Der Inhaber eines 25-Personen-Handelsbetriebs schaut in den Buchhaltungsbericht und sieht Gewinn. Dann schaut er aufs Konto und sieht, dass die Löhne wieder eine Woche warten müssen. Der Unterschied steckt meistens im Lager — in Form von Bestand, der irgendwann mal eine gute Idee war.
In polnischen Handels- und Produktions-KMU sehen wir immer wieder dasselbe Bild: 3–5 Monate Umsatz stecken als Bestand fest, und ein Drittel davon hat sich seit mehr als einem Jahr nicht vom Regal bewegt. Das ist keine „Liefersicherheit". Das ist eingefrorenes Geld — dazu kommen Regalmiete, Lagerkosten und das Risiko, dass die Ware aus der Nutzung fällt, bevor sich ein Käufer findet.
Die gute Nachricht: In einem kleinen Unternehmen braucht man dafür weder ein teures APS-System noch einen Berater aus einer der großen Vier. Man braucht drei Dinge, die die meisten KMU schon in ihrem ERP haben — man muss sie nur endlich benutzen.
Fang mit der Aufteilung an — ABC/XYZ
Man kann nicht jede Position gleich behandeln. In einem typischen KMU-Lager machen 15% der Artikel 80% des Umsatzes aus, während 40% der Artikel sich in einem Jahr überhaupt nicht bewegen. Wenn du sie in Comarch Optima oder Subiekt GT alphabetisch sortierst, sagt dir das nichts darüber, welche wichtig sind.
ABC-Analyse teilt die Ware nach Umsatzwert: A — die oberen 80% des Umsatzes (meist 10–20% der Artikel), B — die nächsten 15%, C — der Rest. XYZ-Analyse teilt sie nach Vorhersagbarkeit der Nachfrage: X — stabil, verkauft sich gleichmäßig, Y — saisonal oder mit Trend, Z — sporadisch, unvorhersehbar. Übereinandergelegt entstehen neun Klassen.
In der Praxis ist das ein Report, den du an einem Nachmittag aus einem ERP-Export in Excel zusammenklickst. Du brauchst nicht mal BI. Du brauchst eine Pivot-Tabelle und eine Formel für den Variationskoeffizienten.
- AX (teuer, stabil) — wenig auf Lager halten, oft bestellen, wie den eigenen Augapfel hüten.
- CZ (billig, chaotisch) — in größeren Chargen einmal pro halbes Jahr kaufen, damit du keine Zeit mit Kleinbestellungen verlierst.
- AZ (teuer, chaotisch) — das ist der größte Kopfschmerz; braucht Einzelentscheidungen, keine Automatisierung.
Min/Max und Sicherheitsbestand — ohne raten
Wenn du weißt, was AX und was CZ ist, kannst du für beide vernünftige Min/Max-Werte setzen. Dieses Feld gibt es in jedem ERP seit 15 Jahren, und fast niemand füllt es aus — weil „niemand weiß, was da rein soll".
So füllst du es aus: Min = Bedarf während der Lieferzeit + Sicherheitsbestand. Wenn der Lieferant in 7 Tagen liefert und du im Schnitt 20 Stück pro Woche verkaufst, brauchst du mindestens 20 für die Lieferzeit plus Puffer. Der Puffer hängt von der XYZ-Klasse ab — für X reichen 20–30% des Bedarfs, für Z können es auch 100% sein. Max = Min + wirtschaftliche Bestellmenge (wie viel es sich lohnt, auf einmal zu bestellen, unter Berücksichtigung von Transportkosten und Mengenrabatten).
Wenn das einmal sitzt, sagt dir das ERP selbst, was du bestellen sollst und in welcher Menge. Statt „nachzudenken, was fehlt", geht der Einkäufer den Report durch und klickt. Eine Stunde pro Woche statt einen halben Tag.
Der Report toter Bestände — der einfachste Gewinn
Bevor du optimierst, was du kaufst, solltest du verkaufen oder abschreiben, was sich nicht mehr verkaufen wird. Der „No-Move"-Report ist ein einziger Filter: zeig alles, was sich in 12 Monaten nicht vom Regal bewegt hat. In den meisten KMU schockiert der erste Lauf den Inhaber — es stellt sich heraus, dass 300–800 Tsd. PLN im Regal schlafen, an die sich niemand erinnert hat.
Was man damit macht. Ein Teil geht per Gutschrift an den Lieferanten zurück (wenn er noch neu ist). Ein Teil verkauft sich mit 50–70% Rabatt an Endkunden. Ein Teil wird als Abschreibung entsorgt. 100% Rückgewinnung sind selten — aber selbst 40% Rückgewinnung auf 500 Tsd. Schläfer-Bestand sind 200 Tsd. Bargeld zurück auf dem Konto.
Bei einem unserer Kunden — einem 24-Personen-Großhändler für Installationsteile aus Südpolen — betrug der Bestand Ende 2024 1,8 Mio. PLN, davon lagen 720 Tsd. (40%) länger als ein Jahr. Nach acht Monaten Arbeit an ABC/XYZ, Min/Max in Comarch Optima und einem wöchentlichen „No-Move"-Report sank der Bestand auf 1,3 Mio. PLN, und die „Nicht-am-Lager"-Quote (verlorener Umsatz) ging im gleichen Zeitraum runter, nicht rauf. Der Inhaber holte in dieser Zeit rund 350 Tsd. Bargeld zurück und musste am Quartalsende keinen Betriebsmittelkredit mehr ziehen.
Womit anfangen
Man muss nicht alles auf einmal einführen. Die Reihenfolge, die in Firmen mit 15–50 Personen funktioniert:
- Woche 1 — vollständigen Artikelstamm aus dem ERP exportieren, dazu 12 Monate Verkäufe, in Excel. ABC/XYZ-Klassifikation. Report, wie viel Geld in der Klasse CZ und in „No-Move" steckt.
- Woche 2 — Inhaber und Einkaufsleitung entscheiden, was mit dem toten Bestand passiert. Abverkäufe, Rabatte, Lieferantenrückgabe, Abschreibung. Frist: 60–90 Tage.
- Woche 3–4 — Min/Max im ERP für Klasse A setzen (top 20% der Artikel). Der Rest kommt später.
- Monat 2–3 — regelmäßiger wöchentlicher Blick auf den Report der vorgeschlagenen Bestellungen statt zu improvisieren.
- Monat 4+ — jetzt erst lohnt es sich, über Tools höherer Ordnung zu reden (Bedarfsprognose, Lieferantenintegration, EDI).
Das größte Hindernis sind nicht die Werkzeuge — die stecken schon im ERP. Das größte Hindernis ist, dass niemand im Unternehmen das klar auf dem Tisch hat. Wenn die Einkaufsleitung nebenbei Angebote schreibt, Reklamationen macht und Fahrer koordiniert, wird der Bestand irgendwie mitgemacht. Und Bestand „läuft nicht von allein" — er verrottet von allein, wenn sich niemand kümmert.
Wenn du sehen willst, wie viel Geld in deinem Lager liegt und wo du anfangen sollst — das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde. Man geht daraus meist mit einer konkreten Liste von 3–5 Dingen für den ersten Monat, auch wenn es nicht zu einer Zusammenarbeit kommt.
Bestand ist keine „Liefersicherheit". Bestand ist Bargeld, das jemand in Kartons verwandelt und unter ein Regal gestellt hat — in der Hoffnung, dass es irgendwann jemand zurückkauft.