Konsignation sieht einfach aus — bis du zählst, wie viel Geld gleichzeitig beim Kunden und beim Lieferanten liegt. Danach sieht es anders aus.
In kleinen und mittleren Unternehmen taucht Konsignation meistens aus einem Grund auf: Ein großer Kunde oder ein großer Lieferant diktiert das Modell, weil es für ihn bequemer ist. Ein Automobilzulieferer hält einen „Zwei-Wochen-Puffer" beim OEM. Ein Schraubenhersteller liefert an einen Distributor, der erst nach dem Weiterverkauf zahlt. Ein pharmazeutischer Großhändler hat Ware in den Regalen von Ketten-Apotheken und rechnet gegen Kassenbons ab. Jede dieser Konstellationen ist Konsignation — und jede macht in der Buchhaltung dasselbe: Eigentum auf der einen Seite, Besitz auf der anderen, Abrechnung erst nach Verbrauch.
Das Problem: Das Standard-ERP im KMU (Comarch Optima, enova365, Subiekt GT oder nexo, auch Microsoft Dynamics BC) liefert das nicht so aus der Box, dass es „einfach funktioniert". Du musst mehrere Konfigurationsentscheidungen treffen — und wenn du sie nicht bewusst triffst, trifft das System sie für dich. Meistens schlecht.
Was Konsignation tatsächlich ist
In einfacher Form: Die Ware liegt physisch beim anderen, bleibt aber dein Eigentum, bis sie verbraucht wird (verkauft, entnommen, verwendet). Die Rechnung geht erst nach diesem Verbrauch raus, in der Regel wöchentlich oder monatlich gemeldet.
Das löst zwei reale kaufmännische Probleme. Aus Sicht des Kunden: Die Ware ist greifbar, kein Geld ist darin gebunden, bezahlt wird erst beim Verkauf oder Verbrauch. Aus Sicht des Lieferanten: kürzere Lead-Time für den Kunden, mehr Bindung, planbarerer Absatz. Aus Sicht der Buchhaltung: Konsignationsbestand ist weiterhin dein Umlaufvermögen, auch wenn er physisch nicht bei dir ist.
In Polen und auch im DACH-Raum ist dieses Modell in vier Branchen Standard: Zulieferung in die Automobilindustrie (OEM verlangt einen Puffer vor Ort), Bau (Entwickler lagert Stahl auf der Baustelle), FMCG im Regal einer Handelskette (seltener, aber vorkommend) und Pharma (Ketten-Apotheken halten Konsignationsbestand). Wer in einer dieser Branchen tätig ist oder als Second-Tier-Lieferant einsteigt, bekommt Konsignation früher oder später als Vertragsbedingung.
Signale, dass deine Konsignation nicht im ERP steckt
„Nicht im ERP" heißt nicht, dass es sie nicht gibt — sondern dass sie in Köpfen, E-Mails und Tabellen lebt, und das ERP nur einen Ausschnitt kennt. Drei Symptome, die wir immer wieder sehen:
Symptom eins — das Lager sagt „haben wir", die Buchhaltung sagt „haben wir nicht". Die Ware hat das Werk physisch verlassen, also hat der Lagerist sie im WMS vom Bestand genommen. Eine Rechnung gibt es aber noch nicht, weil der Kunde noch nicht verbraucht hat. Die Buchhaltung schaut auf den Bestand und sieht Minus im Konsignationslager. Oder sieht Konsignation gar nicht, weil niemand diese Kategorie aufgetrennt hat. Jeden Monat gibt es Streit um 50–150 Tausend Złoty.
Symptom zwei — die Inventurdifferenz liegt Monat für Monat bei 5–15%. Immer auf der Fehlbestandsseite. Immer „der Kunde wird's verbraucht und nicht gemeldet haben". Niemand weiß es wirklich. Die Inventurkorrekturen laufen ins Kosten-Konto, ohne dass jemand überrascht ist, weil „die Branche ist halt so".
Symptom drei — dieselbe Ware gleichzeitig an zwei Orten. Konsignationsbestand bei Kunde A ist gleichzeitig Ware, die dem Verkäufer in Kunde B's Angebot angezeigt wird, weil er sie im ERP als „verfügbar" sieht. Das platzt in dem Moment, in dem Kunde B für ein konkretes Projekt bestellt und die Ware nicht da ist — sie steht 300 km entfernt bei Kunde A.
Keines davon ist menschliches Versagen. Es sind fehlende Konfigurationsentscheidungen im ERP. Sobald sie getroffen sind, verschwinden die Symptome innerhalb eines Abrechnungszyklus.
Wie das in einem typischen KMU-ERP eingerichtet wird
Die meisten in Polen verbreiteten ERPs (Comarch Optima, enova365, Subiekt, Microsoft Dynamics NAV/BC, kleinere polnische Systeme) haben keinen „Konsignationsmodus", den man per Checkbox einschaltet. Sie haben aber die Bausteine dafür. Drei Entscheidungen sind zu treffen:
- Ein separates logisches Lager pro Konsignationsort. Nicht ein einziges „Konsignationslager", sondern eines pro Kunde — oder pro konkretem Standort, wenn derselbe Kunde an mehreren Orten lagert. Das ergibt getrennte Bestände und getrennte Bewegungen. In Comarch Optima sind das wenige Minuten; in enova365 ebenso. Die Benennung sollte einheitlich sein, z. B.
KONS-ABC-WAWfür Konsignation beim Kunden ABC in Warschau. - Interne Umlagerung (MM) als Lieferdokument, nicht als Rechnung. Die Ware verlässt das Hauptlager und kommt im Konsignationslager an. Keine Rechnung, keine Kostenbuchung — es ändert sich nur die physische Lokation. Die Buchhaltung sieht, dass der Bestand weiterhin dir gehört, weil die Summe über alle Lager unverändert bleibt.
- Rechnung erst nach dem Verbrauchsbericht des Kunden. Der Verbrauchsbericht (oder vereinfacht: der Endbestandsbericht — Differenz = Verbrauch) kommt wöchentlich oder monatlich. Erst dann wird für den Verbrauch fakturiert und der Bestand aus dem Konsignationslager abgezogen. Diesen Schritt sollte man automatisieren, denn 300 Positionen jede Woche manuell zu erfassen ist ein Rezept für Fehler.
Ein vierter, oft vergessener Punkt: **die Sicht „verfügbar für den Verkauf" muss widerspiegeln, dass Konsignationsbestand nicht an jemand anderen verkauft werden kann**. In den meisten ERPs muss man entweder das Konsignationslager aus der Berechnung „verfügbar für den Vertrieb" ausschließen oder ein separates Feld „kaufmännischer Bestand = nur Hauptlager, ohne Konsignation" anlegen. Das ist der kleine Haken, der oft übersehen wird und Symptom drei erzeugt.
Ein konkretes Beispiel
Bei einem unserer Kunden — einem 35-köpfigen Hersteller von Verbindungselementen und Spezialschrauben für die Automobilindustrie — gab es Konsignation seit jeher. Drei große Kunden (ein OEM in Deutschland, zwei Distributoren in Polen) forderten einen Puffer von zwei bis drei Wochen bei sich vor Ort. Der Gesamtwert des Konsignationsbestands pendelte um 800 Tausend Złoty — rund 20 % des gesamten Bestands.
Vor der Aufräumaktion sah die Konfiguration so aus: Ware, die zum Kunden ging, verschwand aus Comarch Optima als „Verkauf gegen Bericht"; die Konsignationspositionen wurden in einer Excel-Datei auf einem Netzlaufwerk geführt und einmal pro Woche von einer Person im Vertrieb aktualisiert. Jeden Monat lief bei der Abrechnung mit dem OEM eine Verhandlung: „Wir haben 12.400 Stück im Verbrauch, Sie fakturieren 13.100 — wo ist der Rest?" Die übliche Antwort war „muss in einer unserer Boxen stecken, wir schauen". Konkret: eine stabile monatliche Abweichung von 4–6 %, die das Unternehmen als „natürlicher Schwund" in die Kosten gebucht hat. In Geld: 25–40 Tausend Złoty pro Monat, rund 400 Tausend pro Jahr.
Der Umbau dauerte drei Wochen und blieb unter einem Budget von 25 Tausend Złoty: separate Konsignationslager pro Kunde in Optima, MM-Umlagerungen als Lieferbeleg, wöchentliche Verbrauchsberichte vom Kunden per CSV (einfache Integration — Position gemappt über SKU). Dazu sahen die Vertriebler den Konsignationsbestand nicht mehr im Feld „verfügbar" — was sofort zeigte, dass der tatsächlich „verfügbare" Bestand 20 % niedriger war, als alle angenommen hatten.
Drei Monate später lag die monatliche Abweichung bei 0,5–1 % und bestand im Wesentlichen aus echten Transportschäden, die nun als konkrete Reklamationspositionen sichtbar waren statt in der Gesamtmasse zu verschwinden. Der Finanzchef konnte rund 30 Tausend Złoty pro Monat aus den Kosten herausnehmen, die vorher als „Fehlbestand" verbucht wurden. Insgesamt kostete das inklusive Konfiguration, Tests und Hypercare etwa 60 Beratungsstunden plus 20 Stunden ihrer Buchhalterin.
Was zu vermeiden ist
Drei Muster, die wir häufig sehen und die immer zurückkommen.
- „Ein Konsignationslager" für alle Kunden. Gibt dir die Summe, nicht aber den Bestand pro Kunde. Bei der Inventur weißt du nicht, wo wie viel liegt — und bist zurück bei Excel. Lege ein separates Lager pro Ort an, auch wenn es nur zwei sind.
- Verbrauchsberichte „einmal im Quartal, weil es uns so passt". Konsignation verlangt Abrechnungsdisziplin — sonst erinnert sich nach drei Monaten niemand mehr, was passiert ist. Monatlich ist Minimum, wöchentlich besser. Wenn der Kunde keinen Bericht schicken kann, heißt das nicht, dass Konsignation nicht abrechenbar ist — es heißt, dass du ihm ein einfaches Web-Formular bauen oder sein System anbinden musst.
- Konsignation ohne schriftlichen Vertrag, weil „wir arbeiten mit Marek seit Jahren". Juristisch ist Konsignation Verwahrung mit Verbrauchsrecht. Ohne schriftlichen Vertrag, der Risiko bei Beschädigung, Diebstahl oder Brand regelt, was bei Vertragsende geschieht und wie lange der Kunde nach Meldung Zeit zu zahlen hat, bist du im luftleeren Raum. Das ERP ordnet die Fakturierung; der Vertrag ordnet das Risiko.
Was in diesem Monat zu tun ist
Wenn du irgendeine Form von Konsignation hast — auf der Kunden- oder Lieferantenseite — und auch nur eines der obigen Symptome wiedererkennst, beginn mit drei Schritten, die ohne großes Projekt gehen.
- Zähle, wie viel Geld physisch beim Kunden oder Lieferanten als Konsignationsbestand liegt. Größenordnung reicht. Liegt es über 10 % deines Gesamtbestands — Konsignation ist groß genug, um ins ERP zu gehören.
- Richte in deinem ERP ein Pilot-Konsignationslager für einen konkreten Kunden ein, und bewege deine letzte Lieferung dorthin mit einer MM-Umlagerung statt mit einer Verkaufsrechnung. Schau, was mit den Berichten, dem „verfügbar"-Feld im Vertrieb und der Inventur passiert.
- Vereinbare mit einem Schlüsselkunden einen wöchentlichen Verbrauchsbericht in festem Format. CSV, Excel, egal — Hauptsache regelmäßig und mit denselben Feldern wie deine SKUs.
Nach einem Abrechnungszyklus (meist ein Monat) weißt du, ob es wehtut oder nicht und wie groß die reale Abweichung ist. Die meisten Firmen stellen fest, dass die Abweichung größer war, als sie dachten — und dass sie sich nach dem Aufräumen einfach ausgleicht.
Was als Nächstes
Konsignation ist keine Magie — sie ist nur ein Geschäftsmodell, in dem Eigentum und Besitz an zwei verschiedenen Orten sitzen. Das ERP wird damit umgehen, sofern du es ihm bewusst zeigst. Lässt du das ERP sich selbst überlassen, macht es, was es kann — behandelt die Lieferung als Verkauf und den Konsignationsbestand als Fehlbestand — und knabbert Monat für Monat 2–5 % Marge weg.
Wenn du nicht weißt, wo du in deinem System anfangen sollst, schauen wir gern auf die konkrete Konfiguration — Optima, enova365, Subiekt, Dynamics oder ein kleineres polnisches System — und sagen dir, welche dieser Entscheidungen bei dir schon getroffen sind (gut oder schlecht) und welche noch nicht.
Konsignation ist kein verlorener Bestand. Sie ist Bestand an einem anderen Ort — und wenn das ERP ihn nicht sieht, heißt das nicht, dass es ihn nicht gibt. Es heißt, du bezahlst jeden Monat für das, was du nicht weißt.