Wenn deine Firma im Ausland einkauft oder in die EU verkauft, leben Fremdwährungen in deinem Unternehmen — ob du willst oder nicht. Die eigentliche Frage ist, ob du weißt, wie viel du daran tatsächlich verdienst oder verlierst — oder ob du es einmal im Jahr beim Abschluss erfährst, wenn nichts mehr daran zu machen ist.
In polnischen KMU wiederholt sich das Muster so oft, dass man die Uhr danach stellen kann. Die Firma fängt mit einzelnen Käufen aus China oder einem, zwei deutschen Kunden an. Im ersten Jahr läuft alles über die Bank, die Buchhaltung rechnet um, „der Kurs mittelt sich schon irgendwie". Dann wächst der Umsatz, ein zweiter Geschäftspartner kommt dazu, ein drittes Fremdwährungskonto. Das ERP — Comarch Optima, Microsoft Dynamics AX, enova365, Subiekt — wurde in PLN konfiguriert, weil es damals so eingeführt wurde. Fremdwährungsrechnungen werden von Hand eingegeben, Kurse werden von Hand eingegeben, Kursdifferenzen einmal pro Quartal gerechnet, meistens nach der Frist. Die echte Marge auf Fremdwährungsverträgen weiß am Ende niemand genau — sie lebt im Kopf des Chefs als Gefühl, dass „dieses Jahr härter war".
KI, Dashboards und jedes Buzzword der Saison helfen dir hier gar nicht, solange darunter ein Excel mit aus dem Internet abgeschriebenen Kursen liegt.
Warum Devisen anders wehtun als man denkt
Das Problem mit Fremdwährungen im KMU ist nicht, dass „der Kurs schwankt". Das weiß jeder. Das Problem ist, dass im Leben einer einzigen Fremdwährungstransaktion drei, manchmal vier verschiedene Kurse vorkommen, und jeder bucht an einer anderen Stelle.
- Kurs am Tag der Bestellung (auf dem war deine Angebotsmarge gerechnet).
- Kurs am Rechnungsdatum (daraus laufen Umsatzsteuer, Einkommensteuer und JPK).
- Kurs am Zahlungstag (danach rechnet die Bank ab).
- Durchschnittskurs der polnischen Nationalbank vom Vortag — weil das Gesetz seinen eigenen Kurs will.
Die Abstände dazwischen sind in der Praxis keine „paar Groschen". Bei EUR/PLN und einem üblichen 60-Tage-Zyklus zwischen Bestellung und Zahlung sind das in einem normalen Quartal 3–5 Groszy pro Euro in jede Richtung. Auf einer Transaktion über 50.000 EUR sind das 1.500–2.500 PLN Unterschied, die irgendwo in den Büchern als „Kursdifferenz" landen — eine Position, die danach keiner mehr liest. Übers Jahr bei einem Fremdwährungsumsatz von 8–10 Millionen PLN reden wir leicht über 40.000–80.000 PLN, die du entweder gewinnst oder verlierst, und in den meisten Fällen weißt du nicht, welches von beiden.
Zweite Falle: Fremdwährungsrechnungen falsch im JPK gebucht. Falsches Kursdatum, Kurs vom falschen Werktag, Umsatzsteuer anders umgerechnet als der Nettobetrag. Das Finanzamt merkt es nicht sofort, aber bei der ersten JPK-Prüfung kostet es echte Verzugszinsen für Jahre rückwärts.
Was das ERP können muss
Ein richtig konfiguriertes ERP nimmt dir die Devisenentscheidungen nicht ab, aber es nimmt dir Handarbeit und Fehlerquellen ab. Drei Dinge, die funktionieren müssen.
- Täglicher automatischer Abruf der NBP- und EZB-Kurse — im ERP, nicht in einer Tabelle. Jedes ernstzunehmende ERP kann das; oft ist es ein Modul, das man einschaltet. In Comarch Optima: Währungswörterbuch plus Automat; in Microsoft Dynamics 365: Konfiguration des Exchange Rate Provider; in enova365: Standard-Währungsmodul. Das Problem bei 90% der KMU: es hat keiner eingeschaltet, also tippt jemand jeden Tag den Kurs von Hand ein — und einmal im Monat passiert ein Fehler.
- Drei getrennte Kurse auf jedem Einkaufs- und Verkaufsdokument — der Steuerkurs (Vortag, nach Vorschrift), der „Kostenkurs" fürs interne Reporting (Transaktionstag), der Abrechnungskurs (Zahlungstag, automatisch berechnet). Alle drei sichtbar und vergleichbar im ERP. Nicht im Excel der Buchhaltung nach dem Abschluss.
- Fremdwährungs-Bankkonten als eigene analytische Konten — EUR, USD, CNY. Jedes mit Saldo in der Währung, Saldo in PLN zum historischen Kurs und Umbewertungssaldo zum Monatsende. Die Umbewertung macht das ERP, nicht ein Mensch. Der Bericht „offene Verbindlichkeiten und Forderungen in EUR, Wert in PLN zum heutigen Kurs" ist ein Klick.
Das ist kein Gipfel der Raffinesse — das ist das Minimum, das das polnische Steuerrecht ohnehin verlangt, damit JPK zusammenhält. Der Unterschied zwischen Firma A und Firma B besteht nur darin, dass Firma A das im ERP hat und Firma B in vier Excel-Dateien auf dem Schreibtisch der Buchhaltung.
Beispiel aus der Praxis — ein Hersteller von Stahlkomponenten
Wir haben mit einem 25-köpfigen Hersteller von Stahlkomponenten bei Łódź gearbeitet. Comarch Optima als ERP, Stahl aus Deutschland in EUR (~3,2 Millionen EUR pro Jahr), Steuerelektronik aus China in USD (~380.000 USD pro Jahr), Verkauf hauptsächlich nach Polen (PLN) und in die Tschechische Republik (EUR, ~1,1 Millionen EUR pro Jahr).
Vor dem Projekt lief es so: die Buchhaltung tippte täglich den Kurs aus der NBP-Tabelle ein, Fremdwährungsrechnungen landeten in Optima in PLN nach Umrechnung in Excel, die Fremdwährungs-Bankkonten wurden einmal im Monat „nach Gefühl" abgeglichen, Kursdifferenzen pauschal zum Quartalsende gebucht. Der Chef wusste, dass „der USD ein bisschen an der Marge frisst", konnte aber nicht sagen, wie viel.
Der Rückblick auf zwei Jahre zeigte drei Dinge:
- Kursdifferenzen außerhalb der Fristen gebucht — in sieben Quartalen vier Mal zu einem anderen Kurs als dem, der hätte angewendet werden müssen; kumulierte Unterschätzung der Bemessungsgrundlage ~34.000 PLN, was bei einer Prüfung Nachzahlung plus Zinsen bedeuten würde.
- Niemand hatte je geprüft, ob der EUR-Verkauf nach Tschechien den EUR-Stahleinkauf aus Deutschland natürlich hedgt. Wir haben eine simple Gegenüberstellung gemacht: 1,1 Millionen EUR Umsatz gegen 3,2 Millionen EUR Kosten pro Jahr — also jeder Kursbewegung EUR/PLN um 1 Groschen entsprachen etwa 21.000 PLN pro Jahr gegen die Firma. Der Chef war bis dahin überzeugt, EUR betrifft ihn nicht, „weil er zum selben Kurs kauft und verkauft".
- Der Abrechnungskurs auf Zahlungen an den deutschen Lieferanten war im Schnitt 0,8 Groschen schlechter als der Rechnungskurs — nicht, weil die Bank sich geirrt hätte, sondern weil Zahlungen Freitagnachmittag zu einem schlechteren Kurs rausgingen. Die Umstellung der Zahlungspolitik auf Montagvormittag — eine völlig untechnische Änderung — brachte im Jahr ~26.000 PLN Ersparnis, die vorher einfach im Spread verdampft waren.
Nach dem Einschalten des NBP-Automaten in Optima, drei getrennten Kursen auf jedem Dokument und einem wöchentlichen Managementbericht („offene EUR, offene USD, Nettoposition, Umbewertung heute gegen vor einem Monat") konnte der Chef zum ersten Mal seit Jahren in einem Satz sagen, wie viel die Firma tatsächlich an Fremdwährungsverträgen verdient. Die Umsetzung kostete 9 Arbeitstage bei uns. Das Projekt hat sich vor Ende des ersten Quartals rentiert — nicht durch „Kursersparnisse" (die lassen sich nicht vorhersagen), sondern durch das Schließen der JPK-Fehler und die Umstellung der Zahlungstermine.
Wann es Zeit wird
Drei Schwellen, ab denen das Thema aus „irgendwann" zu „jetzt" wird.
- Fremdwährungseinkäufe über 1 Million PLN pro Jahr zusammen — denn dann ist ein Kursfehler von 1 Groschen eine vier- oder fünfstellige Position, keine Rundung.
- Zwei oder mehr Fremdwährungskonten in der Bank — denn dann verliert Excel den Überblick, und das ERP muss den Saldo sowieso abgleichen, also besser einmal richtig als dreimal unabhängig durch Buchhalter, Controller und Chef.
- Steuerprüfung oder Jahresabschlussprüfung in Sicht — Umbewertungen „von Hand in Excel" sind das Erste, worauf jeder Prüfer schaut, und eine der leichter anfechtbaren Positionen im JPK.
Wie geht es weiter
Wenn du heute die offene Devisenposition deiner Firma nicht in einer Minute zeigen kannst — wie viele unbezahlte Rechnungen in EUR, in USD, kumulierte Kursdifferenz in diesem Quartal —, heißt das nicht, dass du an den Devisen verlierst. Es heißt, du weißt nicht, ob du es tust. Und bei Devisen bedeutet „ich weiß nicht" fast immer „ein bisschen mehr, als ich sollte".
Fang mit einer Liste an: jedes Fremdwährungs-Bankkonto, jede Währung, in der die Firma Rechnungen stellt und erhält, und der Jahresumsatz je Währung. Ein Blatt Papier. Siehst du danach mehr als eine Währung und mehr als ein Konto, und dein ERP läuft nur in PLN — das erste Gespräch mit uns ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde. Wir schicken dir kein Angebot für eine ERP-Migration. Wir zeigen dir, was im System geht, das du schon hast.
Bei Devisen bedeutet „ich weiß nicht" fast immer „ein bisschen mehr, als ich sollte".