Kreditlimits für Kunden im ERP: hör auf, fremde Probleme zu finanzieren

· 7 Min. Lesezeit · SilverData-Team

Die meisten polnischen KMU, die B2B mit Zahlungsziel verkaufen, wissen gar nicht, wie viel sie eigentlich auf Kredit herausgeben. Im ERP steht ein Feld „Kreditlimit", aber niemand füllt es aus, niemand überwacht es, und niemand bekommt eine Meldung, wenn ein Kunde die Grenze überschreitet. Solange alle zahlen, tut es nicht weh. Es tut alle paar Jahre weh — und dann richtig.

Zahlungsziele von 14, 30 oder 45 Tagen sind im B2B-Vertrieb der Standard, kein Privileg. Das heißt: Du finanzierst deine Kunden permanent aus eigener Tasche. Hast du 60 aktive Abnehmer, die dir im Schnitt je 20.000 PLN schulden, leihst du dem Markt 1,2 Mio. PLN zinsfrei. Solange das Portfolio gesund ist, sind das normale Betriebskosten. Problem: Das Portfolio ist nicht statisch, und niemand prüft es laufend.

Bei einem unserer Kunden — einem 18-Personen-Baustoffhändler in Zentralpolen mit rund 24 Mio. PLN Jahresumsatz, der auf Comarch Optima arbeitet — lief die klassische Geschichte ab. Ein großer Kunde aus dem Installationsgewerbe zahlte seit einem halben Jahr leicht verspätet, aber er zahlte. Der Vertrieb sah keinen Grund zur Sorge. Als der Kunde Insolvenz anmeldete, lag die Exposition bei 180.000 PLN — anderthalb Monate Deckungsbeitrag der ganzen Filiale. Niemand hat das überwacht, weil das „Limit" im Kundenstamm auf 0 stand (das hieß in dieser Konfiguration nach der Migration „kein Limit") und das System nie Alarm geschlagen hat.

Was ein Kreditlimit eigentlich zählen soll

Erste Falle: Die meisten Vertriebler denken bei „Kreditlimit" an „den maximalen Rechnungsbetrag". Das ist nicht dasselbe. Ein Kreditlimit ist die maximale Gesamtexposition gegenüber einem einzelnen Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt — offene Rechnungen plus bestätigte, noch nicht fakturierte Aufträge.

Hat ein Kunde ein Limit von 50.000 PLN, offene Rechnungen von 30.000 PLN und gibt gerade einen Auftrag über 25.000 PLN auf, ist er über dem Limit — auch wenn keine einzelne Rechnung je 25.000 PLN übersteigt. Ein ERP, das diese Summe nicht bildet, schützt vor nichts.

In Comarch Optima, enova365 und Subiekt lassen sich diese Komponenten standardmäßig oder mit einem leichten Skript/Alert summieren — vorausgesetzt, jemand richtet das bewusst ein. Ab Werk funktioniert es selten so, wie du es brauchst.

So setzt du Limits, die nicht aus der Luft gegriffen sind

Zweite Falle: Limits „nach Gefühl" von einem Vertriebler, der sich seine Provision sichern will. Hat jeder Kunde ein Limit von 100.000 PLN, gibt es faktisch kein Limit. Sind Limits beliebig, weiß das Mahnwesen nicht, wann es eskalieren soll.

Ein einfaches, funktionierendes Schema für ein KMU (seien wir ehrlich — richtiges Credit Scoring ist Sache von Banken, nicht eines 18-Personen-Händlers):

Dazu zwei Pflichtspalten im Kundenstamm: Datum der letzten Prüfung und Datenquelle (Auskunftei, Wirtschaftsauskunft, eigene Einschätzung). Ist das Datum älter als ein Jahr, behandle das Limit, als gäbe es keines.

Was das System tun soll, wenn ein Kunde das Limit sprengt

Dritte Falle — und die schlimmste: Das System weiß, dass der Kunde über dem Limit ist, aber niemand sieht es. In den meisten Optima- oder Dynamics-Rollouts erscheint das Kreditlimit als kleines rotes Symbol in der Kundenkarte, auf das niemand klickt, weil der Auftrag per Mail reingekommen ist, der Vertriebler ihn ins ERP tippt und auf „speichern" drückt. Ende.

Was passieren soll, wenn ein Kunde über dem Limit ist, muss klar definiert sein, sonst improvisiert jeder:

  1. Weiche Sperre bei der Auftragserfassung — das System speichert den Beleg nicht ohne Freigabe durch eine konkrete Rolle (CFO, Vertriebsleitung, Inhaber).
  2. Harter Stopp bei der Warenausgabe — die Logistik gibt die Ware nicht frei, solange die Exposition über dem Limit liegt, auch wenn der Auftrag schon im System hängt.
  3. Automatische E-Mail an den Vertriebler, sobald der Kunde die Warnzone betritt (z. B. 80 % des Limits), mit Link zur Kundenkarte.
  4. Täglicher Report auf dem Tisch des Vertriebsleiters — Liste der Kunden über und knapp unter dem Limit, mit Beträgen. Nicht wöchentlich. Täglich.

Im Beispiel vom Anfang — nach genau diesem 180.000-PLN-Fall — haben wir bei dem Kunden exakt diese vier Dinge eingeführt. 14 Monate später meldete ein weiterer Abnehmer Sanierung an. Exposition zum Zeitpunkt des Verkaufsstopps: 45.000 PLN statt potenziell 220.000, weil das System den dritten Auftrag in Folge blockierte und der Vertriebsleiter die Freigabe nicht erteilte. Fünf Minuten täglich für die Prüfung der Liste — mehr kostet das operativ nicht.

Wie geht es weiter

Kreditlimits im ERP sind kein Halbjahresprojekt. Eine Woche, um den Kundenstamm aufzuräumen, zwei Tage, um Alerts zu konfigurieren, und ein Gespräch mit dem Vertrieb darüber, dass „nein" auch eine gültige Antwort ist. Es ist seltsam, wie wenige Firmen das wirklich tun — bis man den Inhaber sagen hört: „aber wie soll ich einem Kunden, mit dem wir zehn Jahre arbeiten, sagen, dass er die Ware nicht bekommt?". Antwort: „Sag genau das, was das System sagt — nicht du."

Wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, mach dir am Wochenende eine einfache Liste: Top 10 Kunden nach Umsatz, für jeden in Excel offene Rechnungen plus nicht fakturierte Aufträge zusammenzählen. Mit dem „Limit" in der Kundenkarte abgleichen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit sitzt mindestens einer schon tiefer drin, als er sollte. Das ist dein Ausgangspunkt.

Ein Kreditlimit, das das System nicht durchsetzt, ist kein Limit. Es ist nur eine Zahl im Feld — neben der Adresse und der Steuernummer.

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