur geht über eine WhatsApp-Gruppe raus, in die Tabelle trägt sie niemand ein.
Dieser Beitrag hilft Ihnen zu entscheiden, welche von drei Lösungen zu Ihrem Unternehmen passt: Excel mit eingebauten Regeln, eine fertige Schichtplanungs-App oder ein eigenes Werkzeug. Drei Zahlen entscheiden: wie viele Personen im Schichtbetrieb arbeiten, wie viele Regeln der Schichtleiter im Kopf hat und wie oft sich der Plan pro Monat ändert.
Was ein Schichtplan in Excel wirklich kostet
In Firmen mit 20–50 Mitarbeitern und Schichtarbeit sehen wir typischerweise 4–8 Stunden Arbeit des Schichtleiters für den Monatsplan und weitere 2–4 Stunden pro Woche für Korrekturen. Diese Kosten lassen sich leicht beziffern. Schwerer zu beziffern sind die Fehler, die eine Tabelle nicht erkennt.
Das polnische Arbeitsrecht stellt hier konkrete Anforderungen. Nach dem polnischen Arbeitsgesetzbuch (Kodeks pracy) stehen dem Arbeitnehmer mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit pro Tag (Art. 132 § 1) und mindestens 35 Stunden pro Woche (Art. 133 § 1) zu. Den Arbeitszeitplan muss der Arbeitgeber mindestens eine Woche vor Beginn des betreffenden Zeitraums übergeben (Art. 129 § 3). Quelle (auf Polnisch): Art. 129 Arbeitsgesetzbuch, Art. 132, Art. 133.
Eine einfache Tabelle prüft nichts davon. Das prüft der Schichtleiter, nach Augenmaß, am Donnerstag um 17 Uhr. Der häufigste Fehler, den wir sehen, ist der Schichttausch per Zuruf, nach dem jemand 8 statt 11 Stunden Pause hat. Das zweite Problem: Nach einer Woche laufen Tabelle und Wirklichkeit auseinander, und die Lohnbuchhaltung rechnet Überstunden aus einem Plan, der nicht mehr gilt. Wenn Sie auch eine Zeiterfassung nutzen: Im Beitrag zur Zeiterfassung im Mittelstand beschreiben wir, warum ein System das Chaos nur automatisiert, wenn der Schichtplan nicht geordnet ist.
Drei Wege und für wen welcher passt
1. Excel mit Regeln. Dieselbe Tabelle, aber mit bedingter Formatierung, die eine Ruhezeit unter 11 Stunden, eine unterbesetzte Schicht und überschrittene Arbeitszeit hervorhebt. Dazu eine Regel: Jede Änderung kommt in die Tabelle, nicht in WhatsApp. Das schaffen Sie selbst in 1–3 Tagen oder vergeben es für 2–5 Tsd. PLN (ca. 500–1.200 EUR). Es reicht bei gut einem Dutzend Personen, fester Rotation und einem Schichtleiter, der den Plan erstellt.
2. Eine fertige Schichtplanungs-App. Auf dem polnischen Markt gibt es mehrere SaaS-Apps für die Schichtplanung, abgerechnet als monatliches Abonnement pro Mitarbeiter. Sie bieten, was Excel nicht kann: Mitarbeiter sehen den Plan auf dem Handy, melden Verfügbarkeit und Tauschwünsche, die App überwacht die Ruhezeiten. Die Einführung dauert meist 1–2 Wochen, vor allem für die Einweisung der Mitarbeiter und das Erfassen der Regeln. Rechnen Sie das Abonnement über 3 Jahre für Ihre Mitarbeiterzahl hoch und vergleichen Sie es mit Option 3.
3. Ein eigenes Werkzeug. Es lohnt sich, wenn der Plan von Dingen abhängt, die eine fertige App nicht kennt: wer für welche Maschine qualifiziert ist, wer eine gültige Staplertauglichkeit hat, wie viele Personen ein bestimmter Fertigungsauftrag aus dem ERP braucht. Typischerweise 25–60 Tsd. PLN (ca. 6.000–14.000 EUR) und 4–10 Wochen für eine Webanwendung (bei uns meist .NET) mit Anbindung an Comarch Optima oder enova365 (in Polen verbreitete ERP-Systeme) oder an Zeiterfassungsterminals. Dazu die Wartung: Planen Sie jährlich 10–15 % der Entwicklungskosten ein.
Eine einfache Regel: Wenn die Regeln auf ein Blatt Papier passen und keine Qualifikationen oder Aufträge betreffen, bleiben Sie bei Option 1 oder 2.
Zwei Beispiele: eines gelungen, eines zu teuer
Bei einem unserer Kunden, einem Hersteller von Kartonverpackungen mit 38 Mitarbeitern, laufen drei Schichten an 9 Maschinen. Der Plan hing davon ab, wer welche Maschine bedienen kann, und das wusste nur der Schichtleiter. Die fertigen Apps, die der Kunde getestet hatte, konnten keine Qualifikationsmatrix abbilden, die mit dem Produktionsplan in Comarch Optima verknüpft ist. Wir haben eine schlanke Webanwendung gebaut: Qualifikationsmatrix, Ruhezeitregeln, Ansicht auf dem Handy und Export der Stunden an die Lohnbuchhaltung. Das Projekt dauerte 6 Wochen und kostete 38 Tsd. PLN (ca. 9.000 EUR). Der Zeitaufwand des Schichtleiters sank von etwa 5 auf 1 Stunde pro Woche, und Verstöße gegen die 11-Stunden-Ruhezeit, zuvor 3–4 im Monat, traten nicht mehr auf. Was wir anders machen würden: die Qualifikationsmatrix vor Projektstart aufschreiben, denn die Abstimmung mit den Vorarbeitern kostete zwei der sechs Wochen.
In einem anderen Fall kamen wir erst nach der Einführung dazu. Ein Distributionszentrum mit 24 Mitarbeitern hatte bei seinem früheren Dienstleister ein eigenes Werkzeug für 45 Tsd. PLN (ca. 10.500 EUR) bestellt. Nach drei Monaten kehrte der Lagerleiter zu Excel zurück. Der Grund war nicht technisch: Die meisten Planänderungen wurden am Vortag telefonisch abgesprochen, das Werkzeug verlangte aber, jeden Tausch in einem Admin-Panel freizugeben. Das Problem war der Tauschprozess, nicht fehlende Software. Eine fertige App, in der Mitarbeiter Tauschwünsche auf dem Handy melden, hätte einen Bruchteil gekostet. Die Lehre: Bevor Sie etwas bestellen, zählen Sie, wie viele Änderungen nach der Veröffentlichung des Plans passieren und wer sie heute freigibt.
Wann sich ein eigenes Werkzeug nicht lohnt
Eigene Schichtplanungssoftware ist die teuerste der drei Optionen und diejenige, bei der man am leichtesten zu viel investiert. Bauen Sie sie nicht, wenn:
- weniger als 15 Personen im Schichtbetrieb arbeiten und die Rotation fest ist (z. B. eine Woche Früh-, eine Woche Spätschicht). Excel mit Regeln reicht für Jahre.
- der Plan nur von der Verfügbarkeit der Mitarbeiter abhängt, nicht von Qualifikationen, Maschinen oder Aufträgen. Genau das leisten fertige Apps.
- niemand im Unternehmen das Werkzeug nach der Einführung verantworten wird. Regeln ändern sich (neue Maschine, neues Schichtmodell, geänderte Arbeitsordnung), und jede Änderung bedeutet einige Stunden Entwicklerarbeit.
- das Problem Disziplin ist, nicht das Werkzeug. Wenn per Zuruf getauscht wird, behebt das keine Software ohne die Entscheidung, dass nur gilt, was im Plan steht.
Fairerweise auch das, was Sie bei einer fertigen App aufgeben: Die Plandaten liegen beim Anbieter, der Export an die Lohnbuchhaltung kommt oft in einem starren Format, und Regeländerungen hängen davon ab, was der Anbieter vorgesehen hat. Bei 20 Personen ist das meist ein akzeptabler Kompromiss. Bei 45 Personen in drei Hallen womöglich nicht mehr. Mehr dazu, wann eine Tabelle nicht mehr ausreicht, lesen Sie in wenn Excel zum System wird.
Was Sie diese Woche tun können
- Zählen Sie, wie viele Stunden der Schichtleiter im letzten Monat mit Erstellen und Korrigieren des Plans verbracht hat. Fragen Sie ihn direkt, schätzen Sie nicht für ihn.
- Nehmen Sie den Plan des Vormonats und vergleichen Sie ihn mit der Anwesenheitsliste oder den Zeiterfassungsdaten. Notieren Sie, wie viele Änderungen nach der Veröffentlichung kamen und wie viele nie in der Tabelle landeten.
- Prüfen Sie von Hand 10 zufällige Paare „Nachtschicht, nächste Schicht" auf 11 Stunden Ruhezeit.
- Schreiben Sie auf ein Blatt Papier alle Regeln, die der Schichtleiter beim Planen anwendet: Mindestbesetzung, Qualifikationen, wer nicht mit wem, Wünsche. Passen sie auf ein Blatt und betreffen weder Maschinen noch Aufträge, fällt Option 3 weg.
- Fügen Sie der aktuellen Tabelle eine bedingte Formatierung hinzu, die eine Pause unter 11 Stunden hervorhebt. Das ist eine Stunde Arbeit und der erste Test, ob das Problem überhaupt besteht.
Das Werkzeug für den Schichtplan wählen Sie nach drei Zahlen: wie viele Personen im Schichtbetrieb arbeiten, wie viele Regeln der Schichtleiter im Kopf hat und wie oft sich der Plan pro Monat ändert. Eigene Software lohnt sich erst, wenn der Plan von Qualifikationen, Maschinen oder Aufträgen abhängt.