Verkaufspreise und Rabatte im ERP: wie KMU aufhören, Marge stillschweigend zu verschenken

In den meisten polnischen KMU existiert die Preispolitik auf zwei Ebenen: der offizielle Preisliste im ERP — und die „echte" Preisliste, bestehend aus 40 Ausnahmen in den Köpfen der Vertriebler, ein paar per Handschlag zugesagten Rabatten und einer Excel-Matrix für „Stammkunden", von der niemand mehr weiß, wann sie zuletzt aktualisiert wurde. Solange die Geschäfte laufen, rührt niemand daran. Sobald die Marge zu bröckeln beginnt, stellt sich heraus, dass niemand weiß, wie viel das Unternehmen tatsächlich verschenkt.

Das ist keine böse Absicht des Vertriebs. Es ist ein System, das ihn nicht unterstützt. Vertriebler sollen verkaufen. Wenn das ERP ihnen den richtigen Preis nicht in fünf Sekunden anzeigt, wird er aus dem Gedächtnis genannt — und zwar tendenziell zu niedrig, weil „den Deal machen" sicherer wirkt als das Risiko, dass der Kunde zur Konkurrenz geht. Ergebnis: die Firma verkauft gut, verdient aber immer weniger daran.

Dieser Beitrag zeigt, wie man aus dieser Falle herauskommt — ohne ERP-Wechsel und ohne Revolution, die das halbe Haus gegen einen aufbringt.

Wo das Chaos herkommt

In einem typischen Groß- oder Produktionsbetrieb beginnt die Preisliste ein Eigenleben zu führen, sobald die ersten „Stammkunden" auftauchen. Jemand hat 2019 einem großen Abnehmer aus Posen 12% auf alles zugesagt. Jemand anderes hat 2021 mit einem Kunden aus Kattowitz vereinbart, dass er zum Nettopreis minus 15% einkauft, aber nur in Kategorie A. Zwischenzeitlich haben sich die Einkaufspreise verändert, es gab Inflation, der Vertriebler ist zur Konkurrenz gewechselt — und der Rabatt aus 2019 läuft weiter. Niemand merkt es, bis jemand einen Marge-pro-Kunde-Bericht zieht.

Dazu kommen Preislisten für verschiedene Vertriebskanäle. Einzelhandel, Kleingroßhandel, Großhandel, E-Commerce, Kettenkunden — jeder hat einen anderen Preis. Theoretisch gibt es dafür Preislisten im ERP. Praktisch hat sie jemand einmal angelegt und niemand pflegt sie, weil das manuelle Aktualisieren von 400 Positionen in fünf Listen zwei Arbeitstage frisst.

Drittes Problem — Aktionen und Saisonkampagnen. Sie beginnen mit „nur zwei Wochen", dann vergisst jemand sie zu deaktivieren, und ein halbes Jahr später fragt ein Vertriebler „warum läuft dieser Artikel bei -20%", und siehe da, die letztjährige Aktion ist noch aktiv.

Der gemeinsame Nenner: es gibt keinen einzigen Ort, an dem die Preispolitik der Firma vollständig sichtbar ist. Es gibt das ERP, Excel, die Köpfe der Vertriebler und Absprachen mit Kunden, in die niemand mehr reinschaut.

Was das ERP wirklich kann (und Sie nicht nutzen)

Jedes ernsthafte polnische ERP — Comarch Optima, enova365, Subiekt Nexo, Microsoft Dynamics 365 Business Central — hat seit Jahren solide Preismanagement-Funktionen. Das Problem: sie werden selten konfiguriert, weil „keiner Zeit dafür hat". Es lohnt sich zu wissen, was verfügbar ist.

• Mehrstufige Preislisten — Groß-, Einzelhandel, E-Commerce, individuelle Kundenpreise. Jede Position kann in jeder Liste einen anderen Preis haben, und das System schlägt beim Belegerfassen automatisch den passenden vor.
• Rabatte auf der Kundenkarte — feste Prozentrabatte auf alles, auf eine Kategorie oder eine konkrete Warengruppe. Müssen nicht bei jeder Rechnung händisch eingetragen werden.
• Staffelrabatte — 10 Stück kaufen, 5% erhalten; 100 Stück kaufen, 12% erhalten. Standardfunktion, selten aktiviert.
• Vertragspreise mit Gültigkeitsdatum — Vertrag mit Kunde X, Preis Y für Produkt Z, gültig vom 1.1. bis 31.12. Nach diesem Datum fällt das System automatisch auf den Basispreis zurück.
• Bundle- und Cross-Sell-Rabatte — A und B zusammen kaufen, Rabatt auf B erhalten. Selten genutzt, oft sehr wirkungsvoll.
• Regeln für Mindestmarge — der Vertriebler kann nicht unter eine festgelegte Marge gehen, ohne Freigabe des Vorgesetzten. Der einfachste Weg, den „Handschlag-Wasserhahn" zuzudrehen.
• Änderungshistorie für Preise — wer hat wann welchen Rabatt auf welchem Beleg gesetzt. Ohne das lässt sich keine seriöse Analyse machen.

Wichtig: das ist keine Wunschliste. Das sind Funktionen, die bereits in Ihrer Lizenz enthalten sind. Frage der Konfiguration, nicht des Modulkaufs.

Wie man die Aufräumaktion angeht

Eine einmalige Aktion „lasst uns alle Preise im ERP setzen" funktioniert nie. Zu viele Ausnahmen, zu viele Kunden, zu wenig Zeit. Sinnvoller ist ein stufenweises Vorgehen, beginnend bei dem, was am schnellsten das meiste Geld einspielt.

1. Neue Ausnahmen einfrieren — ab heute erfordert jeder nicht-standardmäßige Rabatt einen Ein-Satz-Mail an die Vertriebsleitung. Selbst wenn Sie im ersten Monat 100% der Anfragen genehmigen — allein die Tatsache, dass sie dokumentiert sind, verändert das Verhalten.
2. Kunden nach Umsatz und Marge ranken — 80% des Umsatzes stammen typischerweise von 20% der Kunden. Dort anfangen. Prüfen, welche Realpreise sie zahlen (nicht Listenpreise), woher die Rabatte kommen und ob sie noch Sinn ergeben.
3. Basispreisliste aufräumen — eine Nettoliste, aktuell, gegen die intern alles abgerechnet wird. Ohne sie lassen sich Rabatte nicht sinnvoll bewerten, weil kein „von" existiert.
4. 3-5 Kanalpreislisten einführen — Einzelhandel, Kleingroßhandel, Großhandel, E-Commerce, Kette. Nicht 15, nicht 25 — so viele, wie Sie tatsächlich brauchen. Alles darüber ist Scheinpräzision, die im Betrieb zerfällt.
5. Individuelle Preise nur für Top-20-Kunden — der Rest nutzt Kanalpreise. Für die Top 20 lohnt es sich, über einem Vertrag zu sitzen und konkrete SKUs mit Gültigkeitsdaten ins ERP einzutragen.
6. Mindestmarge-Kontrolle aktivieren — der Vertriebler sieht Preis und Marge. Unterschreitung erfordert eine Freigabe per Klick vom Vorgesetzten. Die Änderung, die sich am schnellsten in harten Zahlen auszahlt.
7. Halbjährliche Überprüfung planen — eine Preisliste, die 12 Monate lang nicht angefasst wurde, ist keine Preisliste mehr, sondern Archäologie.

Grundregel: jeder Preis im Haus muss an einem Ort sichtbar sein. Eine Excel-Rabatttabelle, die per Mail kreist, ist keine Preispolitik — sie ist eine tickende Bombe.

Konkretes Beispiel

18-Mitarbeiter-Großhändler für Elektrotechnik aus Kleinpolen, Comarch Optima mit Handels- und Lagermodulen, rund 3.200 Artikel im Katalog, 380 aktive B2B-Kunden. Ausgangslage: eine „Basispreisliste" im ERP, zwei Kanalpreislisten, die seit zwei Jahren niemand pflegte, und eine Excel-Datei mit Einzelrabatten für „wichtige Kunden" — 47 Einträge, von denen 12 Kunden betrafen, die seit einem halben Jahr nichts mehr gekauft hatten. Rohmarge dümpelte bei 22%, und niemand konnte erklären, warum — „die Preise sind doch richtig kalkuliert".

Was wir gemacht haben, der Reihe nach:

1. 12-Monats-Ranking nach Kundenumsatz — es zeigte sich: die Top 30 Kunden machen 74% des Umsatzes. Der Rest ist ein Long-Tail, in dem Rabatte ohnehin kosmetisch sind.
2. Rabattanalyse pro Kunde — vier der Top 30 hatten Rabatte, die noch der 2022 ausgeschiedene Vertriebler festgelegt hatte. Niemand hatte sie überprüft. Zwei hätten eine Korrektur nicht bemerkt, einer hatte tatsächlich einen Vertrag, einer lag 8% zu niedrig.
3. Drei Kanalpreislisten statt zweier vergessener — Einzelhandel (selten, aber nötig), Standard-Großhandel, Ketten-Großhandel. Positionen konsistent mit der Basisliste plus definierter Aufschlag. Aktualisierung prozentual aus der Basisliste — nicht manuell je SKU.
4. Vertragspreise nur für die Top 20 — konkrete SKUs, konkrete Preise, konkrete Gültigkeit bis Jahresende. Vertriebler sieht sie automatisch bei der Belegerfassung, muss sie nicht auswendig wissen oder in Excel nachschlagen.
5. Mindestmarge-Kontrolle — 15% im Großhandel, 25% im Einzelhandel. Unterschreitung: Ein-Klick-Mail an die Leitung, die freigibt oder ablehnt. Vollständige Historie im ERP.
6. Halbjahres-Review — Kalendereintrag im Outlook der Vertriebsleitung, konkretes Datum, konkreter ERP-Bericht als Ausgangspunkt.

Ergebnis nach 4 Monaten: Rohmarge stieg von 22% auf 25,5%. Bei einem Jahresumsatz von rund 14 Millionen PLN sind das etwa 490.000 PLN pro Jahr — ohne Preiserhöhung für die meisten Kunden, allein durch das Schließen „stiller Rabatte", die die Firma nicht kontrollierte. Die Vertriebler protestierten anfangs („das bremst den Verkauf"); nach zwei Monaten waren sie dafür, weil sie sahen, dass die Leitung sinnvolle Unterschreitungen schnell freigibt und nur die ohne Begründung ablehnt.

Projektkosten: rund 22.000 PLN verteilt auf 3 Monate — Preisaudit, Konfiguration in Comarch Optima, Schulung des Vertriebs und der Leitung. Amortisation im zweiten Monat.

Fallstricke

Einige Dinge, die das gesamte Projekt kippen können:

• „Das war schon immer so" — die dienstältesten Vertriebler werden das bestehende Chaos verteidigen, weil sie sich darin gut bewegen. Man muss zeigen, dass Margenkontrolle nicht Kontrolle über sie ist, sondern über die Firma — und dass sie ihnen die Arbeit erleichtert, weil sie sich nicht mehr 40 Ausnahmen merken müssen.
• Zu viele Preislisten — 15 Kanalpreislisten „für alle Fälle" werden nicht gepflegt. Drei bis fünf sind meist das Maximum, das tatsächlich lebt.
• Rabatt auf der Rechnung statt Rabatt in der Preisliste — der Vertriebler wählt keine Liste, sondern trägt bei jeder Position ein Prozent ein. Funktioniert einmal; später kann niemand mehr rekonstruieren, warum genau 7,3%.
• Verträge ohne Enddatum — ein Vertragspreis „für immer" wird nach einem Jahr zum Problem, weil die Einkaufspreise 15% gestiegen sind und der Kunde noch nach altem Tarif zahlt.
• Keine Änderungshistorie — wenn das ERP nicht protokolliert, wer wann einen Preis geändert hat, endet jede Margendiskussion mit „Krzysiek hat gesagt, das geht". Die Historie muss existieren und der Leitung zugänglich sein.
• Gestapelte Rabatte — hat ein Kunde 8% auf sich, 5% auf die Kategorie und 3% auf die Menge, und alles addiert sich, dann können 16 Margenpunkte mit einem Klick verloren gehen, ohne dass es jemand bemerkt. Stacking-Regeln müssen durchdacht und konfiguriert sein.
• E-Commerce mit eigener Preisliste — zieht der Onlineshop die Preise per API aus dem ERP, gut. Hat er eine eigene Datenbank, die „fast" mit dem ERP übereinstimmt, sitzen Sie auf einer Bombe. Früher oder später driftet etwas, und ein Kunde kauft zu Preisen von 2023.

Was es wirklich kostet

Für ein Handels-KMU mit 15-40 Mitarbeitern realistische Spannen:

• Audit von Preisen und Rabatten — 2-4 Beratertage (3.000-7.000 PLN). Ergebnis: Kundenranking, Rabattkarte, Liste „vertraglicher" Preise ohne Vertrag.
• Konfiguration von Preislisten und Regeln im ERP — 3-6 Beratertage (5.000-10.000 PLN) je nach System und Zahl der Szenarien. Comarch Optima und enova365 sind hier ähnlich, Business Central beim Consulting oft teurer.
• Schulung von Vertrieb und Leitung — halber Tag für das Team, plus 2 Stunden für die Vertriebsleitung zur Handhabung der Freigaben.
• Nachjustierung nach 3 Monaten — 1 Beratertag (1.500-2.500 PLN). Meist lohnend — auf dem ersten Durchgang wird immer etwas übersehen.

Summe: 10.000-20.000 PLN. Rendite: eine Anhebung der Durchschnittsmarge um 1 Prozentpunkt auf 5 Mio. PLN Jahresumsatz bedeutet 50.000 PLN. Amortisation typisch 2-4 Monate.

Wie weiter

Preise im ERP aufzuräumen ist kein IT-Projekt. Es ist ein Finanzprojekt, in dem die IT das Werkzeug liefert. Der größte Widerstand kommt nicht vom System, sondern von Menschen, die es sich im Chaos eingerichtet haben. Aber schon im ersten Monat, in dem der Margenbericht echte Zahlen zeigt, ist die Diskussion vorbei — weil sichtbar wird, wie viel die Firma verschenkt hat, ohne es zu wissen.

Wenn Sie vermuten, dass es bei Ihnen ähnlich aussieht — ein halbstündiges Gespräch reicht meist, um zumindest zu wissen, wo anzusetzen ist. Ohne Verpflichtung, ohne 40-Folien-Pitch.

Eine Preisliste, in die man einmal im Jahr schaut, ist keine Preisliste. Sie ist ein Denkmal für Menschen, die längst gegangen sind, und für Kunden, die längst aufgehört haben zu kaufen.

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