Ein typisches 30-Personen-Unternehmen hat zwischen 25 und 40 aktive SaaS-Abonnements. Niemand hat geplant, am Ende drei Aufgabenmanagement-Tools und zwei CRMs parallel zu betreiben. Es ist einfach so gekommen. Marketing hat Asana gekauft, die Produktion Trello, die Geschäftsleitung ClickUp — und jede Abteilung war überzeugt: „bei uns läuft es geordnet".
Dieser Text handelt nicht davon, dass SaaS schlecht ist. Er handelt davon, wie du den SaaS-Wildwuchs in einer kleinen Firma aufräumst, ohne die Arbeitsweise der Menschen zu zerbrechen, die sich an ihre Werkzeuge gewöhnt haben.
Woher der SaaS-Wildwuchs kommt
Das Geschäftsmodell der meisten SaaS-Anwendungen ist bewusst so gebaut, dass du schnell einsteigst und viel zahlst. Anmeldung mit Kreditkarte, zwei Wochen Testphase, danach 15-30 Euro pro Nutzer und Monat. Niemand fragt nach einem Rahmenvertrag, niemand macht eine Bedarfsanalyse, niemand prüft, ob die Firma schon etwas Ähnliches hat. Eine Abteilung wählt aus, nutzt es, zahlt aus dem eigenen Budget.
Nach zwei Jahren hast du dann so etwas. Bei einem unserer Kunden — einer 45-köpfigen Marketingagentur — haben wir 34 aktive SaaS-Abonnements gefunden. Drei verschiedene Aufgabenmanagement-Tools (Trello, Asana, ClickUp), zwei CRMs (HubSpot und Pipedrive), vier Videokonferenz-Tools (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Whereby), fünf verschiedene Systeme zur Dateifreigabe. Gesamtkosten der Abonnements: 8 400 PLN pro Monat. Nach der Konsolidierung sind wir bei 12 aktiven Tools gelandet und bei 3 100 PLN pro Monat — 63 000 PLN Einsparung pro Jahr, ohne jemanden zu entlassen und ohne einer Abteilung wegzunehmen, was sie tatsächlich brauchte.
Der Wildwuchs entsteht aus drei Dingen: der Einfachheit des Einkaufs (Kreditkarte plus Nicken vom Abteilungsleiter), fehlender Sichtbarkeit (kein System sieht alle Abonnements auf einmal) und Trägheit (wenn du zwei Jahre lang zahlst, ist es schwer zuzugeben, dass das Werkzeug nicht genutzt wird).
Mach eine Inventur — nicht die, die du denkst
Die klassische „SaaS-Inventur" ist eine Excel-Tabelle, in der die IT alles einträgt, woran sie sich erinnert. Sie endet bei 8-10 Einträgen — nur die „offizielle" IT. Der Rest bleibt im Schatten.
Eine echte Inventur geht vom Geld und der Authentifizierung aus, nicht vom Gedächtnis:
- Firmenkarten-Abrechnungen der letzten 12 Monate. Jedes SaaS-Abo taucht als wiederkehrende EUR/USD-Zahlung mit dem Anbieternamen im Verwendungszweck auf. Das sind meist 60-80% der Liste.
- Anmelde-Protokolle aus Google Workspace oder Microsoft 365. Wer hat sich wo per „Mit Google anmelden" in den letzten 90 Tagen eingeloggt. Das erwischt kostenlose private Konten, die Leute für dienstliche Zwecke nutzen — und die nie auf den Firmenkarten erscheinen.
- Eine Ein-Frage-Umfrage bei den Mitarbeitenden. „Liste alle Web-Tools auf, die du mindestens einmal pro Woche für die Arbeit nutzt." Nicht „alle Tools", nur „regelmäßige". Ohne diesen Strang verfehlst du etwa 20% der Liste.
- Rechnungen aus der Buchhaltung — Filter nach ausländischen Lieferanten. Die meisten SaaS-Anbieter sind ausländische Firmen, ein Filter auf Rechnungen mit Reverse-Charge fängt den Rest ein.
Ziel: eine Liste mit den Spalten Name, Anbieter, monatliche Kosten, Anzahl bezahlter Plätze, Anzahl aktiv genutzter Plätze (letzte 30 Tage), fachlicher Verantwortlicher, Verlängerungsdatum. Diese Liste ist die Grundlage für alles Weitere.
Überlappende Funktionen — wie du das eine auswählst
Wenn du die Liste siehst, werden dich die Dubletten überraschen. Drei Videokonferenz-Suiten, zwei Notiz-Tools, vier verschiedene Orte, an denen Leute Dateien ablegen. Der klassische Reflex ist, eine Sitzung einzuberufen: „lasst uns entscheiden, welches wir nutzen" — und in Abteilungspolitik stecken zu bleiben.
Besserer Ansatz: entscheide selbst anhand der Daten, dann konsultiere. Die Wahl trifft sich meistens von selbst nach zwei Fragen:
- Welches der überlappenden Produkte hat heute die meisten aktiven Nutzer? (Nicht „Lizenzen", sondern Personen, die sich in den letzten 30 Tagen tatsächlich angemeldet haben.)
- Welches davon ist am tiefsten integriert mit deinen anderen zentralen Systemen — ERP, Kalender, Kundendaten?
Wenn diese beiden Fragen auf dieselbe Anwendung zeigen — die Entscheidung ist gefallen, die Konsultation ist eine Formalität. Zeigen sie in verschiedene Richtungen — musst du zwischen „weniger Migration" und „bessere Architektur" wählen. Meistens gewinnt die Integration, denn die Kosten einer erneuten ERP-Anbindung sind höher als die Kosten, 10 Personen ein neues Aufgabentool beizubringen.
Migration ohne Bürgerkrieg
SaaS-Konsolidierung ist immer Politik. Menschen hängen an Werkzeugen, in denen ein Jahr Arbeit gespeichert ist. Das zu bagatellisieren endet in stiller Sabotage — die Abteilung nutzt offiziell das „gemeinsame" Tool, führt aber ihre echten Projekte weiter im alten.
Vier Regeln, die in unserer Praxis tatsächlich funktionieren:
- Sag genau, wann die alte Anwendung verschwindet. „Innerhalb von 6 Monaten" ist zu vage. „Am 31. Dezember um Mitternacht schalten wir Trello ab; danach gibt es keinen Zugriff mehr" — das funktioniert. Eine harte Deadline erzwingt die Migration.
- Organisiere einen Export der Historie, nicht nur den Zugang zur neuen App. Menschen wollen wissen, dass ein Jahr Arbeit nicht verschwindet. Auch wenn sie nie wieder hineinschauen — es muss physisch bewahrt sein, z.B. auf einem Netzlaufwerk als CSV oder PDF.
- Migriere nicht alle auf einmal. Fang mit der Abteilung an, die am wenigsten am alten Werkzeug hängt. Nach 4 Wochen erfolgreicher Migration sieht der Rest, dass es funktioniert, und hört auf zu protestieren.
- Lass ein Übergangsfenster. Ein Monat, in dem beide Tools parallel laufen, kostet weniger als ein Bürgerkrieg. Nach diesem Monat schneide hart ab — sonst nutzen die Leute beide für immer.
Konten kündigen, nicht nur Abos
Das ist der Teil, der am häufigsten vergessen wird. Ein Abo zu kündigen ist eine Sache. Konten von Ex-Mitarbeitenden und Abteilungen, die das Werkzeug nicht mehr nutzen, zu bereinigen ist eine andere — und das ist ein Sicherheitsthema, nicht nur Kostenersparnis.
Wir sehen typischerweise diese Situation: die Firma zahlt für 50 Plätze in einem Tool, und 22 Personen loggen sich aktiv ein. Der Rest sind Konten ehemaliger Mitarbeiter, Test-Accounts, die vor drei Jahren „mal kurz" angelegt wurden, Konten externer Dienstleister lange nach Projektende. Jedes davon ist ein potenzieller Einstiegspunkt — und obendrein ein Kostenpunkt.
So machst du es: Für jedes aktive Abo ziehst du die Nutzerliste mit dem letzten Anmeldedatum. Alles über 90 Tage ohne Anmeldung geht in die Deaktivierung. Über 180 Tage — in die Löschung. Die jährliche Platzreduktion liegt bei Team-Tools meist bei 30-40%. Bei der genannten Agentur hat allein diese Aktion 1 200 PLN pro Monat gespart, bevor wir überhaupt anfingen, Dubletten zu konsolidieren.
Wie geht es weiter
SaaS-Konsolidierung ist kein einmaliges Projekt — es ist eine Gewohnheit. Einmal pro Quartal sollte jemand in der Firma die Abo-Liste durchgehen und drei Dinge prüfen: gibt es neue Einträge, wird eines nicht mehr genutzt, überlappt sich eines mit etwas, das ihr schon habt.
Drei Fragen für den Anfang, ohne einen vollen Audit machen zu müssen:
- Wie viele SaaS-Abonnements hast du wirklich in der Firma (nicht im Kopf der IT, sondern in den Kartenabrechnungen der letzten 12 Monate)?
- Wie viel Prozent der bezahlten Plätze werden in den letzten 30 Tagen aktiv genutzt?
- Lösen zwei deiner Tools dasselbe Problem für zwei verschiedene Abteilungen?
Wenn du auf mindestens eine dieser Fragen keine Antwort hast — kein Grund zur Panik, betrachte es als Signal, dass eine Inventur sinnvoll ist. Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, helfen wir KMU regelmäßig, den SaaS-Wildwuchs in seine Bestandteile zu zerlegen. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Du musst kein weiteres Werkzeug kaufen, um deine Firma zu ordnen. Meistens reicht es zu entscheiden, welches der zehn, für die du schon zahlst, ihr wirklich nutzt.