Większość polskich MŚP sprzedających B2B z odroczonym terminem w ogóle nie wie, ile kredytują. Mają w ERP pole „limit kredytowy", ale nikt go nie wypełnia, nikt nie kontroluje i nikt nie dostaje alertu, kiedy klient tę granicę mija. Dopóki wszystko płaci, nie boli. Boli raz na kilka lat — i wtedy od razu bardzo.
Terminy płatności 14, 30, 45 dni to w sprzedaży B2B standard, nie przywilej. To znaczy, że cały czas finansujesz swoich klientów z własnej kieszeni. Jeśli masz 60 aktywnych odbiorców i średnio każdy jest Ci winien po 20 tys. zł — pożyczasz rynkowi 1,2 mln zł bez odsetek. Dopóki ten portfel jest zdrowy, to normalny koszt prowadzenia biznesu. Problem w tym, że ten portfel nie jest statyczny i nikt go na bieżąco nie przegląda.
U jednego z naszych klientów — 18-osobowego dystrybutora materiałów budowlanych z Mazowsza, obrót ok. 24 mln zł rocznie, pracującego na Comarch Optimie — poszła „typowa" sprawa: duży klient instalacyjny płacił lekko po terminie od pół roku, ale płacił. Dział handlowy nie widział powodu do niepokoju. Jak firma złożyła wniosek o upadłość, ekspozycja wynosiła 180 tys. zł — półtora miesiąca marży całego oddziału. Nikt tego nie monitorował, bo „limit" w kartotece klienta był ustawiony na 0 zł (czyli „brak limitu", tak było skonfigurowane przy migracji) i system nigdy nie krzyknął.
Co właściwie ma liczyć limit
Pierwsza pułapka: większość handlowców myśli o limicie kredytowym jako o „maksymalnej kwocie faktury". To nie jest to samo. Limit kredytowy to maksymalna łączna ekspozycja na jednego kontrahenta w danym momencie — niezapłacone faktury plus zamówienia w realizacji, które jeszcze nie zostały zafakturowane.
Jeśli klient ma u Ciebie limit 50 tys. zł, zafakturowane niezapłacone 30 tys. i właśnie składa zamówienie na 25 tys. — jest nad limitem, nawet jeśli pojedyncza faktura nie przekroczy nigdy 25 tys. ERP, który tego nie liczy łącznie, nie chroni przed niczym.
- Niezapłacone faktury (po terminie i w terminie — jedno i drugie to ekspozycja).
- Zamówienia potwierdzone, jeszcze niezafakturowane.
- Wydania magazynowe bez wystawionej faktury (częste w logistyce).
- Faktury zaliczkowe, które jeszcze nie zostały rozliczone fakturą finalną.
W Comarch Optimie, enovie365 i Subiekcie te komponenty da się zsumować standardowo lub lekkim skryptem/alertem — pod warunkiem, że ktoś to świadomie skonfiguruje. „Z pudełka" rzadko działa to tak, jak byś chciał.
Jak ustawić limity, które nie są z sufitu
Druga pułapka: limity ustawione „na oko" przez handlowca, który chce bezpiecznie zaklepać prowizję. Jeśli każdy klient ma limit 100 tys., to tak jakby limitu nie było. Jeśli limity są losowe, dział windykacji nie wie, kiedy reagować.
Prosty, działający schemat dla MŚP (nie oszukujmy się — pełny scoring kredytowy jest dla banków, nie dla 18-osobowej hurtowni):
- Nowy klient: limit = średnie miesięczne obroty branży × 0,5, maks. 10 tys. zł, do pierwszych 3 opłaconych faktur w terminie.
- Stały klient (powyżej 6 miesięcy współpracy): limit = średni miesięczny obrót z ostatnich 6 miesięcy × 1,5.
- Klient z historią opóźnień powyżej 14 dni: limit = średni miesięczny obrót × 0,8, przegląd co kwartał.
- Klient strategiczny z gwarancją (ubezpieczenie, akredytywa, weksel): limit = kwota zabezpieczenia × 0,9.
Do tego dwie kolumny obowiązkowo trzymane w kartotece: data ostatniej weryfikacji i źródło danych (BIG, wywiadownia, własny osąd). Jeśli data jest sprzed roku, limit traktuj jak nieistniejący.
Co ma zrobić system, kiedy klient przekroczy limit
Trzecia pułapka — i najgorsza: system wie, że klient jest nad limitem, ale nikt tego nie widzi. W większości wdrożeń Optimy czy Dynamicsa limit kredytowy pokazuje się jako czerwona ikonka w kartotece, której nikt nie klika, bo zamówienie przyszło przez e-mail, handlowiec wstukuje je w ERP i naciska „zapisz". Koniec.
To, co powinno się wydarzyć, kiedy klient jest nad limitem, musi być zdefiniowane jasno, inaczej każdy improwizuje:
- Miękka blokada przy wprowadzaniu zamówienia — system nie pozwala zapisać dokumentu bez zatwierdzenia przez konkretną rolę (CFO, dyrektor handlowy, właściciel).
- Twardy stop na wydanie magazynowe — magazynier nie wyda towaru, dopóki ekspozycja jest nad limitem, nawet jeśli zamówienie już wisi w systemie.
- Automatyczny e-mail do handlowca przy wejściu klienta w strefę ostrzegawczą (np. 80% limitu), z linkiem do kartoteki.
- Dzienny raport na biurku szefa sprzedaży — lista klientów nad limitem i blisko limitu, z wartościami. Nie co tydzień. Codziennie.
W przykładzie z początku artykułu — po tej samej sprawie z 180 tys. zł — wdrożyliśmy u klienta dokładnie te cztery rzeczy. 14 miesięcy później kolejny odbiorca złożył wniosek o restrukturyzację. Ekspozycja w momencie zatrzymania sprzedaży: 45 tys. zł zamiast potencjalnych 220 tys., bo system zablokował trzecie zamówienie z rzędu, a dyrektor handlowy nie podpisał odblokowania. Pięć minut dziennie na przegląd listy — tyle to kosztuje operacyjnie.
Co dalej
Limity kredytowe w ERP to nie jest projekt na pół roku. To tydzień uporządkowania kartoteki, dwa dni konfiguracji alertów i jedna rozmowa z działem handlowym o tym, że „nie" jest też poprawną odpowiedzią. Dziwne, że tak mało firm to robi — aż przestaje być dziwne, kiedy słyszysz od właściciela: „ale jak ja mam powiedzieć klientowi, który kupuje u nas 10 lat, że nie dostanie towaru". Odpowiedź: „powiedz dokładnie to, co napisał system, nie Ty".
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć u siebie — zrób sobie w weekend prostą listę: top 10 klientów po obrocie, dla każdego policz w Excelu niezapłacone faktury plus niezafakturowane zamówienia. Zestaw to z „limitem" w kartotece. Z dużym prawdopodobieństwem przynajmniej jeden z nich już Ci wisi więcej, niż powinien. To jest Twój punkt startu.
Limit kredytowy, którego system nie egzekwuje, nie jest limitem. To tylko liczba w polu kartoteki, obok adresu i numeru NIP.