Jeśli Twoja firma kupuje za granicą albo sprzedaje do UE, waluty obce żyją w firmie, czy chcesz tego czy nie. Pytanie brzmi, czy wiesz, ile naprawdę na nich zarabiasz albo tracisz — czy dowiadujesz się tego raz w roku, przy zamknięciu, kiedy już nic nie da się z tym zrobić.
W polskich MŚP schemat powtarza się tak często, że można go przewidzieć. Firma zaczyna od pojedynczych zakupów z Chin albo pojedynczych klientów z Niemiec. Przez pierwszy rok wszystko idzie przez bank, przeliczenia robi księgowa, kurs „jakoś się uśredni". Potem obrót rośnie, pojawia się drugi kontrahent, trzeci rachunek walutowy. ERP — Comarch Optima, Microsoft Dynamics AX, enova365, Subiekt — jest skonfigurowany na PLN, bo kiedyś tak go wdrożono. Faktury walutowe wpisuje się ręcznie, kursy wpisuje się ręcznie, różnice kursowe wyliczane są raz na kwartał, zwykle już po terminie. Prawdziwa marża na kontraktach walutowych jest wtedy czymś, czego nikt nie zna — jest w głowie prezesa, który „czuje, że ten rok był gorszy".
AI, dashboardy i wszystkie modne hasła nic Ci tu nie dadzą, dopóki pod spodem jest Excel z kursami przepisywanymi z internetu.
Dlaczego waluty bolą inaczej niż się wydaje
Problem walut w MŚP nie polega na tym, że „kurs się zmienia". To wie każdy. Problem polega na tym, że w cyklu życia jednej transakcji walutowej są trzy, a czasem cztery różne kursy, i każdy z nich księguje się gdzie indziej.
- Kurs z dnia zamówienia (po tym liczyłeś marżę w ofercie).
- Kurs z dnia faktury (po tym idzie VAT, podatek i JPK).
- Kurs z dnia zapłaty (po tym rozlicza bank).
- Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego — bo przepisy chcą własnego.
Różnice między nimi w rzeczywistości nie wynoszą „kilka groszy". Przy EUR/PLN i cyklu 60 dni między zamówieniem a zapłatą, w normalnym kwartale potrafi to być 3–5 groszy na euro w obie strony. Na transakcji za 50 tys. EUR to 1,5–2,5 tys. PLN różnicy, która ląduje gdzieś w księgach jako „różnice kursowe" — pozycja, której nikt już potem nie czyta. W skali roku, w firmie z obrotem walutowym na poziomie 8–10 mln PLN, mówimy spokojnie o 40–80 tys. PLN, które albo zyskujesz, albo tracisz, i w większości przypadków nie wiesz, które z dwóch.
Druga pułapka: faktury walutowe źle zaksięgowane w JPK. Nieprawidłowa data kursu, kurs nie z poprzedniego dnia roboczego, przeliczenie VAT po innym kursie niż netto. Urząd nie zawsze się o to upomni od razu, ale przy pierwszej kontroli JPK potrafi to kosztować realne odsetki za lata wstecz.
Co ERP musi umieć
Dobrze skonfigurowane ERP nie zdejmie z Ciebie decyzji walutowych, ale zdejmie pracę ręczną i źródło błędów. Trzy rzeczy, które muszą działać.
- Automatyczne pobieranie kursów NBP i ECB raz dziennie — i w ERP, nie w arkuszu. Każdy rozsądny ERP to umie, często wystarczy włączyć moduł. W Comarch Optimie to słownik walut plus automat; w Microsoft Dynamics 365 — konfiguracja Exchange Rate Provider; w enova365 — standardowy moduł walutowy. Problem w 90% MŚP polega na tym, że nikt tego nie włączył, więc ktoś codziennie wpisuje kurs ręcznie — i raz na miesiąc się myli.
- Trzy osobne kursy na dokumencie zakupu i sprzedaży — kurs ewidencji VAT (poprzedzający dzień roboczy, zgodnie z przepisami), kurs „kosztowy" dla rachunku zarządczego (dzień transakcji), kurs rozliczenia (dzień zapłaty, wyliczony automatycznie). Każdy z nich jest w ERP widoczny i porównywalny. Nie w Excelu księgowej po zamknięciu.
- Rachunki walutowe jako osobne konta analityczne — EUR, USD, CNY. Każdy ma własne saldo w walucie, saldo w PLN po kursie historycznym i saldo przeszacowania na koniec miesiąca. Przeszacowanie robi ERP, nie człowiek. Raport „otwarte zobowiązania i należności w EUR, wartość w PLN po kursie dziś" jest jednym kliknięciem.
To nie jest szczyt wyrafinowania — to jest minimum, które polskie przepisy i tak wymagają, żeby JPK się nie sypał. Różnica między firmą A i firmą B polega wyłącznie na tym, że firma A ma to w ERP, a firma B ma to w czterech Excelach u księgowej.
Przykład z życia — producent komponentów stalowych
Pracowaliśmy z 25-osobowym producentem komponentów stalowych spod Łodzi. Comarch Optima jako ERP, zakupy stali z Niemiec w EUR (~3,2 mln EUR rocznie), zakupy elektroniki sterującej z Chin w USD (~380 tys. USD rocznie), sprzedaż głównie do Polski (PLN) i Czech (EUR, ~1,1 mln EUR rocznie).
Przed projektem waluty obsługiwano tak: kursy wpisywała ręcznie księgowa raz dziennie z tabeli NBP, faktury walutowe trafiały do Optimy w PLN po przeliczeniu w Excelu, konta walutowe banku były uzgadniane raz w miesiącu „na oko", różnice kursowe księgowano zbiorczo przy zamknięciu kwartału. Prezes wiedział, że „ten USD trochę zjada marżę", ale nie potrafił powiedzieć ile.
Po przeglądzie dwóch lat wstecz zobaczyliśmy trzy rzeczy:
- Różnice kursowe księgowane po terminach — w okresie siedmiu kwartałów cztery razy po innym kursie, niż powinien być zastosowany; sumaryczna różnica w podstawie opodatkowania ~34 tys. PLN zaniżonej, co przy kontroli oznaczałoby dopłatę plus odsetki.
- Nikt nigdy nie liczył, czy sprzedaż w EUR do Czech naturalnie hedguje zakup stali w EUR z Niemiec. Zrobiliśmy proste zestawienie: 1,1 mln EUR przychodu kontra 3,2 mln EUR kosztu rocznie — czyli każdy ruch kursu EUR/PLN o 1 grosz to realny efekt ~21 tys. PLN rocznie na niekorzyść firmy. Prezes do tej pory był przekonany, że EUR go nie dotyczy, bo „kupuje i sprzedaje po tyle samo".
- Kurs rozliczenia na płatnościach do niemieckiego dostawcy był średnio o 0,8 grosza gorszy niż kurs z dnia faktury, nie dlatego że bank się mylił, tylko dlatego że płatności szły piątkami po południu po gorszym kursie. Zmiana polityki płatności na poniedziałek rano — kompletnie nietechniczna — dała w rok ~26 tys. PLN oszczędności, które wcześniej po prostu wyparowywały w spreadzie.
Po dołożeniu w Optimie automatu NBP, trzech osobnych kursów na dokumentach i tygodniowego raportu zarządczego („otwarte EUR, otwarte USD, pozycja netto, przeszacowanie dziś vs. miesiąc temu"), prezes po raz pierwszy od lat mógł powiedzieć w jednym zdaniu, ile firma faktycznie zarabia na kontraktach walutowych. Koszt wdrożenia zamknął się w 9 dniach naszej pracy. Projekt zwrócił się przed końcem pierwszego kwartału — nie z „oszczędności na kursach", których nie da się przewidzieć, tylko z zamknięcia błędów w JPK i zmiany harmonogramu płatności.
Kiedy się tym zająć
Trzy progi, przy których ten temat przestaje być „można kiedyś", a zaczyna być „trzeba teraz".
- Zakupy walutowe powyżej 1 mln PLN rocznie w sumie — bo wtedy błąd 1 grosza na kursie to już cztero- czy pięciocyfrowa pozycja, a nie zaokrąglenie.
- Dwa lub więcej rachunków walutowych w banku — bo wtedy Excel traci sens, a ERP i tak musi uzgodnić saldo, więc lepiej żeby robił to raz, a nie żeby robili to księgowy, kontroler i prezes niezależnie.
- Kontrola podatkowa albo audyt na horyzoncie — przeszacowania robione „ręcznie w Excelu" to pierwsza rzecz, do której przyczepi się każdy audytor, i jedna z łatwiejszych do podważenia pozycji w JPK.
Co dalej
Jeśli dzisiaj nie potrafisz w ciągu minuty pokazać otwartej pozycji walutowej firmy — ile masz niezapłaconych faktur w EUR, w USD, ile wynosi różnica kursowa narastająco w tym kwartale — to nie znaczy, że tracisz na walutach. Znaczy, że nie wiesz, czy tracisz. A w walutach „nie wiem" prawie zawsze oznacza „trochę więcej, niż powinienem".
Zacznij od listy wszystkich rachunków walutowych w banku, wszystkich walut, w których firma wystawia i otrzymuje faktury, i rocznego obrotu w każdej. Jedna kartka. Jeśli po jej napisaniu widzisz więcej niż jedną walutę i więcej niż jeden rachunek, a w ERP masz tylko PLN — pierwsza rozmowa z nami jest bezpłatna i trwa pół godziny. Nie wyślemy Ci oferty na migrację ERP. Pokażemy, co da się zrobić w systemie, który już masz.
W walutach „nie wiem" prawie zawsze oznacza „trochę więcej, niż powinienem".