Eigener IT-Mitarbeiter oder externer Partner? Wie KMU nicht zu viel für IT zahlen

Diese Frage taucht in jeder Firma wieder auf, sobald sie etwa 20 Personen überschreitet. „Vielleicht wäre es besser, jemanden fest anzustellen, statt diesen Externen zu bezahlen?" Das klingt vernünftig. Meistens wird es teurer als zuvor — weil die Entscheidung aus dem Bauch heraus getroffen wird und nicht auf der Kostenrechnung basiert.

Dieser Text ist keine Werbung für ein bestimmtes Modell. Er beschäftigt sich damit, wann ein eigener IT-Mitarbeiter wirklich rentabel ist, wann externes IT besser ist und wann am sinnvollsten — denn das ist im KMU der häufigste Fall — beides bewusst kombiniert wird.

Der Mythos vom „einen IT-Mann, der alles macht"

Die erste Falle, in die die meisten KMU-Inhaber tappen, klingt so: „Wir stellen einen IT-Mitarbeiter ein, dann ist die Sache erledigt." In Wirklichkeit besteht IT selbst in einer kleinen Produktions- oder Handelsfirma aus mindestens fünf verschiedenen Spezialisierungen: Helpdesk und Endgeräte, Netzwerk und Server, Sicherheit, ERP/CRM/WMS-Administration, Entwicklung und Integrationen. Eine Person kann nicht alle fünf auf vernünftigem Niveau. Solche Leute gibt es schlicht nicht — und falls doch, kosten sie so viel wie zwei Mitarbeiter und gehen nicht in eine 30-Personen-Firma.

In der Praxis sieht „ein-Mann-IT" im KMU so aus: Der Mitarbeiter ist in einem oder zwei Bereichen gut (meistens denen aus dem vorherigen Job), in den übrigen passabel. Das Netzwerk läuft irgendwie, Backups sind „eingerichtet", Updates passieren „wenn Zeit ist". Solange nichts kracht, sieht alles gut aus. Die erste ernste Situation — ein Datenleck, ein Ausfall, Ransomware, eine ERP-Migration — zeigt, was dieses Modell nicht abdeckt.

Die echte Rechnung — was jede Option wirklich kostet

Die Zahlen, die wir 2026 in polnischen KMU sehen, sind ungefähr so (Bruttogehälter in PLN, da der Arbeitsmarkt der Klienten polnisch ist):

• Mittelklasse-IT-Mitarbeiter im Haus. Gehalt von 11.000–14.000 PLN brutto pro Monat. Mit Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Urlaub, Hardware, Schulungen und Tool-Lizenzen — die echten Kosten für die Firma liegen bei ca. 180.000–230.000 PLN pro Jahr. Plus gelegentlich ein externer Spezialist, wenn etwas außerhalb seiner Fähigkeiten liegt.
• Basis-Outsourcing (Helpdesk + Administration). Ein laufender SLA-Vertrag bei 4.000–8.000 PLN pro Monat für eine 20–30-Personen-Firma. Plus Projekte, separat abgerechnet. Echte Kosten für die Firma: 70.000–140.000 PLN pro Jahr im Modus „die Lampen leuchten, Störungen werden bearbeitet".
• Hybrides Modell. Eine interne Person (oft als „IT-Manager" oder Senior-Helpdesk-Rolle bei 8.000–11.000 PLN brutto) plus ein externer Partner für Spezialgebiete (Sicherheit, Integrationen, ERP, Projekte). Gesamtkosten: 150.000–220.000 PLN pro Jahr, aber mit deutlich breiterem Kompetenzspektrum als ein-Mann-IT für ähnliches Geld.

Die Kosten sind allerdings nur die Hälfte des Bildes. Der zweite Parameter ist Verfügbarkeit und Kontinuität. Ein IT-Mitarbeiter geht zweimal im Jahr in den Urlaub, einmal im Jahr krank, irgendwann kündigt er — und die Firma steht drei Monate ohne jemanden da, der ihre Infrastruktur kennt. Outsourcing hat dieses Problem nicht, weil im Team immer jemand da ist, hat aber ein anderes: Der externe Anbieter kennt den Produktionsalltag weniger genau und führt Änderungen vorsichtiger durch.

Ein echtes Beispiel: ein 28-Personen-Großhändler

Bei einem unserer Kunden — einem 28-Personen-Großhändler für KFZ-Ersatzteile — arbeitete zwei Jahre lang ein interner IT-Mitarbeiter. Hervorragend bei Endgeräten und Druckern, schwach bei Sicherheit und Integrationen. Comarch Optima lief, der B2B-Shop lief, alles ging irgendwie. Nach seinem Weggang kamen mehrere Dinge gleichzeitig heraus: Das Backup war seit 14 Monaten nicht getestet worden, an der Firewall waren Ports offen „weil es so bequemer war", und die Optima-↔-Shop-Integration war ein manueller Cron-Job auf einem Laptop, den außer ihm niemand starten konnte.

Die Firma stellte einen neuen IT-Mitarbeiter ein. Das kostete ca. 9.000 PLN brutto pro Monat mehr als das Outsourcing, das ebenfalls in Betracht gezogen worden war — und trotzdem verbrachte der neue Mitarbeiter die ersten drei Monate hauptsächlich damit, herauszufinden, wie das Vorgängersetup zusammengebaut war. In dieser Zeit beschäftigte sich niemand in der Firma mit Projekten. Als endlich eine MwSt.-Satzänderung umgesetzt werden musste, machte das ein externer Comarch-Partner — weil der neue interne Mitarbeiter damit zuvor nichts zu tun gehabt hatte.

Nach einem halben Jahr änderte die Geschäftsführung das Modell. Der interne IT-Mitarbeiter rückte in eine Rolle als „IT-Manager 30%" (Helpdesk, Koordination, Dokumentation), und die Spezialgebiete wanderten zu einem externen Partner mit SLA-Vertrag für Second-Level-Helpdesk und einem Pool von Projektstunden. Die Gesamtkosten sanken um ca. 25%, Backups werden heute monatlich getestet, die Integration läuft auf einem überwachten Server und nicht mehr auf einem Laptop. Niemand sagte „Outsourcing ist das Beste" — es zeigte sich, dass der Mix das Beste war.

Wann ein interner IT-Mitarbeiter wirklich Sinn ergibt

Eine Festanstellung im IT macht im KMU meist dann Sinn, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Die Firma hat ein spezifisches System, dessen Betrieb tägliche Anwesenheit verlangt (z. B. ein eigenes WMS, dedizierte Produktionssoftware, eine Linie mit OT/SCADA). Ein externer Anbieter ist in zwei Stunden vor Ort, aber ein Linienausfall kostet Sie 5.000 PLN pro Stunde.
• Die Arbeit mit sensiblen Daten verlangt jemanden „zur Hand" — z. B. Firmen aus dem medizinischen, juristischen oder kanzleinahen Bereich, wo Zugriff durch externe Spezialisten ein zusätzliches Compliance-Risiko ist.
• Die Größe hat 40–50 Personen überschritten, und allein das Volumen der Helpdesk-Tickets reicht aus, um den Tag eines internen IT-Mitarbeiters zu füllen.
• Es gibt eine stetige, lange Pipeline von IT-Projekten (nicht nur Helpdesk), die als interne Kompetenz zu halten sich lohnt.

Wenn keiner dieser Punkte zutrifft, bedeutet eine Festanstellung im IT meist nur einen teuren Helpdesk mit schmalem Kompetenzspektrum.

Wann Outsourcing gewinnt

Vollständiges IT-Outsourcing ohne interne Person ist meist eine gute Wahl, wenn:

• Die Firma bis zu 20 Personen hat, die Infrastruktur Standard ist (Microsoft 365 oder Google Workspace, ERP von der Stange, Shop von der Stange), keine OT.
• Die Prozesse einigermaßen geordnet sind und nicht täglich „auf die Halle gerannt" werden muss.
• Die Geschäftsführung bereit ist, sich prozessual zu disziplinieren — Tickets gehen über ein Helpdesk-System, nicht über WhatsApp an „Christian", und Change-Richtlinien sind aufgeschrieben.
• Die Firma vorhersehbare Kosten möchte statt eines Gehalts, das mit Urlaub, Krankheit und Kündigungen zum beweglichen Ziel wird.

Der häufigste Outsourcing-Fehler: das billigste Angebot „für 3.000 PLN pro Monat alles" zu wählen. Zu diesem Preis kümmert sich niemand vernünftig um eine 25-Personen-Firma. Nach einem halben Jahr kommt das Thema „vielleicht stellen wir doch jemanden ein" zurück — und der Kreis schließt sich.

Hybrides Modell — was im Bereich 25–50 Personen meist gewinnt

In der Praxis gewinnt in 70% der Projekte, die durch unsere Hände gehen, der Hybrid. Intern bleibt eine Person in der Rolle „IT-First-Line / Koordinator": jemand, der die Eigenheiten der Firma kennt, Helpdesk macht, Dokumentation führt, Änderungen koordiniert. Nach außen gehen die Bereiche, in denen die Kosten interner Kompetenzhaltung sich nicht rechnen: Sicherheit, Integrationen, ERP/WMS-Administration, Softwareentwicklung, Migrationsprojekte.

Drei Vorteile dieses Modells, die am häufigsten genannt werden:

• Kontinuität bei Urlaub und Kündigungen. Wenn die interne IT-Person zwei Wochen weg ist, bleibt die Firma nicht stehen. Wenn sie kündigt, gibt es Dokumentation und ein externes Team, das die Umgebung von der anderen Seite kennt.
• Echter Zugang zu Spezialisten. Ein Cyber-Audit alle sechs Monate, eine Integration bei Bedarf, ein Comarch-Experte, wenn es ihn braucht — ohne fünf verschiedene Stellen einstellen zu müssen.
• Kostenkontrolle. Der fixe Anteil ist niedrig (eine Stelle plus Basis-SLA), der variable Anteil ist projektbezogen und es ist sichtbar, wofür das Geld ausgegeben wird.

Der Nachteil des Hybrids ist, dass er eine bewusste Aufteilung der Verantwortlichkeiten verlangt. Ohne sie fangen interne IT und externer Partner an, sich Aufgaben gegenseitig zuzuschieben oder, schlimmer, doppelt zu arbeiten. Das auf einer A4-Seite festzuhalten dauert eine Stunde und amortisiert sich über die nächsten zwei Jahre.

Wie Sie in Ihrer Firma entscheiden

Konkret:

1. Schreiben Sie auf, wie viele Personen in der Firma IT nutzen und welche Systeme (ERP, CRM, Shop, WMS, OT). Das ist die Basis, auf der Sie ausrechnen können, wie viel Arbeit es wirklich ist.
2. Notieren Sie, was Ihre IT in den letzten 12 Monaten gemacht hat — und teilen Sie es in Helpdesk, Administration und Projekte. Das zeigt Verhältnisse, die man nicht raten kann.
3. Bauen Sie eine ehrliche Kostenrechnung für drei Szenarien auf (Festanstellung, Outsourcing, Hybrid) — inklusive Sozialabgaben, Urlaub und Risiko des Weggangs.
4. Prüfen Sie, ob Ihre IT in den letzten zwei Jahren die erste ernste Krise (Ausfall, Angriff, Migration) gemeistert hat. Wenn nicht — das ist keine Frage des Modells, sondern der Kompetenz, und kein Modell allein löst das.
5. Wählen Sie das Modell, das Ihnen angemessene Kosten + echte Kompetenz + Kontinuität bietet. Meistens wird es der Hybrid sein — manchmal reines Outsourcing, fast nie „eine Person für alles" in einer Firma über 30 Mitarbeitern.

Wenn Sie nicht wissen, wie diese Rechnung in Ihrem Fall konkret aussieht, helfen wir KMU dabei, sie in Einzelteile zu zerlegen. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.

„Eine Person für alles im IT" in einer 30-Personen-Firma ist keine Ersparnis. Es ist ein Single Point of Failure, und erst eine Krise zeigt, was er wirklich gekostet hat.

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