W firmie 30-osobowej znajdziemy zwykle 25 do 40 aktywnych subskrypcji SaaS. Nikt nie planował mieć trzech narzędzi do zarządzania zadaniami i dwóch CRM-ów jednocześnie. Tak po prostu wyszło. Marketing kupił Asanę, produkcja Trello, zarząd ClickUp, a każdy dział był pewien, że „my u nas mamy porządek".
Ten tekst nie jest o tym, że SaaS jest zły. Jest o tym, jak posprzątać SaaS-owy śmietnik w małej firmie, nie łamiąc przy okazji pracy ludzi, którzy przyzwyczaili się do swoich narzędzi.
Skąd się bierze SaaS-owy śmietnik
Model biznesowy większości aplikacji SaaS jest tak zaprojektowany, żebyś zaczął szybko i drogo. Rejestrujesz się kartą, dwa tygodnie próby, potem 15-30 euro od użytkownika miesięcznie. Nikt nie pyta o umowę ramową, nikt nie robi analizy potrzeb, nikt nie sprawdza, czy w firmie już nie ma czegoś podobnego. Dział wybiera, dział używa, dział płaci ze swojego budżetu.
Po dwóch latach masz coś takiego: u jednego z naszych klientów — 45-osobowej agencji marketingowej — znaleźliśmy 34 aktywne subskrypcje SaaS. Trzy różne narzędzia do zarządzania zadaniami (Trello, Asana, ClickUp), dwa CRM-y (HubSpot i Pipedrive), cztery narzędzia do wideokonferencji (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Whereby), pięć różnych systemów do udostępniania plików. Łączny koszt subskrypcji: 8 400 zł miesięcznie. Po konsolidacji zeszliśmy do 12 aktywnych narzędzi i 3 100 zł miesięcznie — czyli 63 tysiące złotych oszczędności rocznie, bez zwalniania nikogo i bez zabierania działom tego, co realnie im było potrzebne.
Śmietnik bierze się z trzech rzeczy: łatwości zakupu (karta + zgoda szefa działu), braku widoczności (żaden system nie widzi wszystkich subskrypcji naraz) i inercji (kiedy już zaczniesz płacić 2 lata, trudno się przyznać, że narzędzie nie jest używane).
Zrób inwentaryzację, nie to co myślisz
Klasyczna „inwentaryzacja SaaS" to arkusz Excela, w którym IT wpisuje wszystko, co pamięta. Kończy się na 8-10 pozycjach — samym „oficjalnym" IT. Cała reszta zostaje w cieniu.
Prawdziwa inwentaryzacja idzie od strony pieniędzy i uwierzytelniania, nie od strony pamięci:
- Wyciągi z kart firmowych za ostatnie 12 miesięcy. Każda subskrypcja SaaS pojawia się jako regularna płatność w EUR/USD z nazwą dostawcy w opisie. To zwykle 60-80% listy.
- Logi logowań przez Google Workspace / Microsoft 365. Kto się gdzie logował przez „Zaloguj się przez Google" w ostatnich 90 dniach. To wychwytuje darmowe konta osobiste, które ludzie używają do celów służbowych — i które nie pojawiają się w kartach firmowych.
- Ankieta wśród pracowników — jedno pytanie. „Wypisz wszystkie narzędzia webowe, których używasz do pracy co najmniej raz w tygodniu." Nie „wszystkie", tylko „regularne". Bez tego wątku miniesz około 20% listy.
- Faktury z księgowości — filtr po dostawcach zagranicznych. Większość SaaS-ów to podmioty zagraniczne, więc filtr po fakturach z odwrotnym obciążeniem VAT wychwytuje resztę.
Cel: mieć jedną listę z kolumnami: nazwa, dostawca, koszt miesięczny, liczba płacących miejsc, liczba aktywnie używanych miejsc (ostatnie 30 dni), właściciel biznesowy, data odnowienia. Ta lista jest fundamentem wszystkiego dalej.
Nakładające się funkcje — jak wybrać ten jeden
Kiedy zobaczysz listę, zaskoczą Cię dublety. Trzy zestawy do wideokonferencji, dwa narzędzia do notatek, cztery różne miejsca, gdzie ludzie przechowują pliki. Klasyczny odruch to zwołać spotkanie „ustalmy, którego używamy" — i utknąć w polityce działów.
Lepszy sposób: zdecyduj sam na podstawie danych, potem konsultuj. Wybór najczęściej sam się narzuca po dwóch pytaniach:
- Który z nakładających się produktów ma najwięcej aktywnych użytkowników dziś? (Nie „licencji", tylko realnie logujących się w ostatnich 30 dniach.)
- Który z nich jest najgłębiej zintegrowany z innymi kluczowymi systemami — ERP-em, kalendarzem, kartotekami klientów?
Jeżeli te dwie odpowiedzi wskazują tę samą aplikację — decyzja jest podjęta, konsultacja jest tylko formalnością. Jeżeli wskazują różne — musisz wybrać między „mniej migracji" a „lepsza architektura". Zwykle wygrywa integracja, bo koszt reintegracji z ERP-em jest wyższy niż koszt przeszkolenia 10 osób z nowego narzędzia do zadań.
Migracja bez wojny domowej
Konsolidacja SaaS to zawsze polityka. Ludzie się przywiązują do narzędzi, w których mają zapisany rok pracy. Bagatelizowanie tego kończy się cichą sabotażą — dział będzie oficjalnie używał „wspólnego" narzędzia, ale w praktyce nadal będzie prowadził swoje projekty w starym.
Cztery zasady, które w naszej praktyce faktycznie działają:
- Powiedz dokładnie, kiedy stara aplikacja zniknie. „W ciągu 6 miesięcy" to zbyt mgliste. „31 grudnia o północy wygaszamy Trello, po tej dacie dostęp znika" — to działa. Data ostateczna zmusza do migracji.
- Zorganizuj eksport historii, a nie tylko dostęp do nowej aplikacji. Ludzie chcą wiedzieć, że rok ich pracy nie zniknie. Nawet jeżeli i tak nigdy do niego nie wrócą — musi być fizycznie zachowany, np. na dysku sieciowym w postaci CSV lub PDF.
- Nie migruj wszystkich naraz. Zacznij od jednego działu, który jest najmniej przywiązany do starego rozwiązania. Po 4 tygodniach udanej migracji reszta widzi, że to działa, i przestaje protestować.
- Zostaw okno przejściowe. Miesiąc, w którym oba narzędzia działają równolegle, kosztuje mniej niż wojna domowa. Po miesiącu odetnij twardo — inaczej ludzie będą używać obu na zawsze.
Zwolnij konta, nie tylko subskrypcje
To jest część, o której najczęściej się zapomina. Rezygnacja z subskrypcji to jedno. Wyczyszczenie kont po byłych pracownikach i po działach, które przestały używać narzędzia, to drugie — i to jest część bezpieczeństwa, nie tylko oszczędności.
Typowo widzimy sytuację: firma płaci za 50 miejsc w narzędziu, a aktywnie loguje się 22 osoby. Reszta to konta byłych pracowników, konta testowe stworzone „na chwilę" trzy lata temu, konta zewnętrznych dostawców, którzy dawno skończyli projekt. Każde z nich to potencjalny punkt wejścia — a przy okazji koszt.
Robisz to tak: dla każdej aktywnej subskrypcji wyciągasz listę użytkowników z ostatnim logowaniem. Wszystko powyżej 90 dni bez logowania idzie do dezaktywacji. Powyżej 180 dni — do usunięcia. Roczna redukcja miejsc to zwykle 30-40% w narzędziach zespołowych. W przypadku wspomnianej agencji ta jedna operacja zaoszczędziła 1 200 zł miesięcznie, zanim jeszcze zaczęliśmy konsolidować dublety.
Co dalej
Konsolidacja SaaS nie jest projektem jednorazowym — to nawyk. Raz w kwartale ktoś w firmie powinien przejść po liście subskrypcji i sprawdzić trzy rzeczy: czy są nowe pozycje, czy któraś jest już nieużywana, czy któraś się nakłada z czymś, co mamy.
Trzy pytania na początek, bez konieczności robienia pełnego audytu:
- Ile subskrypcji SaaS masz naprawdę w firmie (nie w pamięci IT, tylko na wyciągach z kart za ostatnie 12 miesięcy)?
- Ile procent kupionych miejsc jest realnie używanych w ostatnich 30 dniach?
- Czy któreś dwa z Twoich narzędzi rozwiązują ten sam problem dla dwóch różnych działów?
Jeżeli nie znasz odpowiedzi na choć jedno z tych pytań — nie panikuj, potraktuj to jak sygnał, że warto zrobić inwentaryzację. Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć, pomagamy MŚP rozkładać SaaS-owy śmietnik na czynniki pierwsze regularnie. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i trwa pół godziny.
Nie musisz kupować kolejnego narzędzia, żeby uporządkować firmę. Zwykle wystarczy zdecydować, którego z dziesięciu już opłaconych używacie naprawdę.