Masz spółkę produkcyjną i drugą, handlową, która sprzedaje jej wyroby. Czasem jest jeszcze trzecia, właścicielka hali, która co miesiąc wystawia czynsz i refaktury mediów. Księgowa w spółce handlowej przepisuje faktury ze spółki produkcyjnej ręcznie, a na koniec miesiąca saldo rozrachunków między spółkami różni się o 1 280 zł. Ktoś traci dzień, żeby znaleźć, która faktura albo korekta jest winna.
Po tym tekście zdecydujesz, który z trzech sposobów pasuje do liczby twoich dokumentów: ręczne księgowanie z comiesięcznym uzgodnieniem sald, pobieranie faktur z KSeF do ERP odbiorcy albo integracja, która sama zakłada dokumenty magazynowe w drugiej spółce. I kiedy nie warto ruszać niczego.
Ile cię to kosztuje dziś
Samo przepisanie faktury to 3–5 minut: kontrahent, pozycje, stawki, kategoria kosztu. Przy 40 fakturach miesięcznie daje to 2–3 godziny. To nie jest największy koszt.
Większy koszt to uzgadnianie. Typowo widzimy 0,5–2 dni pracy księgowej w miesiącu na szukanie różnic. Ich źródła powtarzają się:
- Korekta wystawiona w jednej spółce, niezaksięgowana w drugiej. Najczęstsza przyczyna różnic sald.
- Inny okres. Faktura z 30 listopada trafia do drugiej spółki w grudniu i saldo na koniec miesiąca się rozjeżdża.
- Inny kurs waluty, jeśli spółki rozliczają się w euro i każda bierze kurs z innego dnia.
- Towar bez przyjęcia. Faktura jest zaksięgowana, ale nikt nie zrobił PZ, więc stany magazynowe spółki handlowej są fikcją.
Zanim wybierzesz rozwiązanie, policz, który z tych problemów faktycznie masz. To decyduje o całej reszcie.
Trzy sposoby i kiedy który ma sens
1. Ręcznie plus uzgodnienie sald raz w miesiącu. Koszt zerowy. Ma sens poniżej 20–30 faktur miesięcznie i gdy między spółkami nie płynie towar, tylko usługi: najem, refaktury, zarządzanie. Warunek: stały dzień uzgodnienia i jedna osoba, która go pilnuje.
2. Pobieranie faktur z KSeF do ERP odbiorcy. Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają firmy, które w 2024 r. miały ponad 200 mln zł sprzedaży, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy (źródło: ksef.podatki.gov.pl). Faktura twojej spółki produkcyjnej już leży w KSeF. Spółka handlowa może ją stamtąd pobrać zamiast przepisywać. Większość popularnych ERP, w tym Comarch Optima, enova365 i Subiekt, ma do tego moduł. Sprawdź, czy twoja wersja pobiera automatycznie i czy mapuje pozycje na kartotekę towarów.
Haczyk: faktura z KSeF ma nazwy i kody towarów sprzedawcy, nie kupującego. Bez tabeli „indeks w spółce A → indeks w spółce B" faktura zaksięguje się jako koszt, ale magazyn się nie zmieni. Konfiguracja z mapowaniem to zwykle 4–10 tys. zł i 1–3 tygodnie. Szerzej o samej integracji z KSeF piszemy w tekście o podłączeniu ERP do KSeF.
3. Integracja dokumentów między dwoma ERP. Gdy spółka A wystawia WZ i fakturę, integracja zakłada w spółce B przyjęcie PZ i fakturę zakupu z właściwymi indeksami, magazynem i miejscem powstania kosztu. W wersji pełnej zamówienie w spółce B tworzy też zamówienie w spółce A. Koszt to zwykle 15–40 tys. zł i 4–8 tygodni. Ma sens przy przepływie towaru i ponad 100 dokumentach miesięcznie albo gdy spółka handlowa sprzedaje z magazynu, którego stan musi zgadzać się co do sztuki.
Dwa przykłady z naszych projektów
Gdzie zadziałało. U jednego z naszych klientów 28-osobowa spółka produkująca meble sprzedaje wszystko przez 8-osobową spółkę handlową, która prowadzi sklep internetowy i hurt. Obie pracują na Comarch Optima, w osobnych bazach. Między spółkami szło 120–150 faktur miesięcznie. Jedna osoba przepisywała je przez około 10 godzin w miesiącu, a uzgodnienie sald zajmowało 1,5 dnia.
Zrobiliśmy wariant 2: automatyczne pobieranie z KSeF w spółce handlowej, tabelę mapowania 340 indeksów (większość połączona po kodzie EAN, około 60 ręcznie) i automatyczne przyjęcie PZ. Trwało to 3 tygodnie i kosztowało około 9 tys. zł. Przepisywanie zniknęło, a uzgodnienie sald trwa teraz około 2 godzin. Różnice, które zostają, to prawdziwe problemy, głównie spóźnione korekty. Lekcja: tabelę mapowania zrobilibyśmy od razu z regułą, że nowy indeks w spółce A nie może trafić na fakturę, dopóki nie ma odpowiednika w spółce B. Przez pierwszy miesiąc nowe produkty wpadały do kolejki błędów.
Gdzie kosztowało więcej, niż powinno. W innym projekcie 40-osobowa firma logistyczna na enova365 miała obok dwie spółki: nieruchomościową, wynajmującą jej magazyn, i flotową, która leasingowała samochody. Obie mniejsze spółki księgowało zewnętrzne biuro rachunkowe w swoim programie. Właściciel zamówił u poprzedniego dostawcy pełną, dwukierunkową integrację za 32 tys. zł.
Po 7 tygodniach działała dla 3 z 12 rodzajów faktur. Refaktury mediów nadal szły ręcznie, bo każda miała inny klucz podziału. Najważniejsze odkrycie przyszło za późno: między spółkami było 12 faktur miesięcznie. Pobieranie z KSeF i kwartalne potwierdzenie sald załatwiłyby sprawę praktycznie bez kosztu. Lekcja: najpierw policz dokumenty, potem rozmawiaj o integracji.
Kiedy to nie ma sensu i co może pójść nie tak
Mało dokumentów i brak towaru. Poniżej 20–30 faktur miesięcznie za usługi integracja się nie zwróci. Przy 12 fakturach i koszcie 15 tys. zł zwrot liczyłbyś w latach.
Druga spółka jest w biurze rachunkowym. Nie kontrolujesz jego programu, a biuro nie zawsze chce, żeby ktoś zakładał mu dokumenty. Tu realny jest tylko wariant 2 albo uzgodnienie sald. Biuro i tak pobiera faktury z KSeF, więc zapytaj, czy robi to codziennie i czy możesz dostać zestawienie rozrachunków co miesiąc.
Korekty poza procesem. Najczęstszy błąd, jaki widzimy: integracja obsługuje faktury, a korekty dalej robi się ręcznie. Po trzech miesiącach saldo znowu się nie zgadza i nikt nie ufa automatowi. Korekty muszą iść tą samą drogą co faktury.
Ceny między spółkami. Integracja przenosi ceny, ale ich nie ustala. Jeśli nie wiesz, czy ceny między twoimi spółkami są właściwe, to pytanie do doradcy podatkowego, nie do informatyka.
Kompensata. Wiele firm co miesiąc potrąca wzajemne należności zamiast robić przelewy. Potrącenia dokonuje się oświadczeniem złożonym drugiej stronie (art. 499 Kodeksu cywilnego, źródło: ISAP). ERP wygeneruje notę kompensacyjną, ale tylko wtedy, gdy salda w obu spółkach są zgodne. Jeśli nie są, kompensujesz błędy. To dobry powód, żeby uzgodnienie sald zrobić przed kompensatą, a nie po niej.
Pobieranie raz w miesiącu. Jeśli spółka B ściąga faktury z KSeF dopiero przy zamknięciu, problem okresów zostaje. Ustaw pobieranie codzienne. Więcej o tym, co zrobić przed zamknięciem, znajdziesz w tekście o zamknięciu miesiąca w ERP.
Co zrobić w tym tygodniu
- Policz faktury i korekty między spółkami z ostatnich 3 miesięcy, osobno w obu kierunkach. Podziel je na towarowe i usługowe.
- Porównaj saldo rozrachunków między spółkami na ostatni dzień poprzedniego miesiąca w obu systemach. Zapisz różnicę i to, ile czasu zajęło jej znalezienie.
- Zapytaj księgową albo sprawdź w ERP, czy spółka kupująca pobiera faktury z KSeF automatycznie, czy ktoś robi to ręcznie.
- Wyeksportuj indeksy towarów, które sprzedajesz między spółkami, i sprawdź, ile z nich ma ten sam kod EAN po obu stronach.
- Ustal jedną zasadę na korekty: kto je wystawia i w ile dni druga spółka musi je zaksięgować.
O sposobie rozliczania faktur między twoimi spółkami decyduje liczba dokumentów i to, czy płynie między nimi towar. Przy kilkunastu fakturach za usługi wystarczy KSeF i uzgodnienie sald. Integracja dwóch ERP zwraca się dopiero przy setce dokumentów i wspólnym magazynie.