Die meisten KMU-Inhaber haben kein Problem mit fehlenden Daten. Sie haben ein Problem damit, dass die Daten überall liegen, während die Entscheidung am Montagmorgen fallen muss. Ein Management-Bericht muss kein Halbjahresprojekt sein — aber er muss die richtigen Fragen beantworten.
Eine Szene, die wir regelmäßig sehen: Am Freitagnachmittag exportiert der Chef oder die Hauptbuchhalterin den Umsatz aus Comarch Optima nach Excel, klebt Zahlen aus einer Tabelle ein, in der die Vertriebler die Rabatte notieren, und baut zwei bis drei Stunden lang einen Bericht zusammen, der am Montag ohnehin veraltet ist. Manchmal ist er schlicht falsch — weil jemand eine Formel eine Zeile zu wenig nach unten gezogen hat.
Das ist kein Werkzeugproblem. Es ist ein Problem damit, dass die Zahlen, auf deren Basis du entscheidest, von Hand entstehen, einmal pro Woche, im Kopf einer einzigen Person. Das lässt sich beheben — und es kostet weniger, als du denkst.
Das Freitags-Excel kostet mehr, als du denkst
Bei einem unserer Kunden — einem 30-köpfigen Großhändler für technische Teile — verbrachte der Inhaber jeden Freitag etwa 3 Stunden damit, einen Umsatzbericht aus Comarch-Optima-Exporten zu bauen. Das sind über 12 Stunden im Monat seiner eigenen Zeit, nur um Zahlen abzutippen. Die Daten waren ohnehin „vom Freitag", also traf er am Montag Entscheidungen auf Basis eines Bildes von vor dem Wochenende.
Das Schlimmere war etwas anderes. Als wir ihm ein einziges automatisches Dashboard bauten, das die Marge nach Rabatten und Transportkosten berechnete, stellte sich heraus, dass eine seiner Hauptproduktgruppen eine reale Marge von 4% hatte, nicht die angenommenen ~18%. Jahrelang hatte er sie in der Überzeugung verkauft, es sei ein gutes Produkt. Das manuelle Excel hat das nie gezeigt, weil Rabatte und Transport in einer anderen Tabelle steckten, die niemand in den Bericht zog.
Das ist der wahre Preis des Freitags-Excels: nicht drei Stunden pro Woche, sondern Entscheidungen auf Basis von Zahlen, die solide aussehen und es nicht sind.
Du brauchst kein Data Warehouse und kein teures BI
Sobald das Wort „Reporting" fällt, schlägt jemand meist ein Data Warehouse, eine BI-Plattform in der Premium-Variante und einen mehrmonatigen Rollout vor. Für ein Unternehmen mit 10–50 Personen ist das fast immer überdimensioniert — du kaufst ein Düsentriebwerk, um zum Laden um die Ecke zu fahren.
Im KMU-Alltag reicht deutlich weniger: eine vertrauenswürdige Datenquelle, eine Handvoll gut berechneter Kennzahlen und ein Dashboard, das sich selbst aktualisiert. Das Werkzeug kann kostenlos oder fast kostenlos sein (Power BI in der Basisvariante, Looker Studio, manchmal eine gut gebaute Tabelle, die Daten per API zieht). Der Wert liegt nicht im Werkzeug. Er liegt darin, dass die Zahlen einmal, richtig und immer auf dieselbe Weise berechnet werden.
Teures BI auf unaufgeräumten Daten liefert genau das, was Excel liefert — nur hübscher und teurer.
Erst 5–7 Zahlen, nicht fünfzig
Der häufigste Fehler beim ersten Dashboard ist der Versuch, alles zu zeigen. Es entsteht eine Tafel mit vierzig Diagrammen, die niemand ansieht, weil unklar ist, was wichtig ist.
Beginne mit der Frage, nicht mit den Daten: welche 5–7 Zahlen verändern diese Woche tatsächlich deine Entscheidungen? Für die meisten Unternehmen sind das ungefähr:
- Umsatz kumuliert vs. derselbe Zeitraum im Vorjahr,
- Marge nach Rabatten und Kosten (nicht nur der Umsatzwert),
- überfällige Forderungen — wer und wie viel,
- Bestände der wichtigsten Artikel,
- der Angebots-Funnel: wie viele rausgingen, wie viele abgeschlossen wurden.
Der Rest ist Beiwerk. Wenn eine Zahl keine Entscheidung verändert, gehört sie nicht auf das Management-Dashboard — höchstens in einen Detailbericht, den du einmal im Quartal öffnest.
Die Daten brauchen eine einzige Quelle
Hier kehrt das Thema wieder, das sich durch fast jedes unserer Projekte zieht: Datenqualität. Ein Dashboard ist nur so gut wie die Daten, die hineinfließen. Wenn derselbe Kunde im ERP unter drei Namen erscheint und die Vertriebler ihre Rabatte in einer privaten Tabelle führen, repariert kein Diagramm das — es summiert das Chaos nur sauber auf.
Bevor du ein Dashboard baust, lege fest, was die Quelle der Wahrheit für jede Zahl ist. Umsatz und Marge — aus dem ERP. Angebotsstatus — aus dem CRM oder einer Tabelle, aber aus einer. Transportkosten — aus einem abgestimmten Ort. Wenn eine Zahl heute durch das manuelle Zusammenkleben zweier Dateien entsteht, ist sie der erste Kandidat zum Aufräumen, bevor du überhaupt ein Diagramm anschließt.
Das ist langweilige Arbeit. Aber sie entscheidet, ob das Dashboard zum Entscheidungswerkzeug wird oder zu einem weiteren hübschen Bildschirm, dem niemand traut.
Wie wir es üblicherweise bauen
In der Praxis ist das Projekt einfacher, als du erwartest:
- Ein Gespräch über Entscheidungen. Wir einigen uns auf diese 5–7 Zahlen und darauf, wie genau sie berechnet werden sollen (z. B. Marge „nach allem", nicht nur nach Einkaufskosten).
- Anbindung an die Quelle. Die meisten ERP-Systeme — Comarch Optima, enova365, Subiekt — stellen Daten per API oder Datenbank bereit. Statt eines manuellen Excel-Exports zieht das Dashboard sie selbst.
- Ein Ort für die Berechnung. Die Regeln (Rabatte, Kosten, Wechselkurse) werden einmal, an einer Stelle festgehalten, damit alle dieselbe Marge sehen.
- Automatische Aktualisierung. Das Dashboard aktualisiert sich jede Nacht oder jede Stunde. Niemand „baut den Bericht" — der Bericht ist einfach da.
Die erste Version entsteht meist in 2–4 Wochen, nicht in einem halben Jahr. Wir beginnen mit einem Bereich (meist Umsatz und Marge), denn es ist besser, eine Zahl zu haben, der alle vertrauen, als vierzig, die niemand prüft.
Drei Fallen, die Dashboards ruinieren
- Vanity-Kennzahlen. Zahlen, die gut aussehen, aber nichts verändern (z. B. „Website-Besuche" ohne Bezug zum Umsatz). Sie nehmen Platz weg und lenken ab.
- Marge auf die faule Art berechnet. Wenn du den Umsatzwert statt der Marge nach Rabatten und Kosten zeigst, kann dich das Dashboard genauso wirksam belügen wie Excel — siehe das Großhändler-Beispiel.
- Ein Dashboard, das niemand öffnet. Wenn nach einem Monat niemand draufschaut, ist das ein Zeichen, dass es die falschen Zahlen zeigt. Besser zurück zum Gespräch über Entscheidungen als noch mehr Diagramme draufzupacken.
Womit du anfängst
Fang nicht mit dem Werkzeug an. Fang mit einem Blatt Papier an, auf dem du die 5–7 Zahlen notierst, die deine Entscheidungen tatsächlich verändern, und neben jede schreibst, woher sie heute wirklich kommt. Schon diese Übung zeigt meist, wo Daten von Hand zusammengesetzt werden und wo das Risiko lauert.
Wenn du diese gut zwölf Stunden im Monat zurückgewinnen und aufhören willst, auf „Freitagsdaten" zu entscheiden, sprich mit jemandem, der schon Dashboards an Optima, enova oder Subiekt angebunden hat und weiß, wo die Minen üblicherweise liegen. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Ein Management-Dashboard ist nur so gut wie die Daten, die hineinfließen. Erst eine einzige Quelle der Wahrheit, dann die Diagramme.