To pytanie wraca w każdej firmie po przekroczeniu mniej więcej 20 osób. „Może lepiej już kogoś zatrudnić na etat, zamiast płacić tym z zewnątrz?" Brzmi rozsądnie. Najczęściej kończy się drożej niż przed zmianą — bo decyzję podejmuje się na intuicji, a nie na rachunku.
Ten tekst nie jest reklamą żadnego z modeli. Jest o tym, kiedy faktycznie opłaca się mieć własnego informatyka, kiedy lepiej wozić IT z zewnątrz, a kiedy najsensowniej — bo w MŚP to najczęstszy przypadek — zrobić jedno i drugie naraz, byle świadomie.
Mit „jednego informatyka, który ogarnie wszystko"
Pierwsza pułapka, w którą wpada większość właścicieli MŚP, brzmi tak: „zatrudnimy jednego informatyka i będzie miał wszystko z głowy". W rzeczywistości IT w nawet niewielkiej firmie produkcyjnej czy handlowej to co najmniej pięć różnych specjalizacji: helpdesk i końcówki, sieć i serwery, bezpieczeństwo, administracja ERP/CRM/WMS, rozwój i integracje. Jedna osoba nie umie wszystkich pięciu na poziomie przyzwoitym. Po prostu nie ma takich ludzi — a jeśli są, kosztują tyle, co dwóch pracowników i nie pójdą do firmy 30-osobowej.
W praktyce „jednoosobowe IT" w MŚP wygląda tak: pracownik jest dobry w jednym lub dwóch obszarach (zwykle tych, którymi zajmował się w poprzedniej pracy), a w pozostałych radzi sobie tak sobie. Sieć jakoś działa, backupy są „ustawione", aktualizacje robione „kiedy jest czas". Dopóki nic się nie wali, wszystko wygląda dobrze. Pierwsza poważna sytuacja — wyciek, awaria, ransomware, migracja ERP — pokazuje, czego ten model nie obejmuje.
Realny rachunek — ile naprawdę kosztuje każda opcja
Liczby, które widzimy w 2026 roku w polskich MŚP, są mniej więcej takie:
- Własny informatyk średniej klasy. Wynagrodzenie 11–14 tys. zł brutto miesięcznie. Razem z ZUS-em pracodawcy, urlopem, sprzętem, szkoleniami, oprogramowaniem narzędziowym — realny koszt firmy to ok. 180–230 tys. zł rocznie. Plus okazjonalnie zewnętrzny specjalista, gdy trafi się coś poza jego kompetencjami.
- Outsourcing podstawowy (helpdesk + administracja). Stała umowa SLA na poziomie 4–8 tys. zł miesięcznie dla 20–30-osobowej firmy. Plus projekty rozliczane osobno. Realny koszt firmy: 70–140 tys. zł rocznie w trybie „lampka się świeci, awarie są obsługiwane".
- Model hybrydowy. Jeden pracownik wewnętrzny (często w roli „IT managera" albo seniora helpdeskowego, 8–11 tys. zł brutto) plus partner zewnętrzny do specjalistycznych obszarów (bezpieczeństwo, integracje, ERP, projekty). Łączny koszt: 150–220 tys. zł rocznie, ale z istotnie szerszym zakresem kompetencji niż jednoosobowe IT za podobne pieniądze.
Sam koszt to jednak tylko część obrazka. Drugi parametr to dostępność i ciągłość. Jeden informatyk idzie na urlop dwa razy do roku, na L4 raz na rok, w końcu odchodzi — i firma zostaje na trzy miesiące bez nikogo, kto zna jej infrastrukturę. Outsourcing tego problemu nie ma, bo w zespole zawsze ktoś jest, ale ma drugi: zewnętrzny dostawca rzadziej zna realia produkcyjne i zmiany wprowadza ostrożniej.
Przykład z życia: 28-osobowa hurtownia
U jednego z naszych klientów — 28-osobowej hurtowni części motoryzacyjnych — przez dwa lata pracował jeden informatyk wewnętrzny. Świetny w obsłudze końcówek i drukarek, słaby w bezpieczeństwie i integracjach. Comarch Optima działała, sklep B2B działał, wszystko jakoś szło. Po jego odejściu wyszło kilka rzeczy naraz: backup nie był testowany od 14 miesięcy, na firewallu były otwarte porty „bo tak miało być wygodniej", a integracja Optima ↔ sklep była ręcznym crontabem na laptopie, który nikt poza nim nie potrafił uruchomić.
Firma zatrudniła nowego informatyka. Kosztowało to ok. 9 tys. zł brutto miesięcznie więcej niż outsourcing, na który wstępnie się patrzyło — i mimo to nowy pracownik przez pierwsze trzy miesiące głównie odkrywał, jak ułożone są poprzednie rzeczy. W tym czasie w firmie nikt nie zajmował się projektami. Kiedy wreszcie weszła trzeba było zmiana stawek VAT, robił ją zewnętrzny partner Comarcha — bo wewnętrzny informatyk nie miał z tym wcześniej do czynienia.
Po pół roku zarząd zmienił model. Wewnętrzny informatyk zszedł do roli „IT managera 30%" (helpdesk, koordynacja, dokumentacja), a obszary specjalistyczne przeszły do partnera zewnętrznego z umową SLA na helpdesk drugiej linii i pulą godzin projektowych. Łączny koszt spadł o ok. 25%, a backupy są dziś testowane co miesiąc, integracja działa na monitorowanym serwerze, nie na laptopie. Nikt nie powiedział „outsourcing jest najlepszy" — okazało się, że najlepszy jest mix.
Kiedy własny informatyk faktycznie ma sens
Etat dla informatyka w MŚP zwykle ma sens, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
- Firma ma specyficzny system, którego obsługa wymaga codziennej obecności (np. własny WMS, dedykowane oprogramowanie produkcyjne, linia z OT/SCADA). Zewnętrzny dostawca przyjedzie w dwie godziny, a Tobie awaria liniowa kosztuje 5 tys. zł na godzinę.
- Praca z danymi wrażliwymi wymaga, żeby ktoś był „pod ręką" — np. firmy z sektora medycznego, prawnego, kancelaryjnego, gdzie dostęp do danych przez zewnętrznych specjalistów jest dodatkowym ryzykiem zgodności.
- Skala przekroczyła 40–50 osób i ilość zgłoszeń helpdeskowych sama w sobie wystarczy, żeby etatowy informatyk miał pełen dzień pracy.
- W firmie jest stały, długi pipeline projektów IT (nie tylko helpdesk), który opłaca się mieć na własności kompetencyjnej.
Jeśli żaden z tych punktów nie jest spełniony, etat dla jednego informatyka zwykle oznacza tylko drogi helpdesk z wąskim wachlarzem kompetencji.
Kiedy outsourcing wygrywa
Pełny outsourcing IT bez wewnętrznej osoby zazwyczaj jest dobrym wyborem, gdy:
- Firma ma do 20 osób, infrastruktura jest standardowa (Microsoft 365 lub Google Workspace, ERP z półki, sklep z półki), nie ma OT.
- Procesy są w miarę poukładane i nie wymagają codziennego „wbiegania na halę".
- Zarząd jest gotów dyscyplinować się procesowo — zgłoszenia idą przez ticket, nie przez Whatsappa do Krzyśka, a polityki zmian są spisane.
- Firma chce mieć przewidywalny koszt zamiast etatu, który wraz z urlopem, L4 i odejściami staje się ruchomym celem.
Najczęstsza pomyłka outsourcingowa: wybranie najtańszej oferty „za 3 tysiące miesięcznie wszystko". W tej cenie nikt sensownie nie zaopiekuje się 25-osobowej firmy. Po pół roku wraca temat „może jednak zatrudnimy własnego" — i koło się zamyka.
Model hybrydowy — co zwykle wygrywa w przedziale 25–50 osób
W praktyce w 70% projektów, które przechodzą przez nasze ręce, wygrywa hybryda. Wewnętrznie zostaje jedna osoba w roli „IT-pierwszej-linii / koordynatora": ktoś, kto zna specyfikę firmy, robi helpdesk, prowadzi dokumentację, koordynuje zmiany. Na zewnątrz idą obszary, w których koszt utrzymania kompetencji etatowej się nie spina: bezpieczeństwo, integracje, administracja ERP/WMS, rozwój oprogramowania, projekty migracyjne.
Trzy zalety tego modelu, które najczęściej się wymienia:
- Ciągłość przy urlopach i odejściach. Gdy wewnętrzny informatyk znika na dwa tygodnie, firma nie staje. Gdy odchodzi, jest dokumentacja i zewnętrzny zespół, który zna środowisko z drugiej strony.
- Realny dostęp do specjalistów. Audyt cyber raz na pół roku, integracja kiedy pojawia się potrzeba, ekspert od Comarcha kiedy trzeba — bez konieczności zatrudniania pięciu różnych etatów.
- Kontrola kosztów. Stała część kosztu jest niska (etat + podstawowe SLA), zmienna część jest projektowa i widać, na co idzie.
Wadą hybrydy jest to, że wymaga świadomego podziału ról. Bez tego wewnętrzny informatyk i partner zewnętrzny zaczynają na siebie spychać sprawy albo, co gorsza, dublować pracę. Spisanie tego na jednej kartce A4 zajmuje godzinę i zwraca się przez następne dwa lata.
Jak zdecydować w swojej firmie
Konkretnie:
- Wypisz, ile osób w firmie korzysta z IT i jakich systemów (ERP, CRM, sklep, WMS, OT). To jest baza, na której policzysz, ile naprawdę pracy jest do zrobienia.
- Spisz, co w ostatnich 12 miesiącach zrobiło IT — i policz, ile z tego było helpdeskiem, ile administracją, ile projektami. To pokaże proporcje, których człowiek nie zgaduje.
- Zrób uczciwy rachunek dla trzech scenariuszy (etat, outsourcing, hybryda) — z uwzględnieniem ZUS-u, urlopu i ryzyka odejścia.
- Sprawdź, czy w ostatnich dwóch latach Twoje IT poradziło sobie z pierwszym poważnym kryzysem (awaria, atak, migracja). Jeśli nie poradziło — to nie kwestia modelu, tylko kompetencji, i żaden model jej sam nie naprawi.
- Wybierz model, który daje Ci rozsądny koszt + realne kompetencje + ciągłość. Najczęściej okaże się, że to hybryda — czasem czysty outsourcing, prawie nigdy „jeden człowiek od wszystkiego" w firmie powyżej 30 osób.
Jeśli nie wiesz, jak ten rachunek wygląda u Ciebie konkretnie, pomagamy MŚP rozkładać go na czynniki pierwsze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i trwa pół godziny.
„Jeden informatyk od wszystkiego" w firmie 30-osobowej to nie oszczędność. To pojedynczy punkt awarii, który dopiero w kryzysie pokazuje, ile naprawdę kosztował.