Inhaber von KMU führen ihre Firma mit drei Sinnen: Terminkalender, Kontostand und „ich habe das Gefühl, es wird eng". Die ersten beiden sind zuverlässig. Der dritte nicht. Und genau der entscheidet darüber, ob du Mitte des Monats bei der Bank um eine Kreditlinie klopfst.
Eine Cashflow-Prognose — auch eine einfache, 13 Wochen im Voraus, einmal die Woche aktualisiert — ist für ein kleines oder mittleres Unternehmen das, was der Tacho für ein Auto ist. Sie sagt dir nicht, wohin du fährst. Sie sagt dir, wie weit du noch kommst, bevor du anhalten musst. Es überrascht viele, wie wenige Firmen mit unter 50 Beschäftigten das wirklich haben.
Der Grund ist einfach. Alle Daten sind da, nur verstreut auf ERP, Bank und den Kopf der Buchhalterin. Niemand hat Lust, Montag früh drei Stunden mit dem Zusammenkleben in Excel zu verbringen — und das nehmen wir niemandem übel.
13 Wochen reichen
Vergiss für einen Moment die „strategische Finanzplanung" für die nächsten drei Jahre. Das ist etwas ganz anderes. Die operative Prognose, um die es hier geht, hat eine einzige Aufgabe: dir 13 Wochen im Voraus zu zeigen, in welcher Woche das Geld ausgehen wird, wenn nichts geändert wird.
Warum genau 13 Wochen? Weil das das Fenster ist, in dem du noch etwas tun kannst: eine Rechnung beim Kunden vorziehen, eine Bestellung beim Lieferanten schieben, ein Zahlungsziel nachverhandeln, den neuen Firmenwagen später kaufen. Kürzer — reicht die Zeit zum Reagieren nicht. Länger — sind die Daten zu unsicher, um darauf zu planen.
Die Struktur, die wir Kunden empfehlen, passt auf eine A4-Seite:
- Erwartete Zuflüsse: Ausgangsrechnungen mit Fälligkeit in der jeweiligen Woche.
- Bestätigte Zuflüsse: dieselben, aber als „Kunde hat Zahlung zugesagt" markiert.
- Fixkosten: Löhne (mit Sozialabgaben und PIT-4), Miete, Leasing, Abos.
- Variable Ausgaben: Eingangsrechnungen mit Fälligkeit in der jeweiligen Woche.
- Steuern: Umsatzsteuer bis zum 25., Körperschaft-/Einkommensteuer-Vorauszahlung bis zum 20., Sozialversicherung bis zum 15. oder 20.
- Wochensaldo und laufender Saldo.
Nicht mehr. Es muss auf einen Bildschirm passen, damit der Chef Montag früh beim Kaffee einen Blick drauf werfen kann.
Woher die Daten kommen
Wenn die Firma mit Comarch Optima, enova365, Subiekt GT oder Microsoft Dynamics AX arbeitet, ist alles, was du für Zuflüsse und Ausgaben brauchst, schon dort drin. Offene Ausgangsrechnungen, offene Eingangsrechnungen, Lohn-Zeitplan, Steuerkalender — das sind Standardberichte, sie sind nur auf verschiedene Bildschirme verteilt.
In der Praxis läuft es auf vier Quellen hinaus:
- ERP — offene Ausgangsrechnungen (Forderungen), offene Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten).
- Lohn und Gehalt — Zeitplan der Nettolöhne plus Sozialabgaben und PIT-4 (aus dem HR-Modul oder einem separaten System).
- Bank — aktueller Saldo und wiederkehrende Überweisungen (Leasing, Abos, Miete).
- Steuerkalender — Umsatzsteuer, Körperschaft-/Einkommensteuer-Vorauszahlung, Sozialversicherung. Vier Termine im Monat, die immer im Voraus bekannt sind.
Diese vier Quellen von Hand zusammenzuführen, kostet eine durchschnittliche Buchhalterin 2 bis 4 Stunden pro Woche. Sie zu automatisieren — das ERP per API oder mindestens per geplanten Export anzubinden und den Bankauszug über PSD2 abzuholen — bringt es auf 20-30 Minuten zum Prüfen und Freigeben.
Drei Fallen, in die alle tappen
Falle eins — „Papier-Forderungen". Die Firma hat eine Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel ausgestellt und sie in der fünften Woche als Zufluss in die Prognose eingetragen. In Wirklichkeit zahlt dieser konkrete Kunde im Schnitt nach 47 Tagen. Die Prognose zeigt +40.000 zł, das Geld ist aber nicht da. Die Lösung — nicht das Zahlungsziel von der Rechnung nehmen, sondern die durchschnittliche Zahlungsdauer pro Kunde. Das sind drei SQL-Abfragen im ERP; einmal gemacht, hast du ein realistisches Bild.
Falle zwei — Umsatzsteuer als „Durchlaufposten". Umsatzsteuer ist keine Kostenposition, sie gehört dir nur vorübergehend. Aber im Cash Flow ist sie ein realer Abfluss vom Konto. Firmen, die ihre Prognose netto führen, erfahren regelmäßig am 25., dass sie die Umsatzsteuer nicht zahlen können. Die Prognose muss brutto sein, mit einer klar ausgewiesenen USt-Zahllast.
Falle drei — Saisonalität durch die Wochen-Brille. Wenn deine Firma 40% des Umsatzes im November–Dezember macht, zeigt eine Prognose vom Februar, dass es im Sommer eng wird. Dann fängst du an, überstürzt zu entscheiden. Die Cashflow-Prognose ersetzt nicht das Jahresbudget — sie ist operativ, nicht strategisch. Das sollte man laut aussprechen, damit niemand einmal im Quartal grundlos in Panik verfällt.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei einem unserer Kunden — einem 22 Personen starken Elektrogroßhandel, der mit Subiekt GT und einer separaten Excel-Tabelle arbeitet — hat die Cashflow-Prognose die Hauptbuchhalterin geführt. Das wöchentliche Update dauerte im Schnitt 3,5 Stunden: Export aus Subiekt, manuelles Einfügen des ING-Business-Auszugs, Prüfung des Lohn-Zeitplans, Nachtragen des USt-/Sozialversicherungs-Kalenders. Die Prognose reichte 4 Wochen weit — danach „hat sich zu viel bewegt".
Nachdem wir Subiekt über die SFERA-API an den Report angeschlossen und den Bankauszug per PSD2 automatisiert haben, dauert dieselbe Arbeit jetzt 25 Minuten am Montagmorgen. Und die Prognose reicht 13 Wochen — weil die Daten nachts aktualisiert werden und die Buchhalterin nur noch „ungewöhnliche" Positionen prüft.
Ein Nebeneffekt, der die Geschäftsführung überrascht hat: die Prognose hat im ersten Quartal zweimal auf ein Risiko eines negativen Saldos in einer bestimmten Woche hingewiesen. Beide Male ließ sich das lösen, indem eine Rechnung bei einem der großen Abnehmer vorgezogen wurde (ein Anruf in dessen Buchhaltung, 0,5% Skonto für Vorauszahlung). Ohne Prognose hätten sie es erst erfahren, wenn die Überweisung an die Sozialversicherung zurückkommt.
Selbst bauen oder auslagern
Wenn in der Firma jemand ist, der Excel wirklich beherrscht, und ihr API-Zugriff auf das ERP habt, schafft ihr das in 3-5 Arbeitstagen selbst. Wenn diese Person nicht da ist oder die ERP-API nicht dokumentiert ist (was bei älteren Optima- oder Subiekt-Versionen oft der Fall ist), ist es schneller und günstiger, das einmalig extern zu vergeben. Wir sprechen hier über ein Projekt in der Größenordnung von 15.000-40.000 zł, nicht über eine jahrelange Einführung.
Kauf dafür keine dedizierte „Liquiditätsmanagement"-Software für 800 zł im Monat — du brauchst einen guten Bericht, nicht das nächste System, in das man sich einloggen muss.
Eine Cashflow-Prognose gibt dir nicht mehr Geld. Sie sagt dir sechs Wochen im Voraus Bescheid — und das reicht in der Regel, um das Problem zu lösen.