Większość polskich MŚP w dystrybucji, hurcie czy produkcji wspomaganej materiałem od producenta uczestniczy w jakimś programie bonusowym. Mało która firma rzeczywiście wie, ile ten program jest wart i czy wszystkie bonusy faktycznie wracają. Pieniądze zostają u dostawcy, bo nikt ich nie upomina się na czas.
Mechanizm jest zwykle prosty w opisie i trudny w pilnowaniu. Producent albo duży dystrybutor przyznaje bonus retro — procent od obrotu, od marki, od kategorii, czasem od konkretnych produktów promocyjnych. Progi są kwartalne lub roczne. Faktura korygująca, nota uznaniowa albo kompensata przychodzi po zamknięciu okresu, czasem z opóźnieniem kilku tygodni, czasem po przypomnieniu, a czasem wcale. W firmie 20-30-osobowej odpowiedzialność jest rozmyta między księgowością („nie moja działka, póki nie przyjdzie faktura"), zakupami („miałem to w głowie, ale wylatuje") i handlem („to są pieniądze zakupów, nie moje"). Efekt: nikt nie pilnuje całości.
W kilku projektach, w których pomagaliśmy firmom poukładać ten obszar, powtarzała się ta sama liczba: od 1 do 2% rocznego obrotu zakupowego znika gdzieś po drodze. Nie dlatego, że producent oszukuje — zwykle jest po prostu drugą stroną, która nie wyśle korekty, dopóki ktoś się o nią nie upomni. W firmie z obrotem zakupowym 15 mln PLN rocznie mówimy o 150-300 tys. PLN, które po prostu zostają po drugiej stronie, bo nikt nie policzył.
Dlaczego Excel do tego nie wystarczy
Pierwszy odruch jest zawsze ten sam: „zróbmy sobie arkusz". Jedna osoba robi, trzy miesiące pilnuje, potem rezygnuje z firmy albo z arkusza. Arkusz zostaje w wersji sprzed roku i nikt nie wie, czy on jeszcze cokolwiek znaczy.
Problem jest głębszy niż tylko dyscyplina. Arkusz nie wie, co firma kupiła w zeszłym miesiącu. Trzeba mu to przepisać ręcznie z ERP-a. Nie wie, co jest w danej kategorii bonusowej — bo kategoria bonusowa dostawcy nie pokrywa się z grupami towarowymi w Twoim ERP. Nie wie, że dostawca właśnie zmienił próg z 500 tys. na 600 tys. PLN od drugiego kwartału. Nie przypomni, że kończy się okres rozliczeniowy. I nie zapamięta, że faktura korygująca na trzeci kwartał powinna była przyjść do 20 października, a mamy już 10 listopada.
W praktyce arkusz działa dopóki jedna osoba trzyma to w głowie. Kiedy ta osoba odchodzi na urlop albo z firmy — kończy się.
Co trzeba zrobić w ERP
Właściwe miejsce dla bonusów retro to Twój system ERP (Comarch Optima, Microsoft Dynamics AX/365, enova365, Subiekt — zasada jest ta sama), bo tam już są wszystkie potrzebne dane: faktury zakupowe, grupy towarowe, dostawcy. Trzeba dołożyć trzy rzeczy, których tam zwykle nie ma.
- Słownik programów bonusowych — jeden rekord na program (dostawca × okres × kategoria). Zawiera progi, stawki, formę rozliczenia (korekta, nota, kompensata) i termin rozliczenia liczony od końca okresu.
- Mapowanie Twoich towarów na kategorie dostawcy — bo jego „elektronarzędzia profesjonalne" to nie zawsze Twoja grupa towarowa. Mapowanie żyje: produkty dochodzą, zmieniają kategorię, trafiają do akcji sezonowych.
- Automatyczne wyliczenie zaangażowania w czasie rzeczywistym — raport, który dla każdego aktywnego programu pokazuje: ile już kupiliśmy, ile zostało do progu, oczekiwana wartość bonusu w scenariuszu „bez dalszych zakupów" i „jak dziś". Raz w tygodniu rozsyłany do kupca i do CFO.
To nie wymaga wymiany ERP. W większości systemów da się dołożyć prostą tabelę i widok SQL albo raport Business Intelligence. W Comarch Optimie zrobiliśmy to kilka razy jako widok w bazie SQL plus raport Crystal Reports. W Microsoft Dynamics AX — jako prostą formę z własną logiką w X++. Koszt mieści się w kilku–kilkunastu dniach pracy i zwraca się po pierwszym kwartale.
Przykład z życia — hurtownia elektrotechniczna
Pracowaliśmy z 25-osobową hurtownią elektrotechniczną spod Poznania. Comarch Optima jako ERP, obrót zakupowy ~22 mln PLN rocznie, siedmiu kluczowych dostawców (dwóch producentów oświetlenia, dwóch kablowych, aparatura, osprzęt, trzy mniejsze marki w ramach kategorii). Każdy z większych miał własny program bonusowy — kwartalny albo roczny — z progami od 300 tys. do 1,2 mln PLN i stawkami od 1,5% do 5% w zależności od kategorii i wielkości zakupu.
Przed projektem obliczanie bonusów robiła jedna osoba z zakupów w Excelu, raz na kwartał, zwykle już po terminie zgłoszenia. Po przeglądzie dwóch poprzednich lat okazało się, że:
- Trzy razy nie upomniano się o bonus — producent nie wystawił korekty, bo nie dostał od firmy zestawienia; łączna wartość ~86 tys. PLN przepadła.
- Dwa razy firma pominęła próg o 2–4%, nie wiedząc o nim — gdyby wiedziała w połowie kwartału, dołożyłaby zamówienie, które i tak było potrzebne; stracony bonus ~41 tys. PLN.
- W jednym programie wyliczenie zrobione w Excelu było zaniżone o 11 tys. PLN z powodu błędnej kategorii dwóch indeksów. Producent zapłacił tyle, ile firma wyliczyła.
Po dołożeniu w Optimie słownika programów, mapowania kategorii i cotygodniowego raportu, w pierwszym pełnym roku firma odzyskała ~210 tys. PLN, które wcześniej po prostu nie wracały. Koszt wdrożenia zamknął się w 7 dniach naszej pracy plus kilka godzin osoby wewnątrz na konfigurację mapowania. Projekt zwrócił się przed końcem drugiego kwartału.
Nie wszystkie firmy mają takie liczby — zależy od programów bonusowych u konkretnych producentów. Ale w naszym doświadczeniu u żadnej firmy wdrożenie nie przyniosło mniej niż czterokrotności swojego kosztu w pierwszym roku. Zwykle znacznie więcej.
Kiedy jeszcze warto to zrobić
Są trzy sytuacje, w których projekt uporządkowania bonusów zwraca się najszybciej.
- Rotacja w zakupach. Zmiana osoby odpowiedzialnej za relacje z dostawcą to typowy moment, kiedy wiedza o programach bonusowych wyparowuje. Jeśli planujesz zmianę kadrową w zakupach w najbliższych miesiącach — zrób to wcześniej.
- Negocjacje warunków. Jeśli idziesz do dostawcy po lepsze warunki, konkretny raport pokazujący, że w zeszłym roku zrobiliście 2,3 mln PLN w jego kategorii, to zupełnie inna rozmowa niż „kupujemy u Pana sporo".
- Rozmowa z bankiem. Przy linii obrotowej czy faktoringu udokumentowany strumień bonusów od dostawców to bardzo konkretny element oceny — jest to przychód „niepracujący" przy obrocie i realnie zmienia relacje wskaźników.
Co dalej
Jeśli dziś nie potrafisz w ciągu 10 minut pokazać, ile firma oczekuje bonusów za bieżący kwartał od pięciu największych dostawców — prawdopodobnie zostawiasz u nich pieniądze. Nie dlatego, że są nieuczciwi, tylko dlatego, że druga strona nie przypomni Ci sama.
Zacznij od listy aktywnych programów bonusowych, na kartce A4. Przy każdym — próg, stawka, okres, termin rozliczenia. Jeśli lista jest dłuższa niż pięć pozycji, Excel to pułapka, w którą sam wchodzisz. Jeśli chcesz, żebyśmy przeszli przez to z Tobą i policzyli, ile faktycznie da się odzyskać w ciągu roku — pierwsza rozmowa jest bezpłatna i trwa pół godziny.
Bonusy retro są formą kredytu, którego Ty udzielasz dostawcy. Zbyt wielu polskich MŚP udziela go za darmo.