Właściciel 25-osobowej firmy handlowej patrzy w raport księgowy i widzi zysk. Potem patrzy na konto i widzi, że znów trzeba przesunąć wypłaty o tydzień. Różnica najczęściej stoi w magazynie — pod postacią zapasu, który kiedyś wydawał się dobrym pomysłem.
W polskich MŚP z branży handlowej i produkcyjnej regularnie widzimy jedną i tę samą sytuację: firma ma w zapasie równowartość 3–5 miesięcy sprzedaży, z czego jedna trzecia nie ruszyła się z półki od ponad roku. To nie jest „bezpieczeństwo dostaw". To jest zamrożona gotówka, do której doliczyć trzeba jeszcze czynsz za regał, koszt utrzymania i ryzyko, że towar wyjdzie z użycia zanim znajdzie kupca.
Dobra wiadomość: w małej firmie nie potrzeba do tego drogiego systemu APS ani konsultanta z dużej czwórki. Potrzeba trzech rzeczy, których większość MŚP już ma w swoim ERP — trzeba je tylko zacząć używać.
Zacznij od podziału — ABC/XYZ
Nie da się zarządzać każdą pozycją tak samo. W typowym magazynie MŚP 15% indeksów daje 80% obrotu, a jednocześnie 40% indeksów w ogóle nie rusza się przez rok. Sortowanie ich po alfabecie w Comarch Optima czy Subiekt GT nic nie mówi o tym, które są ważne.
Analiza ABC dzieli towary po wartości sprzedaży: A — najwyższe 80% obrotu (zwykle 10–20% pozycji), B — kolejne 15%, C — reszta. Analiza XYZ dzieli je po przewidywalności popytu: X — stabilny, sprzedaje się równo, Y — sezonowy albo z trendem, Z — sporadyczny, nieprzewidywalny. Nakładasz to na siebie i masz dziewięć klas.
W praktyce to jest raport, który da się wyklikać w Excelu z eksportu ERP w jedno popołudnie. Nie potrzebujesz nawet BI. Potrzebujesz tabeli przestawnej i formuły na współczynnik zmienności.
- AX (drogie, stabilne) — trzymasz mało, zamawiasz często, pilnujesz jak oka w głowie.
- CZ (tanie, chaotyczne) — kupujesz w większych partiach raz na pół roku, żeby nie tracić czasu na drobne zamówienia.
- AZ (drogie, chaotyczne) — tu jest wasz największy ból głowy; wymagają indywidualnej decyzji, nie automatyzacji.
Min/max i safety stock — bez wróżenia
Jak już wiesz, co jest AX, a co CZ, możesz ustawić dla nich rozsądne poziomy min/max. To pole jest w każdym ERP-ie od 15 lat i praktycznie nikt go nie wypełnia — bo „nikt nie wie, co tam wpisać".
Wpisujesz to tak: min = zapotrzebowanie w czasie dostawy + zapas bezpieczeństwa. Jeśli dostawca dowozi w 7 dni, a sprzedajesz średnio 20 sztuk tygodniowo, to potrzebujesz co najmniej 20 na czas dostawy plus bufor. Bufor zależy od klasy XYZ — dla X wystarczy 20–30% zapotrzebowania, dla Z może być i 100%. Max = min + wielkość ekonomicznego zamówienia (ile opłaca się zamawiać za jednym razem, biorąc pod uwagę koszt transportu i rabaty ilościowe).
Kiedy to raz siądzie, ERP sam podpowiada, co zamówić i w jakiej ilości. Osoba od zakupów zamiast „myśleć, czego brakuje" przegląda raport i klika. Godzina tygodniowo zamiast pół dnia.
Raport martwych zapasów — najprostszy zysk
Zanim zoptymalizujesz, co kupować, warto sprzedać albo spisać to, czego już się nie sprzeda. Raport „no-move" to jeden filtr: pokaż wszystko, co nie zeszło z półki przez 12 miesięcy. W większości MŚP ten raport pierwszym uruchomieniem szokuje właściciela — bo okazuje się, że w regałach śpi 300–800 tys. PLN, o których nikt nie pamiętał.
Co się z tym robi. Część idzie do dostawcy za notę korygującą (jeśli to nowe rzeczy). Część sprzedaje się z rabatem 50–70% do klienta końcowego. Część trafia do złomu jako spisana. Rzadko udaje się odzyskać całość — ale nawet 40% odzysku na leżaku wartym 500 tys. to 200 tys. gotówki wracającej na konto.
U jednego z naszych klientów — 24-osobowej hurtowni elementów instalacyjnych z Małopolski — zapas na koniec 2024 roku wynosił 1,8 mln PLN, z czego 720 tys. (40%) leżało dłużej niż rok. Po ośmiu miesiącach pracy nad ABC/XYZ, min/max w Comarch Optima i cotygodniowym raportem „no-move" zapas spadł do 1,3 mln PLN, a wskaźnik „brak w magazynie" (utracona sprzedaż) w tym samym czasie się obniżył, nie podniósł. Właściciel odzyskał w tym czasie ok. 350 tys. gotówki i przestał brać kredyt obrotowy na koniec każdego kwartału.
Od czego zacząć
Nie trzeba wdrażać wszystkiego naraz. Kolejność, która działa w firmach 15–50-osobowych:
- Tydzień 1 — eksport pełnej kartoteki towarów z ERP i sprzedaży z 12 miesięcy do Excela. Klasyfikacja ABC/XYZ. Raport, ile pieniędzy leży w klasie CZ i w „no-move".
- Tydzień 2 — decyzja właściciela i szefa zakupów: co robimy z martwym zapasem. Wyprzedaże, rabaty, zwroty do dostawcy, spisanie. Termin: 60–90 dni.
- Tydzień 3–4 — ustawienie min/max w ERP dla klasy A (top 20% pozycji). Reszta idzie później.
- Miesiąc 2–3 — regularne, cotygodniowe przeglądanie raportu zamówień sugerowanych zamiast improwizowania.
- Miesiąc 4+ — dopiero teraz warto rozmawiać o narzędziach wyższego poziomu (prognozowanie popytu, integracja z dostawcą, EDI).
Największą przeszkodą nie są narzędzia — one już są w ERP. Największą przeszkodą jest to, że nikt w firmie nie ma tego wyraźnie na głowie. Jeśli szef zakupów robi też ofertowanie, reklamacje i pilnuje kierowców, zapasami zajmuje się tak, jak zdąży. A zapasy nie „się dzieją same" — one się psują same, jeśli się nimi nie zajmować.
Jeśli chcesz zobaczyć, ile pieniędzy leży w Twoim magazynie i skąd zacząć — pierwsza rozmowa jest bezpłatna i trwa pół godziny. Wychodzimy z niej zwykle z konkretną listą 3–5 rzeczy do zrobienia w pierwszym miesiącu, nawet jeśli nie skończy się to współpracą.
Zapas to nie „bezpieczeństwo dostaw". Zapas to gotówka, którą ktoś zamienił na pudełka i włożył pod regał — z nadzieją, że kiedyś ktoś je odkupi.