Ein neuer Geschäftspartner landet in 30 Sekunden im ERP — jemand tippt die Steuernummer ein, ergänzt den Namen aus dem Gedächtnis, kopiert die Adresse aus einer Mail und speichert. Zwei Monate später stellt sich heraus, dass die Firma schon vor einem halben Jahr aus dem Handelsregister gelöscht wurde, die Steuernummer einen Tippfehler enthielt und der Partner seit fünf Monaten auf der EU-Sanktionsliste steht. All das ließe sich automatisch prüfen — und man sollte es tun, bevor die erste Rechnung rausgeht.
Die Partnerprüfung in einem typischen polnischen KMU läuft meist auf zwei Dinge hinaus: jemand prüft irgendwo die Steuernummer gegen die „weiße Liste" des Finanzministeriums (an einem guten Tag) und schaut im CEIDG nach, ob die Firma noch existiert. Alles andere — der Status im Handelsregister KRS, die VAT-UE-Eintragung in VIES, Treffer auf Sanktionslisten, die Übereinstimmung zwischen Name/Adresse und dem offiziellen REGON-Register — fällt im Alltag hinten runter. Es taucht später auf, bei einer Prüfung, einer Steuerkontrolle oder einer Zahlung, die nie kommt.
Was man wirklich automatisch prüfen kann
Die meisten öffentlichen Register in Polen und der EU bieten heute eine API — kostenlos oder zu einem für KMU unerheblichen Preis. Zieht man sie beim Anlegen eines Partnerdatensatzes in das ERP, bekommt man fünf Dinge in einem Zug:
- REGON-Register (GUS-API) — offizieller Name, Registeradresse, Branchencode, Aktiv/Inaktiv-Status. Pre-fill per Steuernummer bringt Tippfehler in Adressen weg, die sich sonst jahrelang als „Paket nicht zustellbar" rächen.
- Weiße VAT-Liste (MF-API) — Status als VAT-Zahler (aktiv / befreit / nicht registriert) und die offiziell gemeldeten Bankkonten. Pflicht für Überweisungen ab 15 000 PLN. Dazu haben wir einen eigenen Artikel über die weiße Liste geschrieben.
- VIES (EU-API) — ob ein EU-Partner tatsächlich für innergemeinschaftliche Lieferungen umsatzsteuerlich registriert ist. Ohne aktive VAT-UE-Nummer sind 0%-WDT-Lieferungen schwer zu verteidigen.
- KRS-Handelsregister (MS-API) — Rechtsform, Status (aktiv / in Liquidation / gelöscht), Vertretung. Eine Löschung aus dem KRS ist im CEIDG nicht immer sichtbar.
- Sanktionslisten — die EU Consolidated List, die polnische MSWiA-Liste und oft die US-OFAC-SDN-Liste. Dort landen Firmen und Personen mit Verbindungen zu Russland, Belarus, Iran und einigen weiteren Regimen. Ein einziger Treffer ist nicht nur ein Reputations-, sondern ein echtes strafrechtliches Risiko.
Keine dieser Quellen ist technisch schwer anzubinden. Schwer ist nur, die Disziplin zu halten, dass „das bei jedem neuen Datensatz passiert, ohne Ausnahme".
Warum Pre-fill per Steuernummer mehr ist als Bequemlichkeit
Der günstigste und am schnellsten rentable Baustein ist der automatische Datenabruf aus REGON nach Eingabe der Steuernummer. Die Partner-Maske sieht in Comarch Optima, enova365, Subiekt GT und Microsoft Dynamics praktisch gleich aus — die Felder sind dieselben, nur die Reihenfolge unterscheidet sich. Die meisten polnischen ERP haben die REGON-Anbindung schon eingebaut; manche brauchen ein Plugin, manche ein wenig Eigenautomatisierung.
Der Effekt ist dreifach. Erstens verschwinden Tippfehler in Name und Adresse — und sie sind für den Großteil der nicht zugestellten Pakete, Postrückläufer und JPK-Meldeprobleme verantwortlich. Zweitens wird es viel schwerer, denselben Partner unter zwei leicht unterschiedlichen Schreibweisen doppelt anzulegen (klassisch „ABC Sp. z o.o." und „ABC Spółka z o.o."). Drittens stimmt der „vollständige Name" mit dem überein, was auf der weißen VAT-Liste steht — und erst dadurch wird der automatische Abgleich des Bankkontos gegen die MF-Liste überhaupt sinnvoll.
Bei einem unserer Kunden — einem 25-köpfigen Baustoffgroßhandel in Niederschlesien, der auf Comarch Optima arbeitet — dauerte das Anlegen eines neuen Partners im Schnitt 4 Minuten und erzeugte etwa einen Fehler pro 15 Datensätze (meistens ein Straßen-Tippfehler oder „sp. z o.o." statt „sp.z o.o."). Nach dem Einschalten des Pre-fills aus REGON und der automatischen VIES/KRS/Sanktionsprüfung sank die Zeit auf 20 Sekunden, und die Zahl der Datensatzkorrekturen pro Quartal ging von 42 auf 3 zurück. Eine der Prüfungen fing eine Firma ab, die drei Monate zuvor aus dem KRS gelöscht worden war — der Deal sollte auf 47 000 PLN Lieferantenkredit laufen. Er lief auf Vorkasse.
Wann prüfen: nicht nur beim Anlegen
Eine einmalige Prüfung beim Anlegen ist das Minimum, aber es reicht nicht. Öffentliche Register sind lebende Daten — Firmen gehen pleite, VAT-UE-Nummern laufen ab, Sanktionslisten werden alle paar Wochen aktualisiert. Ein pragmatischer Rhythmus sieht so aus:
- Beim Anlegen des Datensatzes — das volle Paket (REGON, weiße Liste, VIES bei EU, KRS, Sanktionen). Passt etwas nicht, wird der Speichern-Vorgang blockiert oder nur mit expliziter Übersteuerung samt Begründung erlaubt.
- Bei der ersten Rechnung über einem Schwellenwert (z. B. 10 000 PLN brutto) — erneute Prüfung. Vor allem der weißen Liste, weil sich der Kontostatus zwischen Partneranlage und Rechnungsstellung geändert haben kann.
- Monatlicher Batch — über alle aktiven Partner. Vor allem Sanktionslisten und KRS-Status. Nachts laufen lassen; das Ergebnis landet als Alarm in einem „zu prüfen"-Postfach.
- Bei jeder Überweisung ab 15 000 PLN — Prüfung des Kontos gegen die weiße Liste. Das ist eine gesetzliche Pflicht, keine Best Practice.
Diese Verteilung streckt die API-Kosten über die Zeit und erfasst die meisten Änderungen trotzdem früh genug, um zu reagieren.
Fallstricke, die garantiert kommen
Nichts davon funktioniert gedankenlos. Drei Dinge sollte man vorher wissen:
- Registerdaten hinken hinterher. REGON wird im Mehrtages-Rhythmus aktualisiert, das KRS braucht für Veröffentlichungen manchmal Wochen. Automatische Prüfung ersetzt keinen gesunden Menschenverstand, wenn etwas komisch wirkt.
- API-Limits sind real. Die GUS-API erfordert einen Schlüssel und hat ein Tageslimit; VIES fällt stundenweise aus (vor allem rund um das Monatsende). Es braucht einen Fallback — Anfrage in die Warteschlange, später nochmal versuchen — statt einer harten Blockade, die den Benutzer blockiert.
- Sanktionslisten produzieren Fehlalarme. „Iwanow" ist ein häufiger Nachname. Es muss einen manuellen Freigabepfad geben für Treffer, die offensichtlich derselbe Name, aber eine andere Person sind. Sonst lernt das Team innerhalb einer Woche, auf alles „ignorieren" zu klicken, und die ganze Prüfung bedeutet nichts mehr.
Wie man diese Woche anfängt
Man muss nicht alles auf einmal machen. Eine praktische Reihenfolge nach Amortisationsgeschwindigkeit:
- Schritt 1 — REGON-Pre-fill im ERP aktivieren, falls noch nicht geschehen. In den meisten polnischen ERPs ist das ein Konfigurationshaken und ein API-Schlüssel. Ein Tag Arbeit.
- Schritt 2 — die weiße Liste in den Überweisungsprozess einbauen. Bindet die Bank per Datei an das ERP an, Validierung beim Export. Sonst beim Freigeben der Eingangsrechnung.
- Schritt 3 — VIES für EU-Partner und KRS für GmbH-Partner ergänzen. Beide APIs sind kostenlos.
- Schritt 4 — Sanktionslisten anbinden. Fehlen die Inhouse-Kompetenzen, lieber einen fertigen Dienst kaufen; die Listen selbst aktuell zu halten ist mühsam und wird gern vergessen.
- Schritt 5 — monatlichen Batch (nachts) und ein Verfahren für die Alarme festlegen. Ohne das Verfahren liest die Alarme ohnehin niemand.
Das Ganze passt in 2–4 Wochen Arbeit, je nach ERP und je nach Anteil des Custom-Codes rund um den Partnerdatensatz. Die Amortisation — gemessen an eingesparter Zeit beim Anlegen von Datensätzen und einer vermiedenen schlechten Transaktion pro Jahr — liegt meist bei einem halben Jahr.
Der neue Partnerdatensatz im ERP ist der letzte Moment, in dem Prüfung billig ist. Danach gibt es eine Rechnung, eine Überweisung und ein Problem.