Migration vom Dateiserver zu SharePoint und OneDrive: so geht das ohne verlorene Dateien, verlorene Rechte und verlorene Arbeitswoche

In jeder zweiten Firma, in die wir reingehen, steht in irgendeinem Schrank ein Dateiserver — meistens mit einem gemappten Laufwerk „Z:\\\\firma" und einer gewachsenen Ordnerstruktur, die nur noch zwei Leute im Haus wirklich verstehen. Die Frage ist selten „sollen wir das zu SharePoint und OneDrive verschieben", sondern „wie kriegen wir das ohne Ausfall hin und ohne die Berechtigungen zu verlieren, die sich da über zehn Jahre angesammelt haben".

Dieses Jahr haben wir genau so eine Migration bei einer 24-köpfigen Beratung aus dem Audit-Bereich gemacht. Der alte Dateiserver (Windows Server 2019, zwei Platten im RAID 1, 920 GB Daten) stand im Serverraum neben einer USV, deren Akkus vor zwei Jahren das Zeitliche gesegnet hatten. Backup war „auf eine zweite Platte im selben Gehäuse". Sie hatten 12.800 Ordner, 412.000 Dateien, im Schnitt sechs Jahre Historie, darunter viele 15 MB große PDF-Scans. Nach dem Umzug zu SharePoint Online (auf den Microsoft 365 Business Standard-Lizenzen, die sie sowieso hatten) plus OneDrive blieben drei Teambibliotheken, eine klare Trennung zwischen „meins" und „unseres" und etwa 11.000 PLN pro Jahr weniger laufende Kosten (Strom, Wartung, Windows-Server-Lizenz, Offsite-Backup). Das ganze Projekt: 5 Kalenderwochen, davon der eigentliche Cutover „ab jetzt arbeiten wir aus SharePoint" ein Wochenende. Verlorene Dateien: null. Personen, die in der ersten Woche etwas nicht öffnen konnten: vier — und jedes Ticket war binnen einer Stunde gelöst.

So macht man das richtig.

Was wirklich auf deinem Dateiserver liegt

Erste Wahrheit: keiner in der Firma weiß es. Die zweite Projektwoche ist reine Inventur, ohne dass eine einzige Datei angefasst wird. Wenn du das überspringst, läufst du blind in den Rest.

• Größe und Dateitypen. Sortiere die Ordner nach Größe. Bei unserem Kunden waren von 920 GB ganze 320 GB ZIP-Archive alter Projekte, in die seit 2019 niemand mehr reingeschaut hat. Die gingen in den Kaltarchiv-Speicher, nicht nach SharePoint. Du zahlst Megabyte mal Jahre.
• Dateien größer als 250 MB. SharePoint kommt damit klar, aber der Sync-Client fängt an zu husten, wenn ganze Verzeichnisse voll davon sind. Video, große CAD-Dateien, ISO-Images, Datenbank-Dumps — das gehört nicht in SharePoint, sondern nach Azure Files oder weiterhin auf lokalen Speicher.
• Dateien, die häufiger als einmal pro Monat geöffnet werden. Einfachste Methode: ein PowerShell-Skript, das LastAccessTime listet. Bei unserem Kunden waren nur 18% der Daten tatsächlich in Benutzung. Der Rest ist Historie, die nicht auf jedes Laptop synchronisiert werden muss.
• Pfade länger als 400 Zeichen. SharePoint hat ein hartes Limit von 400 Zeichen für den gesamten URL-Pfad. Ordner wie Kunden\\2018\\ABC GmbH\\technische Dokumentation\\Revision_3_nach_Kundenanmerkungen\\... sind genau die Situation, in der das Migration Tool um vier Uhr morgens ein rotes Kästchen zeigt.
• NTFS-Berechtigungen auf dem Server. Das ist ein eigenes Drama. Zieh einen Report (icacls, AccessEnum oder ein PowerShell-Skript), bevor du irgendetwas anfasst. In der Praxis hat eine 25-köpfige Firma 80–200 einzigartige Berechtigungskonfigurationen. Viele lassen sich zusammenfassen — und genau jetzt ist der Moment dafür, weil SharePoint „Berechtigung pro Datei"-Modelle ohnehin nicht mag.

Diese Phase ist nicht spektakulär, aber hier eliminierst du 60% der Probleme.

SharePoint, OneDrive oder Teams — was wohin gehört

Der häufigste Fehler: alles in eine riesige SharePoint-Bibliothek werfen und Ruhe haben. Ein halbes Jahr später findet keiner mehr etwas, weil eine Ordnerstruktur von 2010 nicht zu der Art Zusammenarbeit passt, die 2026 stattfindet.

Die Regel, die in KMU funktioniert:

• OneDrive — das sind meine Arbeitsdateien. Entwurfsversionen, Notizen, Materialien, die ich noch mit niemandem teilen muss. Jeder M365-Business-Nutzer bekommt 1 TB, was in der Praxis Jahre reicht.
• SharePoint (Bibliotheken in Team-Sites) — das sind Abteilungs- oder Projektdateien. „Alle aus der Buchhaltung", „Projekt-X-Team", „Geschäftsführungsdokumente". Hier passiert die Zusammenarbeit.
• Teams-Dateien — das ist kein eigener Ort. Teams legt Dateien unter der Haube in SharePoint ab. Wenn dir jemand eine „Migration zu Teams" als Alternative zu SharePoint verkauft, ist das ein Verkäufer, kein Architekt.

Für die 24-köpfige Firma kam raus: eine Hauptintranet-Site, vier Abteilungs-Sites (Buchhaltung, Vertrieb, Projekte, HR), darin je 2–4 Bibliotheken. Insgesamt etwa 16 Bibliotheken statt 12.800 Ordnern auf einem einzigen Laufwerk. Das ist der Moment für „vereinfachen", nicht für „1:1 kopieren".

Ein Migrationsplan ohne Ausfallwoche

Microsoft gibt dir das SharePoint Migration Tool (SPMT) und den Migration Manager im Admin Center. Beide sind kostenlos, beide funktionieren. Für eine typische 25-köpfige Firma reicht SPMT.

Das Muster, das wir immer vorschlagen:

1. Dry Run auf einer 50–100-GB-Stichprobe. Du siehst, was das Migration Tool rot markiert: zu lange Pfade, unzulässige Zeichen in Namen (#, %, * in älteren Dateinamen), Null-Byte-Dateien, leere Ordner. Du korrigierst an der Quelle (umbenennen, Pfade kürzen), denn SharePoint überspringt sie sonst am Ende einfach.
2. Migration der historischen Daten im Hintergrund, über 5–10 Tage. Die Leute arbeiten weiter auf dem alten Server. Migration Tool kopiert das, was sich nicht ändert (Archive, abgeschlossene Projekte). Das sind 80% des Volumens und 20% des Risikos.
3. Cutover-Wochenende. Freitag 18 Uhr setzt du den alten Server auf NTFS-Ebene auf Read-only. Samstag — Delta-Sync, holt alles nach, was sich in der letzten Woche geändert hat. Sonntag — Tests, Stichproben in mehreren Dutzend Ordnern, neue Desktop-Verknüpfungen verteilen.
4. Montagmorgen — alle haben eine Desktop-Verknüpfung zu SharePoint statt zu „Z:\\\\firma". Der alte Server bleibt weitere 30 Tage online im Read-only-Modus, als Rettungsanker. Niemand schreibt mehr etwas Neues dorthin, aber wenn jemand „diese Version vom Februar" sucht, gibt es eine Stelle zum Nachsehen.

Der häufigste Fehler hier: jemand versucht den Cutover mitten in der Arbeitswoche, „weil der Chef keine Wochenend-Überstunden bezahlen will". Das macht man genau einmal.

Was NICHT nach SharePoint gehört

SharePoint ist großartig für Büro-Dokumente. Es ist schlecht für ein paar konkrete Dinge, und das sagt man besser offen.

• Anwendungsdatenbanken. Microsoft Access .mdb, SQLite, jede Datei, die eine Anwendung dauerhaft geöffnet hält. Der OneDrive-Sync-Client kommt damit nicht klar, er erzeugt alle 5 Minuten Konfliktkopien. So etwas lebt in SQL Server oder in Azure Files.
• Ordner mit Hunderttausenden kleiner Dateien. Anwendungs-Caches, Log-Exporte, temporäre Dateien. SharePoint kann zwar 30 Millionen Elemente pro Bibliothek, aber der Sync-Client bricht deutlich früher. Das hältst du lokal oder in Object Storage.
• CAD- und Videodateien über 1 GB. Technisch passen sie rein, aber realistisch — ein Architekturbüro mit 500-MB-DWG-Dateien hat den ganzen Tag stehende Synchronisation. Dafür gibt es Azure Files mit Laufwerks-Mapping oder ein dediziertes NAS im Büro.
• Dateien, die 24/7 von vielen Nutzern gleichzeitig offen sein müssen. Excel als System ist ein eigenes Thema (dazu haben wir einen separaten Beitrag), aber wenn ihr so eine Datei habt, bekommt ihr auf SharePoint ein Versionskonflikt-Massaker. Erst das Anwendungsproblem lösen, dann migrieren.

Das ist eines von drei Gesprächen, die sich vor dem Migrationsstart lohnen. Das zweite ist das Berechtigungsmodell. Das dritte — wer löscht eine Datei, wenn jemand die Firma verlässt.

Wie geht es weiter

Eine Dateiserver-Migration nach SharePoint in einer 25-köpfigen Firma ist ein 4-bis-6-Wochen-Projekt, kein Wochenendjob. Den größten Teil davon macht die langweilige Arbeit aus: Inventur, Dateinamen säubern, Berechtigungen konsolidieren, klären, wo „meins" endet und „unseres" anfängt. Die technische Migration selbst sind die letzten 20%.

Der Wert ist nicht „wir sind jetzt in der Cloud". Der Wert ist, dass nach der Migration niemand mehr fragt „wo liegt Datei X" — weil die Struktur flach ist, die Suche funktioniert und der Zugriff vom Handy aus ohne VPN klappt. Plus: kein Server mehr im Schrank mit einer USV-Batterie, die niemand austauscht.

Wenn du in deiner Firma einen alten Dateiserver stehen hast und Microsoft 365-Lizenzen sowieso schon zahlst — sprechen wir, bevor jemand dir eine „Wochenend-Migration" verkauft. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.

Eine Migration nach SharePoint ist kein 1:1-Ordnerkopieren. Es ist der Moment, in dem du ehrlich zugibst, dass 60% von dem, was auf dem Dateiserver liegt, dort schon seit fünf Jahren nichts zu suchen hat.

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