Jest czwartek po południu. Kierownik produkcji od trzech godzin siedzi nad grafikiem na przyszły miesiąc w Excelu, bo dwie osoby są na L4, a jedna wraca z urlopu w środku tygodnia. W poniedziałek okaże się, że operator po nocnej zmianie ma zaplanowaną poranną. Poprawka pójdzie na grupę na WhatsAppie, a w arkuszu nikt jej nie wpisze.
Ten tekst pozwoli ci zdecydować, które z trzech rozwiązań pasuje do twojej firmy: Excel z wbudowanymi regułami, gotowa aplikacja do grafików albo własne narzędzie. O wyborze decydują trzy liczby: ile osób pracuje na zmiany, ile reguł kierownik trzyma w głowie i ile razy w miesiącu grafik się zmienia.
Ile naprawdę kosztuje grafik w Excelu
W firmach 20–50-osobowych z pracą zmianową typowo widzimy 4–8 godzin pracy kierownika na ułożenie grafiku miesięcznego i kolejne 2–4 godziny tygodniowo na poprawki. To jest koszt, który łatwo policzyć. Trudniej policzyć ten drugi: błędy, których arkusz nie wyłapuje.
Kodeks pracy stawia tu konkretne wymagania. Pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie (art. 132 § 1) i co najmniej 35 godzin w każdym tygodniu (art. 133 § 1). Rozkład czasu pracy pracodawca przekazuje co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy (art. 129 § 3). Źródło: art. 129 Kodeksu pracy, art. 132, art. 133.
Zwykły Excel nie sprawdza żadnej z tych rzeczy. Sprawdza je kierownik, na oko, w czwartek o 17:00. Najczęstszy błąd, jaki widzimy, to zamiana zmian „na słowo" między pracownikami, po której ktoś ma 8 godzin przerwy zamiast 11. Druga rzecz: grafik w arkuszu i rzeczywistość rozjeżdżają się po tygodniu, więc kadry liczą nadgodziny z czegoś, co już nie obowiązuje. Jeśli masz też rejestrację czasu pracy, opisaliśmy to w tekście o RCP w MŚP: system zautomatyzuje bałagan, jeśli grafik nie jest uporządkowany.
Trzy drogi i dla kogo która
1. Excel z regułami. Ten sam arkusz, ale z formatowaniem warunkowym, które podświetla odpoczynek krótszy niż 11 godzin, brak obsady na zmianie i przekroczony wymiar. Do tego jedna zasada: każda zmiana trafia do arkusza, nie na WhatsApp. Zrobisz to sam w 1–3 dni albo zlecisz za 2–5 tys. zł. Wystarcza przy kilkunastu osobach, stałej rotacji i jednym kierowniku, który układa grafik.
2. Gotowa aplikacja do grafików. Na polskim rynku jest kilka aplikacji SaaS do planowania zmian, rozliczane abonamentem od pracownika miesięcznie. Dają to, czego Excel nie da: pracownik widzi grafik w telefonie, zgłasza dyspozycyjność i zamiany, aplikacja pilnuje odpoczynków. Wdrożenie zajmuje zwykle 1–2 tygodnie, głównie na wprowadzenie ludzi i reguł. Policz abonament na 3 lata dla swojej liczby osób i porównaj z opcją 3.
3. Własne narzędzie. Ma sens wtedy, gdy grafik zależy od rzeczy, których gotowa aplikacja nie zna: kto ma uprawnienia do której maszyny, kto ma badania na wózek widłowy, ile osób potrzeba przy konkretnym zleceniu z ERP. Typowo 25–60 tys. zł i 4–10 tygodni dla aplikacji webowej (u nas najczęściej .NET) z integracją z Comarch Optima, enova365 albo z terminalami RCP. Do tego utrzymanie: licz 10–15% kosztu wytworzenia rocznie.
Prosta reguła: jeśli reguły da się zapisać na jednej kartce i nie dotyczą kwalifikacji ani zleceń, zostań przy opcji 1 albo 2.
Dwa przykłady: jeden udany, jeden przepłacony
U jednego z naszych klientów, 38-osobowego producenta opakowań kartonowych, pracują trzy zmiany na 9 maszynach. Grafik zależał od tego, kto umie obsługiwać które maszyny, a to wiedział tylko kierownik. Gotowe aplikacje, które klient testował, nie obsługiwały macierzy kwalifikacji powiązanej z planem produkcji z Comarch Optima. Zbudowaliśmy prostą aplikację webową: macierz kwalifikacji, reguły odpoczynków, podgląd w telefonie i eksport godzin do kadr. Projekt trwał 6 tygodni i kosztował 38 tys. zł. Czas kierownika na grafik spadł z około 5 do 1 godziny tygodniowo, a naruszenia 11-godzinnego odpoczynku, wcześniej 3–4 w miesiącu, przestały się pojawiać. Co zrobilibyśmy inaczej: macierz kwalifikacji spisalibyśmy przed startem projektu, bo jej uzgadnianie z brygadzistami zajęło dwa z sześciu tygodni.
W innym przypadku trafiliśmy do firmy już po wdrożeniu. 24-osobowe centrum dystrybucyjne zamówiło u poprzedniego dostawcy własne narzędzie za 45 tys. zł. Po trzech miesiącach kierownik magazynu wrócił do Excela. Powód nie był techniczny: większość zmian w grafiku dogadywano przez telefon dzień wcześniej, a narzędzie wymagało zatwierdzania każdej zamiany w panelu. Problemem był proces zamian, nie brak oprogramowania. Gotowa aplikacja z zamianami zgłaszanymi przez pracowników w telefonie kosztowałaby ułamek tej kwoty. Lekcja: zanim zamówisz cokolwiek, policz, ile zmian w grafiku dzieje się po jego publikacji i kto je dziś zatwierdza.
Kiedy własne narzędzie nie ma sensu
Własny program do grafików to najdroższa z trzech opcji i ta, którą najłatwiej przeinwestować. Nie rób go, jeśli:
- na zmiany pracuje mniej niż 15 osób, a rotacja jest stała (np. tydzień rano, tydzień po południu). Excel z regułami wystarczy na lata.
- grafik zależy tylko od dostępności ludzi, nie od kwalifikacji, maszyn ani zleceń. To dokładnie to, co robią gotowe aplikacje.
- nikt w firmie nie będzie właścicielem narzędzia po wdrożeniu. Reguły się zmieniają (nowa maszyna, nowy układ zmian, zmiana regulaminu pracy), a każda zmiana to kilka godzin pracy programisty.
- problemem jest dyscyplina, nie narzędzie. Jeśli zamiany idą „na słowo", żadne oprogramowanie tego nie naprawi bez decyzji, że obowiązuje tylko to, co jest w grafiku.
Uczciwie trzeba też powiedzieć, co tracisz przy gotowej aplikacji: dane o grafiku są u dostawcy, eksport do kadr bywa w jednym sztywnym formacie, a zmiana reguł zależy od tego, co dostawca przewidział. Przy 20 osobach to zwykle akceptowalny kompromis. Przy 45 osobach i trzech halach może już nie być. Szerzej o tym, kiedy arkusz przestaje wystarczać, piszemy w tekście kiedy Excel staje się systemem.
Co zrobić w tym tygodniu
- Policz, ile godzin w ostatnim miesiącu kierownik spędził na układaniu i poprawianiu grafiku. Zapytaj go wprost, nie szacuj za niego.
- Weź grafik z poprzedniego miesiąca i porównaj go z listą obecności albo danymi z RCP. Zapisz, ile zmian nastąpiło po publikacji i ile z nich nie trafiło do arkusza.
- Sprawdź ręcznie 10 losowych par „zmiana nocna, następna zmiana" pod kątem 11 godzin odpoczynku.
- Spisz na jednej kartce wszystkie reguły, które kierownik stosuje przy układaniu grafiku: minimalna obsada, kwalifikacje, kto z kim nie może, preferencje. Jeśli zmieszczą się na kartce i nie dotyczą maszyn ani zleceń, odpada opcja 3.
- Dodaj do obecnego arkusza jedno formatowanie warunkowe, które podświetla przerwę krótszą niż 11 godzin. To godzina pracy i pierwszy test, czy problem w ogóle istnieje.
Narzędzie do grafiku wybierasz po trzech liczbach: ile osób pracuje na zmiany, ile reguł kierownik trzyma w głowie i ile razy w miesiącu grafik się zmienia. Własny program ma sens dopiero wtedy, gdy grafik zależy od kwalifikacji, maszyn albo zleceń.