Inhaber von KMU fragen oft: wie viel lohnt es sich für Backup, eine Zweitleitung oder Server-Redundanz auszugeben? Die Antwort beginnt mit einer ganz anderen Frage — wie viel kostet uns eine Stunde, in der ein kritisches System steht? Die meisten Firmen haben das nie ausgerechnet.
In Gesprächen mit der Geschäftsleitung hören wir meistens zwei Extreme. Das erste: „Den letzten Ausfall haben wir doch überlebt, nichts Dramatisches." Das zweite: „Wir können uns keinen Ausfall leisten, alles muss hochverfügbar sein." Beide sind praktisch wertlos, solange keine konkrete Zahl darunterliegt. Ohne sie ist jede Diskussion über Verfügbarkeit Ideologie, keine geschäftliche Entscheidung — und zwar eine Ideologie, die in die eine Richtung unnötige Ausgaben erzeugt und in die andere ein Risiko, das die Firma nicht tragen sollte.
Die gute Nachricht: man braucht weder einen Berater noch ein Monte-Carlo-Modell. Die Kosten einer Ausfallstunde mit sinnvoller Genauigkeit zu berechnen dauert einen Nachmittag und drei interne Gespräche.
Was während eines Ausfalls tatsächlich verloren geht
Ein IT-Ausfall in einem KMU erzeugt Kosten in vier Taschen gleichzeitig. Die meisten Firmen zählen nur die erste — deshalb kommt am Ende eine unrealistisch kleine Zahl heraus.
- Verlorene Produktivität. Die Leute sitzen, bringen aber nichts Sinnvolles zustande. Wir rechnen Bruttolöhne plus Lohnnebenkosten, multipliziert mit dem Anteil der tatsächlich blockierten Personen und mit ihrem produktiven Anteil eines normalen Arbeitstages.
- Verlorene oder verschobene Umsätze. Nicht angenommene Aufträge, nicht fristgerecht versandte Angebote, Kunden, die anriefen und nicht durchkamen — ein Teil kehrt nach dem Neustart zurück, ein Teil wandert zur Konkurrenz. Nicht Umsatz, sondern Marge.
- Kosten der Störungsbehebung. Überstunden, um den Rückstand aufzuholen, ein Notfalleinsatz des Admins oder externen Dienstleisters zum Wochenendtarif, Expresskurier für das, was mit normaler Lieferung gegangen wäre.
- Vertragsstrafen und Vertrauensverlust. SLA mit einem Handelsketten-Kunden, Strafe für Lieferverzug, ein Kunde, der schon einmal „das System ist ausgefallen" gehört hat und beim nächsten Mal die Preise mit der Konkurrenz vergleicht. Letzteres ist am schwersten zu beziffern und langfristig am schmerzhaftesten.
Wichtig — diese vier Taschen verhalten sich zeitlich unterschiedlich. Produktivität ist linear (die zweite Stunde kostet etwa so viel wie die erste). Umsatz hat eine Schwelle (bis 30 Minuten wartet der Kunde, nach zwei Stunden ruft er bei der Konkurrenz an). Störungskosten steigen in Sprüngen (Montagmorgen und Freitagabend sind zwei Welten). Vertragsstrafen springen meistens an Tagesgrenzen an.
Rechnen wir es an einem konkreten Beispiel
Nehmen wir einen realistischen Fall, den wir bei einem unserer Kunden gesehen haben. Ein 30-Personen-Großhändler für Elektrotechnik bei Łódź, Comarch Optima als ERP, ein einfaches, mit Optima integriertes WMS. An einem Montag um 11:00 Uhr fällt der Datenbankserver aus — Festplattenausfall. Das ERP ist um 15:00 Uhr zurück. Vier Stunden Ausfall mitten in der Hauptgeschäftszeit.
Vier Taschen:
- Produktivität. Von 30 Personen arbeiten 22 mit dem System (Vertrieb, Backoffice, Logistik). Durchschnittslohn plus Lohnnebenkosten ca. 85 PLN/h. Nicht völlig unproduktiv — manche telefonieren, manche sortieren Unterlagen — wir rechnen mit 60% Verlust. 22 × 85 × 4 × 0,6 = 4490 PLN.
- Umsatz. Die Firma macht täglich ca. 180.000 PLN Umsatz bei ca. 18% Marge. Vier Spitzenstunden sind rund 90.000 PLN Umsatz. Nach Neustart kommen 40% der Aufträge zurück (Kunden, die heute kaufen mussten), 60% zerlaufen sich oder gehen zur Konkurrenz. Entgangene Marge: 90.000 × 0,6 × 0,18 = 9720 PLN.
- Störungskosten. Externer Admin im Notfalleinsatz — 6 Stunden à 250 PLN = 1500 PLN. Dienstagabend-Überstunden zum Aufholen — 10 Personen × 2 h × 70 PLN mit Überstundenaufschlag = 1400 PLN. Zusammen 2900 PLN.
- Strafen und Vertrauen. Eine Lieferung an eine Handelskette mit SLA-Code — Vertragsstrafe 2500 PLN für das verfehlte Lieferfenster. Ein Stammkunde stornierte einen Auftrag über ca. 15.000 PLN und wechselte in den folgenden Monaten zur Konkurrenz; vorsichtig gerechnet 2000 PLN entgangene Marge pro Jahr über drei Jahre. In diesem konkreten Ausfall: 4500 PLN.
Summe: ca. 21.600 PLN für vier Stunden, im Schnitt also 5400 PLN pro Stunde Ausfall in der Hauptgeschäftszeit. Mit dieser Zahl kann man arbeiten. Wichtig — ohne die vierte Tasche wären es 4200 PLN pro Stunde und die Investitionsentscheidungen würden anders ausfallen.
Nicht jedes System braucht denselben Schutz
Der größte Fehler nach dieser Rechnung ist, die Zahl auf alles anzuwenden. „Eine ERP-Stunde kostet 5400 PLN, also kostet die HR-Stunde das Gleiche." Nein.
Mach eine einfache Matrix. Erste Spalte — das System (ERP, Mail, Telefon, Website, HR-System, Lagerverwaltung, Dateiserver). Zweite — wie viele Personen und Prozesse wirklich stehenbleiben, wenn das System ausfällt. Dritte — wie schnell der Kunde merkt, dass etwas nicht geht. Vierte — die Stundenkosten, berechnet wie oben.
In demselben 30-Personen-KMU ergeben sich meistens drei Klassen:
- Kritisch (ERP, WMS, Telefonie für den Vertrieb): 3.000–6.000 PLN pro Stunde. RTO in Stunden, maximal 4–8 Stunden an Werktagen.
- Wichtig (Mail, Website mit Kontaktformular, HR-System in der Lohnwoche): 500–1.500 PLN pro Stunde. RTO: ein halber bis ein ganzer Tag.
- Nützlich (Intranet, Wiki-CMS, Urlaubsantragssystem): tatsächlich unter 500 PLN pro Stunde. RTO: 2–3 Werktage ohne Drama.
Erst jetzt kannst du bewusst entscheiden, wo HA sinnvoll ist, wo ein Backup mit schnellem RTO und wo ein tägliches Backup reicht. Eine Firma, die alle drei Klassen gleich behandelt, zahlt entweder zu viel für den Schutz des Urlaubssystems oder zu wenig für das ERP. Meistens beides gleichzeitig.
Wie du die Zahl in Investitionsentscheidungen nutzt
Derselbe 30-Personen-Großhändler stand vor der Wahl: einen einzelnen Server mit täglichem Backup lassen oder in einen zweiten Server in HA-Konfiguration investieren (einmalig ~35.000 PLN plus ~6.000 PLN pro Jahr). Ohne die Zahl war auf der einen Seite „40.000 geben wir nicht aus, ist zu teuer", auf der anderen „HA ist offensichtlich besser". Mit der Zahl ändert sich das Gespräch.
Historisch hatte die Firma durchschnittlich zwei ernste ERP-Ausfälle pro Jahr, jeweils 3–4 Stunden. Das sind ca. 7 Stunden × 5400 PLN = ~38.000 PLN Verluste pro Jahr. Die HA-Investition rechnet sich im Status-quo-Szenario in einem Jahr, und wenn sie innerhalb von drei Jahren auch nur einen großen Wochenendausfall (10+ Stunden) verhindert, zahlt sie sich zweimal zurück. Entscheidung: Investition — aber nur im ERP und WMS, nicht in den übrigen Systemen. Für Mail reicht eine Cloud mit 99,9% SLA plus Backup. Für das Intranet — ein tägliches Backup.
Dieselbe Logik erklärt sauber auch die umgekehrten Entscheidungen. Wenn die Stundenkosten der Firmenwebsite (kein E-Commerce, nur eine digitale Visitenkarte) bei 200 PLN liegen, muss man keinen 20.000-PLN-Cluster kaufen. Vernünftiges Hosting mit Monitoring und Backup reicht.
Wie geht es weiter
Wenn du die Stundenkosten eines ERP-Ausfalls nie berechnet hast — fang nicht mit einem Excel-Modell über 40 Zeilen an. Mach die erste Rechnung auf einem A4-Blatt, in vier Taschen, am Tisch mit der Finanzperson und jemandem aus der Abteilung, die am stärksten von diesem System abhängt. Es dauert zwei Stunden. Es entscheidet eine Frage, um die du vermutlich seit Monaten herumläufst.
Wenn du möchtest, dass jemand diese Rechnung in deiner Firma leitet, ohne dabei gleich eine bestimmte Lösung zu verkaufen — dafür sind wir unter anderem da. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Ohne eine Zahl für die Kosten einer Ausfallstunde ist jede Diskussion über IT-Verfügbarkeit Ideologie, keine geschäftliche Entscheidung.