Konsygnacja wygląda prosto, dopóki nie policzysz, ile masz pieniędzy u klienta i u dostawcy jednocześnie. Potem wygląda inaczej.
W małych i średnich firmach konsygnacja pojawia się zazwyczaj z jednego powodu: duży klient albo duży dostawca narzuca ten model, bo im się tak pracuje wygodniej. Dostawca części samochodowych trzyma „bufor dwa tygodnie" u OEM-a. Producent śrub dostarcza do dystrybutora, który płaci dopiero po sprzedaży detalicznej. Hurtownia farmaceutyczna trzyma towar na półkach aptek sieciowych i rozlicza po skanie z kasy. Każdy z tych układów to konsygnacja — i każdy robi dokładnie to samo w księgach: własność po jednej stronie, posiadanie po drugiej, rozliczenie dopiero po konsumpcji.
Problem w tym, że standardowy ERP w MŚP (Comarch Optima, enova365, Subiekt GT czy nexo) nie dostaje tego z pudełka tak, żeby to „po prostu działało". Trzeba podjąć kilka decyzji konfiguracyjnych — i jeśli ich nie podejmiesz świadomie, system zacznie je podejmować za ciebie. Zwykle źle.
Co to naprawdę jest konsygnacja
W najprostszej definicji: towar fizycznie leży u drugiej strony, ale pozostaje twoją własnością, aż do momentu konsumpcji (sprzedaży, pobrania, zużycia). Faktura idzie dopiero po tej konsumpcji, zwykle raportowanej raz na tydzień albo raz na miesiąc.
To rozwiązanie dwóch realnych problemów handlowych. Z perspektywy klienta: ma towar pod ręką, nie zamraża w nim gotówki, a płaci dopiero jak sprzeda albo zużyje. Z perspektywy dostawcy: skraca lead-time dla klienta, buduje lojalność i zyskuje przewidywalność sprzedaży. Z perspektywy księgowej: zapas konsygnacyjny to nadal twój majątek obrotowy, mimo że fizycznie go nie masz.
W Polsce ten model jest absolutnie standardowy w czterech branżach: dostawy do automotive (OEM wymusza bufor u siebie), budowlanka (deweloper trzyma stal u siebie na placu budowy), FMCG na półce sieci handlowej (rzadziej, ale się zdarza), oraz farmacja (apteki sieciowe mają stany komisowe). Jeżeli jesteś w jednej z tych branż, albo dopiero wchodzisz jako dostawca drugiego rzędu — konsygnację prędzej czy później dostaniesz jako warunek kontraktu.
Sygnały, że twoja konsygnacja nie jest w ERP
Konsygnacja „nie jest w ERP" to nie znaczy, że jej nie macie — to znaczy, że macie ją w głowach, w mailach i w arkuszach, a ERP wie tylko kawałek. Trzy objawy, które widzimy regularnie:
Objaw pierwszy — magazyn mówi „jest", księgowa mówi „nie ma". Fizycznie towar wyjechał z firmy, więc magazynier zdjął go ze stanu w WMS. Ale faktura jeszcze nie wyszła, bo klient jeszcze nie zużył. Księgowa patrzy na stan magazynu i widzi minus w zapasie konsygnacyjnym. Albo nie widzi w ogóle, bo nikt tej kategorii nie wyodrębnił. Co miesiąc jest kłótnia o 50–150 tys. złotych.
Objaw drugi — raport inwentaryzacyjny nie zgadza się o 5–15% miesiąc w miesiąc. Zawsze w minus. Zawsze „pewnie klient zużył i nie zgłosił". Nikt tego do końca nie wie. Robicie korekty inwentaryzacyjne i puszczacie w koszty bez zdziwienia, bo „taka branża".
Objaw trzeci — ten sam towar w dwóch miejscach jednocześnie. Zapasy konsygnacyjne u klientów są jednocześnie zapasami gotowymi do sprzedaży innym klientom, bo handlowiec widzi je jako „dostępne" w ERP. Potem wybucha, kiedy drugi klient zamawia pod projekt, a towaru nie ma — bo stoi 300 km dalej u pierwszego.
Każdy z tych objawów to nie błąd ludzki — to brak decyzji konfiguracyjnej w ERP. Kiedy ją podejmiesz, objawy znikają w ciągu jednego cyklu rozliczeniowego.
Jak to się ustawia w typowym ERP MŚP
Większość polskich ERP-ów (Comarch Optima, enova365, Subiekt, Microsoft Dynamics NAV/BC, mniejsze polskie systemy) nie ma „trybu konsygnacji" włączanego jedną checkboksą. Ma za to komplet klocków, z których można to złożyć. Trzy decyzje do podjęcia:
- Oddzielny magazyn logiczny dla każdej lokalizacji konsygnacyjnej. Nie jeden „magazyn konsygnacja", tylko osobny magazyn na każdego kontrahenta albo każdy konkretny punkt (jeżeli ten sam kontrahent trzyma w kilku lokalizacjach). To daje osobne stany i osobne historie przesunięć. W Comarch Optima to kilka minut; w enova365 też. Nazewnictwo powinno być spójne, np.
KONS-ABC-WAWdla konsygnacji w magazynie klienta ABC w Warszawie. - Przesunięcie MM (międzymagazynowe) jako dokument wysyłki konsygnacyjnej, nie faktura. Towar wychodzi z magazynu głównego do magazynu konsygnacyjnego. Nie ma faktury, nie ma dekretu kosztowego — zmienia się tylko lokalizacja fizyczna. Księgowa widzi, że zapas nadal jest twój, bo suma po wszystkich magazynach się nie zmieniła.
- Faktura dopiero po raporcie zużycia od klienta. Raport zużycia (albo w uproszczonej wersji: raport stanu końcowego — różnica = zużycie) spływa raz w tygodniu albo raz w miesiącu. Dopiero wtedy wystawiacie fakturę za konsumpcję i zdejmujecie stan z magazynu konsygnacyjnego. Ten krok warto zautomatyzować, bo ręczne wklepywanie przy 300 pozycjach to proszenie się o błąd.
Czwarty, często pomijany element: **cennik „gotowych do sprzedaży" musi uwzględniać, że zapas konsygnacyjny nie jest do sprzedaży komu innemu**. W większości ERP-ów trzeba albo wyłączyć magazyn konsygnacyjny z pola „dostępne dla handlowców", albo zrobić osobne pole „stan handlowy = stan magazynu głównego, bez konsygnacji". To jest ten mały haczyk, który często się przeocza i który generuje objaw trzeci z poprzedniej sekcji.
Konkretny przykład z życia
U jednego z naszych klientów — 35-osobowego producenta elementów złącznych i śrub specjalnych dla automotive — konsygnacja była od zawsze. Trzej duzi klienci (OEM w Niemczech i dwóch dystrybutorów w Polsce) wymagali bufora dwa–trzy tygodnie u siebie. Łączna wartość zapasu konsygnacyjnego oscylowała w granicach 800 tys. zł — czyli jakieś 20% całego ich zapasu.
Przed uporządkowaniem konfiguracja wyglądała tak: towar wysyłany do klienta znikał z Comarch Optima jako „sprzedaż na raport", pozycje zapasu konsygnacyjnego były prowadzone w pliku Excel na dysku sieciowym, aktualizowanym raz w tygodniu przez jedną osobę z działu handlowego. Co miesiąc, przy comiesięcznym rozliczeniu z OEM-em, trwała negocjacja: „my mamy w zużyciu 12 400 szt., wy fakturujecie 13 100 szt., gdzie reszta". Odpowiedź najczęściej brzmiała „musi być w którymś z naszych pojemników, poszukamy". Konkretnie: regularne 4–6% rozjazdu miesięcznego, który firma brała na koszty jako „straty naturalne". W pieniądzach: 25–40 tys. zł miesięcznie, czyli ok. 400 tys. rocznie.
Przebudowa trwała trzy tygodnie i mieściła się w budżecie poniżej 25 tys. zł: osobne magazyny konsygnacyjne per klient w Optimie, przesunięcia MM jako dokument wysyłki, raport zużycia spływający z klientów raz w tygodniu w pliku CSV (integracja prosta — mapowanie pozycji po indeksie). Dodatkowo, handlowcy przestali widzieć zapas konsygnacyjny w polu „dostępne" — co zresztą od razu uwidoczniło, że „dostępnego" towaru było realnie o 20% mniej, niż wszyscy sądzili.
Po trzech miesiącach rozjazd miesięczny spadł do 0,5–1%, głównie z tytułu rzeczywistych uszkodzeń transportowych, które teraz były widoczne jako konkretne pozycje do reklamacji, a nie topiły się w ogólnej masie. Dyrektor finansowy zdjął z kosztów około 30 tys. zł miesięcznie, które wcześniej były wpisywane jako „niedobór". Zajęło to łącznie, licząc konfigurację, testy i hypercare, jakieś 60 roboczogodzin konsultingu plus 20 roboczogodzin ich księgowej.
Czego unikać
Trzy wzorce, które widujemy często i które zawsze wracają jak bumerang.
- „Jeden magazyn konsygnacja" na wszystkich klientów. Daje stan sumaryczny, nie daje stanu per klient. W momencie inwentaryzacji nie wiesz, u kogo ile masz — i wracasz do Excela. Zrób osobny magazyn na każdą lokalizację, nawet jeżeli masz ich tylko dwie.
- Raport zużycia „raz na kwartał, bo tak nam wygodnie". Konsygnacja wymaga dyscypliny rozliczeniowej, inaczej po trzech miesiącach nikt już nie pamięta, co się działo. Minimum raz w miesiącu, lepiej raz w tygodniu. Jeżeli klient nie potrafi wysłać raportu, to nie znaczy, że konsygnacji nie da się rozliczyć — to znaczy, że trzeba razem z nim zbudować prosty webform albo integrację z jego systemem.
- Konsygnacja bez umowy pisemnej, bo „z Panem Markiem działamy od lat". Konsygnacja to prawnie przechowanie z prawem konsumpcji. Bez pisemnej umowy, która mówi, kto ponosi ryzyko uszkodzenia, kradzieży, pożaru, co się dzieje przy zakończeniu współpracy i jak długo klient ma na zapłatę po raporcie — jesteście w próżni. ERP ułoży fakturowanie; umowa ułoży ryzyko.
Co zrobić w tym miesiącu
Jeżeli masz jakąkolwiek formę konsygnacji — po stronie klienta albo po stronie dostawcy — i rozpoznajesz choć jeden z objawów opisanych wyżej, zacznij od trzech kroków, które da się zrobić bez dużego projektu.
- Policz, ile pieniędzy fizycznie leży u klientów albo u dostawców jako zapas konsygnacyjny. Rząd wielkości. Jeżeli to ponad 10% twojego całego zapasu — konsygnacja jest wystarczająco duża, żeby musiała być w ERP.
- Spróbuj w ERP założyć jeden pilotażowy magazyn konsygnacyjny — na jednego konkretnego klienta — i przenieść do niego ostatnią wysyłkę przesunięciem MM zamiast fakturą. Sprawdź, co się dzieje z raportami, z polem „dostępne" u handlowców, z inwentaryzacją.
- Umów się z jednym kluczowym klientem na raport zużycia raz w tygodniu w ustalonym formacie. CSV, Excel, cokolwiek — ważne, żeby był regularny i miał te same pola co twoje indeksy.
Po jednym cyklu rozliczeniowym (zwykle miesiąc) będziesz wiedział, czy to boli, czy nie boli, i jak wygląda realna skala rozjazdu. Większość firm odkrywa, że rozjazd był większy niż myśleli — i że po uporządkowaniu zaczyna się po prostu bilansować.
Co dalej
Konsygnacja nie jest magią — jest tylko modelem komercyjnym, w którym własność i posiadanie są w dwóch różnych miejscach. ERP to obsłuży, pod warunkiem, że mu to świadomie pokażesz. Jeżeli zostawisz go samemu sobie, zrobi to co umie — czyli potraktuje wysyłkę jako sprzedaż, a stan konsygnacyjny jako niedobór — i miesiąc w miesiąc zjadało wam będzie 2–5% marży.
Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć w swoim systemie, chętnie spojrzymy na konkretnej konfiguracji — Optima, enova365, Subiekt, Dynamics czy coś mniejszego, polskiego — i powiemy, które z tych decyzji już są u was podjęte (dobrze lub źle), a które jeszcze nie.
Konsygnacja to nie strata zapasu. To zapas w innym miejscu — i jeśli ERP go nie widzi, to nie znaczy, że go nie ma. Znaczy, że co miesiąc płacicie za to, czego nie wiecie.