Sie erkennen es an einem Anruf, der meist zum Jahreswechsel kommt. „Das System erstellt die Steuermeldung nicht, der Anbieter geht seit drei Tagen nicht ans Telefon, die Buchhaltung soll übermorgen den Monat abschließen — was tun?". Die Geschichte ist immer ähnlich: Vor ein paar Jahren hat man dem „Jungen, der sich mit Computern auskennt" vertraut. Er kennt sich aus. Zu gut. Weil er der einzige ist.
Keine Dokumentation, der Quellcode liegt auf seinem Laptop, das Datenbank-Passwort hat er sich vor einem halben Jahr zuletzt gemerkt, und der Wartungsvertrag ist ein PDF aus 2019 ohne Klausel zur Datenrückgabe. Das ist Lock-in. Und in polnischen KMU ist es weit verbreiteter, als Inhaber denken.
Wie man da hineinrutscht
Selten schließt jemand Sie absichtlich ein. Meist läuft es umgekehrt — ein kleiner Anbieter, ein hübscher Preis, ein begabter Entwickler, „wir geben Ihnen ein System genau so, wie Sie es brauchen". Der Vertrag ist kurz. Der Vertrag sagt nichts über Datenrückgabe, Dokumentation, Quellcode, Server-Passwörter. Wozu — „wir werden uns schon einigen, wenn etwas ist".
Drei Jahre später wird diese eine Person befördert, wandert aus, gründet die eigene Firma — oder hat einfach sechzig andere Kunden und keine Zeit mehr. Dann beginnt das Problem. Nicht mit Ihrem System — mit Ihrer Abhängigkeit von einer Person und einer Firma, die auf Ihrer Seite niemand je dupliziert hat.
Fünf Signale, dass Sie im Lock-in sind
Prüfen Sie das in Ihrem Betrieb. Ehrliche Antworten auf fünf Fragen genügen.
- Datenexport. Wenn Sie einen vollständigen Export in einem Standardformat (CSV, XML, JSON, SQL-Dump) verlangen — bekommen Sie ihn in 5 Tagen ohne Diskussion? Oder zieht sich „wir setzen einen Termin" über Wochen und endet in einer unvollständigen Datei?
- Admin-Zugang. Hat jemand in Ihrem Haus ein Administrator-Login zur Datenbank und zum Server? Oder läuft alles „über unseren Jungen"?
- Vorfallreaktion. Sagt der Wartungsvertrag klar, wie viele Stunden Sie auf die Behebung einer kritischen Störung warten? Oder heißt es „wir melden uns, wenn wir können"?
- Dokumentation. Haben Sie — auf Papier oder in SharePoint — ein Datenbankschema, eine Beschreibung der Schnittstellen und ein Wiederherstellungsverfahren? Oder steckt das alles im Kopf des Anbieters?
- Plan B. Wenn Sie fragen „was, wenn Sie morgen dichtmachen?", lacht der Anbieter und sagt „ach, wir gehen nirgendwohin"? Das ist keine Antwort. Das ist ein Wunsch.
Drei „Nein" von fünf bedeuten Lock-in. Sie müssen heute nicht heraus. Sie müssen es aber wissen.
Ein reales Beispiel
Ein 22-köpfiger Elektro-Großhandel in Großpolen. Seit 2014 führen sie Vertrieb und Lager auf einem individuell entwickelten ERP, gebaut von einer lokalen 3-Personen-Softwareschmiede. Das System lief, Änderungen kamen „wenn der Junge Zeit hat", der Preis war stabil. 2023 wandert der Hauptentwickler nach Deutschland aus. Der Rest des Anbieters — der Inhaber plus zwei Mitarbeiter, die andere Kunden betreuen — hält das System am Leben, aber ihr Wissen über den Code ist praktisch null.
Ergebnis: Die Anfrage nach einem Datenexport dauerte sechs Wochen und endete mit einer Datei, in der die Lagerbewegungshistorie der letzten 4 Jahre fehlte. Die Datenbank lag in einem Nicht-Standardformat, mehrere Indizes waren defekt, der Quellcode ging zwischen den Laptops verloren. Die Migration auf Comarch Optima ERP XL dauerte 6 Monate, kostete 130.000 PLN (Analyse, Mapping, manuelle Rekonstruktion der fehlenden Daten, Schulungen) — und die Firma arbeitete 2 Monate lang mit eingeschränkter Funktionalität.
Hätten 2014 vier Sätze zum Quellcode-Escrow und zum erforderlichen Datenexport-Format im Vertrag gestanden — die Migration hätte ein Drittel gekostet und zwei Monate gedauert. Vier Sätze.
Klauseln, die alles ändern
Es geht nicht um einen hundertseitigen Vertrag. Es geht um vier, fünf Klauseln, die jede Vereinbarung mit einem IT-Anbieter enthalten muss, der Ihnen etwas Maßgeschneidertes baut oder Ihre kritischen Daten führt.
- Quellcode-Hinterlegung bei einem Dritten (Software Escrow). Ein Notar oder eine spezialisierte Escrow-Firma. Quartalsweise aktualisiert. Wird an Sie freigegeben, wenn der Anbieter insolvent wird, 30 Tage nicht antwortet oder den Vertrag einseitig beendet.
- Recht auf Export aller Ihrer Daten auf Anforderung, in einem offenen Format (CSV, XML, JSON, SQL-Dump), binnen 5 Werktagen und ohne Zusatzkosten. Entscheidend: „alle" heißt auch Historie, Anhänge und Konfiguration.
- Dokumentation als Lieferbestandteil. Datenbankschema, Modulbeschreibungen, Admin-Verfahren. Aktualisiert mit jeder größeren Änderung. Ohne sie ist das Projekt nicht abgenommen.
- 90 Tage Kündigungsfrist mit Supportpflicht in dieser Zeit. Nicht „wir kündigen — ab morgen sind wir nicht mehr erreichbar".
- Deckelung einseitiger Preiserhöhungen auf Inflation + 3 Prozentpunkte pro Jahr. Ohne diese Klausel kann ein Anbieter, der Ihre Abhängigkeit erkennt, die Monatsgebühr um 200% erhöhen — mit kurzer Frist.
Keine dieser Klauseln ist kontrovers. Ein Anbieter, der sie ablehnt, signalisiert Ihnen selbst, dass etwas nicht stimmt.
Sie sind schon drin — wie kommen Sie heraus
Nicht in Panik. In dieser Reihenfolge:
- Holen Sie sich eine Kopie Ihrer Daten, selbst in unschönem Format. Irgendein CSV, irgendein Export, irgendein Datenbank-Backup. Bei Ihnen, in Ihrer Cloud, in Ihrem Büro. Irgendetwas — nur nicht ausschließlich beim Anbieter.
- Finden Sie heraus, auf welcher Datenbank-Engine das System läuft und in welcher Sprache es geschrieben ist. Sie müssen es nicht verstehen. Sie müssen es wissen. Das ist schon die Hälfte der Verhandlung mit einem zweiten Anbieter.
- Verlangen Sie eine Liste der Integrationen und eine grobe Architekturskizze. Auch handgezeichnet. Anbieter stimmen meist zu, wenn Sie ruhig und direkt fragen.
- Schreiben Sie auf, was das System tatsächlich tut. Wahrscheinlich 12 Dinge, davon 4 kritisch, 6 nützlich und 2, die seit 3 Jahren niemand braucht. Für die Migration müssen Sie nur die kritischen und nützlichen nachbauen.
- Sprechen Sie parallel mit zwei bis drei Alternativen. Comarch Optima, enova365, Symfonia, Streamsoft, Subiekt — je nach Größe. Bitten Sie jede um ein Erst-Angebot für eine Migration aus Ihrer konkreten Situation. Die Streuung der Angebote sagt Ihnen, wer das Problem versteht — und wer Folien verkauft.
Die Kosten einer Migration ohne Panik liegen typischerweise beim 4–8-fachen der jährlichen Wartungskosten des heutigen Systems. In Panik nach einem Ausfall kann es dreimal so viel sein.
Beim nächsten Mal
Bei jedem künftigen IT-Anbieter — ERP, WMS, CRM, Hosting, Spezialanwendung — stellen Sie drei Fragen, bevor Sie unterschreiben.
- Wie sieht mein Ausstieg aus diesem Vertrag in 5 Jahren aus? Wenn die Antwort „solche Szenarien planen wir nicht" ist, ist das ein Signal.
- In welchem Format erhalte ich meine Daten, wenn ich sie verlange? Sie wollen konkrete Formatnamen hören, nicht „im systemeigenen Format".
- Wie viele Personen bei Ihnen kennen dieses System gut genug, um es weiterzubetreiben, wenn Entwickler X übermorgen krank wird? Antwort „eine" heißt, dass Sie nicht nur das System kaufen, sondern auch das biografische Risiko einer Person.
Ein guter Anbieter nimmt diese Fragen nicht übel. Er beantwortet sie gern, weil er weiß, dass eine stabile, geordnete Kundenbeziehung sein Wert ist — nicht seine Bedrohung.
Nächster Schritt
Wenn Sie vermuten, im Lock-in zu sitzen, und das nüchtern einschätzen möchten — ohne Druck, ohne Migrationsangebot beim ersten Gespräch — lassen Sie uns 30 Minuten reden. Der erste Schritt ist meist eine Liste von vier, fünf Dingen, die im kommenden Quartal abzusichern sind, bevor sie zum Drama werden.
„Wir gehen nirgendwohin" ist keine Kontinuitätsstrategie. Es ist ein Wunsch.