Die meisten polnischen KMU in Distribution, Großhandel oder Montage mit herstellerseitig gestelltem Material nehmen an irgendeinem Bonusprogramm teil. Wenige Firmen wissen tatsächlich, wie viel dieses Programm wert ist und ob alle Boni auch wirklich zurückfließen. Das Geld bleibt beim Lieferanten, weil niemand es rechtzeitig einfordert.
Der Mechanismus klingt einfach, ist aber schwer im Blick zu behalten. Ein Hersteller oder ein großer Distributor gewährt einen Retro-Bonus — einen Prozentsatz auf den Einkauf, auf eine Marke, auf eine Kategorie, manchmal auf bestimmte Aktionsartikel. Die Schwellen sind quartalsweise oder jährlich. Die Korrekturrechnung, die Gutschrift oder die Verrechnung kommt nach Periodenende — mal mit mehreren Wochen Verzögerung, mal nur nach Erinnerung, mal gar nicht. In einer 20–30-Personen-Firma ist die Verantwortung verwischt zwischen Buchhaltung („nicht mein Bier, solange keine Rechnung da ist"), Einkauf („ich hatte das im Kopf, aber es ist mir rausgefallen") und Vertrieb („das sind Einkaufszahlen, nicht meine"). Ergebnis: niemand verfolgt das Ganze.
In mehreren Projekten, in denen wir Firmen dabei geholfen haben, diesen Bereich zu ordnen, kehrte dieselbe Zahl wieder: 1 bis 2 % des jährlichen Einkaufsvolumens verschwinden irgendwo unterwegs. Nicht weil der Hersteller betrügt — meist steht einfach die andere Seite daneben und schickt die Korrektur erst, wenn jemand nachhakt. Bei einer Firma mit PLN 15 Mio. Einkaufsvolumen pro Jahr sprechen wir von PLN 150–300 Tsd., die schlicht auf der anderen Seite liegen bleiben, weil niemand nachgerechnet hat.
Warum Excel dafür nicht reicht
Der erste Reflex ist immer derselbe: „bauen wir uns eine Tabelle". Eine Person baut sie, pflegt sie drei Monate lang, dann verlässt sie die Firma oder die Tabelle. Die Tabelle bleibt im Stand von vor einem Jahr liegen und keiner weiß, ob sie überhaupt noch etwas bedeutet.
Das Problem ist tiefer als Disziplin. Die Tabelle weiß nicht, was die Firma im letzten Monat gekauft hat. Das muss ihr jemand aus dem ERP von Hand nachtragen. Sie weiß nicht, was in eine bestimmte Bonuskategorie gehört — denn die Bonuskategorie des Lieferanten deckt sich nicht eins zu eins mit deinen Warengruppen. Sie weiß nicht, dass der Lieferant die Schwelle für das zweite Quartal gerade von 500 auf 600 Tsd. PLN hochgesetzt hat. Sie erinnert nicht daran, dass eine Abrechnungsfrist ausläuft. Und sie merkt sich nicht, dass die Gutschrift für das dritte Quartal bis zum 20. Oktober hätte kommen sollen und heute der 10. November ist.
In der Praxis funktioniert die Tabelle, solange eine Person sie im Kopf hat. In dem Moment, wo diese Person in Urlaub geht oder kündigt, ist es vorbei.
Was ins ERP gehört
Der richtige Ort für Retro-Boni ist dein ERP (Comarch Optima, Microsoft Dynamics AX/365, enova365, Subiekt — das Prinzip ist dasselbe), denn dort liegen die Rohdaten bereits: Einkaufsrechnungen, Warengruppen, Lieferanten. Dazu müssen drei Dinge, die normalerweise fehlen.
- Ein Wörterbuch der Bonusprogramme — ein Datensatz pro Programm (Lieferant × Periode × Kategorie). Mit Schwellen, Sätzen, Abrechnungsform (Korrektur, Gutschrift, Verrechnung) und der Frist, gezählt ab Periodenende.
- Ein Mapping deiner Artikel auf die Kategorien des Lieferanten — denn seine „Profi-Elektrowerkzeuge" sind nicht immer deine Warengruppe. Das Mapping lebt: neue Artikel kommen, Artikel wechseln Kategorien, Saisonaktionen tauchen auf.
- Eine automatisierte Echtzeit-Hochrechnung — ein Bericht, der für jedes aktive Programm zeigt, wie viel schon gekauft wurde, wie viel bis zur Schwelle fehlt und den erwarteten Bonuswert im Szenario „ohne weitere Käufe" und „auf heutigem Lauf". Wöchentlich an Einkäufer und CFO.
Dafür muss das ERP nicht ausgetauscht werden. In den meisten Systemen reicht eine zusätzliche Tabelle plus eine SQL-Sicht oder ein BI-Bericht. In Comarch Optima haben wir das mehrfach als SQL-Sicht plus Crystal-Reports-Layout gebaut. In Microsoft Dynamics AX — als kleines Formular mit eigener Logik in X++. Der Aufwand liegt üblicherweise zwischen wenigen und einem guten Dutzend Tagen Arbeit und ist nach dem ersten Quartal zurückverdient.
Ein Beispiel aus der Praxis — Elektrogroßhandel
Wir haben mit einem 25-Personen-Elektrogroßhandel aus der Gegend um Poznań gearbeitet. Comarch Optima als ERP, Einkaufsvolumen rund PLN 22 Mio. pro Jahr, sieben Schlüssellieferanten (zwei Hersteller für Beleuchtung, zwei für Kabel, einer für Schaltgeräte, einer für Zubehör, drei kleinere Marken unter einer Kategorieklammer). Jeder der größeren hatte sein eigenes Bonusprogramm — quartalsweise oder jährlich — mit Schwellen zwischen PLN 300 Tsd. und PLN 1,2 Mio. und Sätzen von 1,5 % bis 5 % je nach Kategorie und Volumen.
Vor dem Projekt wurden die Boni von einer Person im Einkauf in Excel berechnet, einmal pro Quartal, meistens schon nach Ablauf der Meldefrist. Die Prüfung der letzten zwei Jahre ergab:
- Dreimal wurde kein Bonus eingefordert — der Hersteller hatte keine Korrektur ausgestellt, weil die Firma keine Aufstellung geschickt hatte; Gesamtwert ~PLN 86 Tsd. verloren.
- Zweimal verfehlte die Firma eine Schwelle um 2–4 %, ohne davon zu wissen — hätte man es mitten im Quartal gewusst, wäre eine Bestellung dazugelegt worden, die ohnehin anstand; entgangener Bonus ~PLN 41 Tsd..
- In einem Programm war die Excel-Berechnung um PLN 11 Tsd. zu niedrig, weil zwei Artikel in der falschen Kategorie geführt waren. Der Hersteller zahlte das, was die Firma ausgerechnet hatte.
Nach dem Einbau von Programmwörterbuch, Kategorie-Mapping und wöchentlichem Report in Optima holte die Firma im ersten vollen Jahr ~PLN 210 Tsd. zurück, die vorher einfach nicht zurückkamen. Die Umsetzung kostete 7 Tage unserer Arbeit plus wenige Stunden intern für die Konfiguration des Mappings. Das Projekt hatte sich vor Ende des zweiten Quartals amortisiert.
Nicht jede Firma sieht solche Zahlen — es hängt stark von den konkreten Programmen bei den konkreten Herstellern ab. Aber in unserer Erfahrung hat kein Projekt im ersten Jahr weniger als das Vierfache seiner Kosten zurückgebracht. Meist deutlich mehr.
Wann es sich am meisten lohnt
Es gibt drei Situationen, in denen das Aufräumen der Bonusseite am schnellsten zurückkommt.
- Wechsel im Einkauf. Ein Personalwechsel bei der Verantwortung für Lieferantenbeziehungen ist der klassische Moment, in dem das Wissen über Bonusprogramme verdampft. Steht ein Wechsel im Einkauf in den nächsten Monaten an — mach das vorher.
- Konditionsverhandlung. Wer zum Lieferanten mit dem Wunsch nach besseren Konditionen zurückkehrt, führt mit einem konkreten Bericht „wir haben im letzten Jahr PLN 2,3 Mio. in Ihrer Kategorie gekauft" ein ganz anderes Gespräch als mit „wir kaufen schon einiges bei Ihnen".
- Bankgespräch. Für eine Betriebsmittellinie oder Factoring ist ein belegter Strom von Lieferantenboni ein sehr konkreter Baustein der Bewertung — es ist „nicht arbeitendes" Ergebnis auf Umsatz und verschiebt die Kennzahlen tatsächlich.
Wie geht es weiter
Wenn du heute nicht in zehn Minuten eine Zahl liefern kannst, wie viel das Unternehmen im laufenden Quartal von den fünf größten Lieferanten an Boni erwartet — dann lässt du vermutlich Geld dort liegen. Nicht weil sie unehrlich wären, sondern weil die andere Seite dich von sich aus nicht erinnern wird.
Fang mit einer Liste der aktiven Bonusprogramme auf einem Blatt A4 an. Zu jedem — Schwelle, Satz, Periode, Abrechnungsfrist. Steht die Liste bei mehr als fünf Zeilen, ist Excel eine Falle, in die du selbst hineingehst. Wenn du willst, dass wir das gemeinsam mit dir durchgehen und ausrechnen, wie viel innerhalb eines Jahres realistisch zurückzuholen ist — das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Ein Retro-Bonus ist eine Form von Kredit, den du deinem Lieferanten gewährst. Zu viele polnische KMU gewähren ihn gratis.