Stücklisten und Herstellkosten im ERP: was ein KMU-Hersteller wissen muss, um beim Margen-Raten aufzuhören

In den meisten kleinen und mittleren Fertigungsbetrieben sind „Herstellkosten" eine Zahl, die der Inhaber auf plus-minus 20 % genau kennt. Er weiß ungefähr, dass Produkt A „irgendwo zwischen 180 und 220 PLN" kostet, verkauft es für 260 und geht von Marge aus. Wenn die Buchhalterin dann mit dem Jahresabschluss kommt, stellt sich heraus, dass eine Produktlinie, die „doch offensichtlich läuft", im letzten Quartal Verlust gemacht hat. Die Schuldsuche beginnt. Meistens gibt es keinen Schuldigen. Es gibt eine Stückliste in Excel aus 2022 und eine Lohnkalkulation, die zuletzt aktualisiert wurde, als der Mindestlohn 40 % niedriger war.

Dieser Beitrag handelt davon, warum eine Stückliste (BOM — Bill of Materials) in Excel in dem Moment nicht mehr funktioniert, in dem das Unternehmen die 15-20-Personen-Grenze überschreitet, und wie man die Herstellkostenkalkulation in das ERP holt, das ohnehin schon im Haus ist. Ohne Systemwechsel und ohne Vollzeit-Controller.

Warum eine Stückliste in Excel aufhört zu funktionieren

Excel ist genau in einer Sache ausgezeichnet: die Kosten eines Produkts zu einem bestimmten Zeitpunkt zu berechnen. Man öffnet die Tabelle, trägt aktuelle Rohstoffpreise ein, Stunden pro Stück, addiert Gemeinkosten — fertig. Das Problem beginnt in dem Moment, in dem man nicht ein Produkt fertigt, sondern hundert, die Einkaufspreise sich monatlich ändern und die Stückliste in drei Varianten je nach Kunde existiert.

Die typische Symptomliste bei 15-40-Personen-Herstellern:

• Die Stückliste unterscheidet sich zwischen Konstruktion, Technologie und Halle — der Konstrukteur hat eine Liste in Excel, der Technologe hat seine Version mit „Ersatzmaterialien", die auf der Halle gemacht werden, das Lager gibt raus, was da ist. Drei verschiedene Wahrheiten über dasselbe Produkt.
• Die Rohstoffpreise in Excel sind ein halbes Jahr alt — weil das manuelle Aktualisieren von 400 Positionen zwei Tage kostet, die niemand hat. Zwischenzeitlich ist das Blech 18 % teurer geworden und die Kalkulation weiß es nicht.
• Löhne sind eine Zahl für alles — „der Technologe sagt, das sind 2 Stunden", also multipliziert man mit dem Stundensatz und hat die Lohnkosten. Niemand misst, ob es wirklich 2 Stunden sind oder 3 Stunden 20 Minuten.
• Der Abteilungszuschlag ist ein 2019 geratener Prozentsatz — 15 % auf alles, weil das damals irgendwie passte. Niemand hat geprüft, was der Betrieb der Halle 2026 wirklich kostet.
• Ausschuss und Fehlteile fehlen — die Tabelle setzt an, dass aus 10 kg Material 10 kg Produkt werden. Realität: 8,2 kg Produkt, 1,8 kg Schrott. Das sind 18 % Kosten, die im Modell fehlen.
• Produktvarianten leben im Kopf des Technologen — der Kunde will „dasselbe, nur verzinkt". In Excel gibt es diese Variante nicht, aber der Technologe weiß, dass Verzinken +7 PLN Material und +15 Minuten Arbeit bedeutet. Bis der Technologe in den Urlaub geht.

Ergebnis: Das Unternehmen verkauft zu Preisen, von denen es glaubt, sie brächten 25 % Marge, und in Wirklichkeit sind es 8 %. Oder, bei manchen Aufträgen, minus 3 %.

Drei Schichten der Herstellkosten

Jedes ernstzunehmende ERP mit Fertigungsmodul — Comarch ERP XL, enova365, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Streamsoft Prestiż — sieht die Herstellkosten als Summe von drei Schichten. Keine Raketenwissenschaft, aber man muss die Schichten beim Namen nennen, um zu wissen, wo im Unternehmen Geld verloren geht.

Schicht 1 — direkte Materialkosten. Alles, was physisch ins Produkt geht: Blech, Schrauben, Farbe, Elektronik, Verpackung. Im ERP ist das die Stückliste mit Mengen und aktuellen Einkaufspreisen. Schlüsselwort: aktuellen. Eine an den Materialstamm angebundene Stückliste zieht den letzten Einkaufspreis oder einen gewichteten Durchschnitt automatisch — kein manuelles Nachtragen in der Tabelle.

Schicht 2 — direkte Lohnkosten. Zeit, die Bediener und Maschinen brauchen. Im ERP ist das ein Arbeitsplan: Liste der Operationen, Zeit pro Operation, Stundensatz pro Arbeitsplatz. Der Arbeitsplan muss synchron sein mit dem, wie das Produkt tatsächlich durch die Halle läuft — nicht damit, wie der Konstrukteur es sich 2021 vorgestellt hat.

Schicht 3 — Abteilungs- und Gemeinkostenzuschlag. Alles, was nicht direkt dem Produkt zurechenbar ist, aber gedeckt werden muss: Energie, Maschinenabschreibung, Lagerkosten, Meister- und Bürolöhne. Im ERP ist das üblicherweise ein Prozentsatz auf die Direktkosten oder ein Abteilungs-Stundensatz. Schlüssel: den Zuschlag jährlich neu rechnen, nicht einmal fürs Firmenleben.

Die Summe dieser drei Schichten ist der technische Herstellkostensatz. Darauf kommen Verwaltungs- und Vertriebskosten (weitere 8-15 %) und erst dann ist der Startpunkt für die Preisgestaltung erreicht. Firmen, die Marge auf Basis von Kosten ohne Gemeinkosten rechnen, leben in der Illusion eines zweistelligen Gewinns, den die Buchhaltung nicht sieht.

Arbeitsplan und Realität auf der Halle

Der größte Unterschied zwischen einer Stückliste in Excel und einer Stückliste im ERP ist, dass im ERP jedes Produkt an einen Arbeitsplan gebunden ist — die Liste der technischen Operationen mit Zeit pro Operation und Arbeitsplatz. Klingt nach Konzern-Deutsch, bedeutet in der Praxis eins: du weißt, wo in deiner Halle die Produktion steht, und wie viel Geld darin steht.

Solange der Arbeitsplan nur im Kopf des Technologen lebt, endet jede Frage „was kostet Produkt X?" damit, dass er zum Telefon greift, auf die Halle geht, auf die Maschine schaut und sagt „naja, so 2 Stunden". Ist der Arbeitsplan im ERP, kommt die Antwort in 2 Sekunden: 47 Minuten Laserschneiden, 22 Minuten Biegen, 15 Minuten Schweißen, 8 Minuten Lackieren — 92 Minuten über drei Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Sätzen. Das ist eine Zahl, auf der man ein Angebot bauen kann.

Der Arbeitsplan hat noch eine Funktion, an die zu Beginn kaum jemand denkt: er erlaubt zu berechnen, was eine Charge wirklich gekostet hat. Wenn der Bediener Start und Ende der Operation im System einbucht, sieht man im Nachhinein, ob die 92 Minuten aus der Kalkulation den 92 Minuten auf der Halle entsprechen — oder 140. Wenn es systematisch 140 sind, ist die Kalkulation neu zu rechnen; sonst verkauft man unter Preis. Man braucht dafür kein volles MES; ein einfaches Zeiterfassungsmodul im ERP, bedient über ein Tablet auf der Halle, reicht. Das ist ein eigener Beitrag; hier genügt zu merken: eine Kalkulation ohne Realitätsabgleich altert in 3 Monaten.

Wann weißt du wirklich, was ein Produkt kostet

Ein Hersteller weiß wirklich, was ein Produkt kostet, wenn vier Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Stückliste im ERP ist synchron mit Konstruktion und Technologie — Konstrukteur, Technologe und Lager schauen auf eine Liste, nicht auf drei.
2. Die Materialpreise in der Stückliste kommen aus dem Materialstamm — automatisch, nicht per Hand. Änderung des Einkaufspreises = automatische Änderung der Kalkulation bei jedem Produkt, in dem das Material vorkommt.
3. Der Arbeitsplan ist im ERP mit realen Zeiten hinterlegt — nicht mit „idealen" Zeiten aus dem Design, sondern mit den Zeiten, die auf der Halle sichtbar sind. Meist 15-30 % länger.
4. Gemeinkosten werden jährlich neu berechnet — nach Jahresabschluss liefert die Buchhaltung reale Kosten für Halle und Büro, du teilst durch geplante Fertigungsstunden, es kommt ein realer Zuschlag heraus. Keine 15 % aus dem Bauch.

Sind diese vier Bedingungen erfüllt, sind die Herstellkosten auf 3-5 % genau. Sonst reden wir von 15-25 % Genauigkeit — was in etwa dem entspricht, was man an einem einzelnen Auftrag verlieren kann, ohne es zu merken.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis

25-Personen-Hersteller von Stahlkonstruktionen im Raum Rzeszów, Comarch ERP XL mit Fertigungsmodul, vor drei Jahren gekauft und praktisch ungenutzt. Stücklisten für 180 aktive Artikelnummern lebten in Excel, gepflegt vom Konstrukteur — eine Tabelle pro Produkt, Einkaufspreise „nach Bedarf" eingetragen. Der Arbeitsplan lag im Kopf des Produktionsleiters. Abteilungszuschlag — 18 %, 2020 gesetzt, seither nicht angefasst.

Warum sie uns anriefen: Geschäftsjahr mit 340.000 PLN Verlust bei 11,2 Millionen PLN Umsatz und „guten" Angeboten abgeschlossen. Die Buchhalterin sagte, die Gemeinkosten seien seit 2023 um 22 % gestiegen. Der Inhaber glaubte es nicht, denn „wir verkaufen doch jedes Produkt mit 22 % Aufschlag".

Was wir in 4 Monaten in dieser Reihenfolge gemacht haben:

1. Audit der Excel-Stücklisten gegen die Halle — drei Tage mit Konstrukteur und Produktionsleiter. Ergebnis: 34 von 180 Stücklisten hatten falsche Materialmengen (Ausschuss nicht enthalten), 51 hatten veraltete Einkaufspreise (im Schnitt 14 % zu niedrig), 22 Produkte wurden in Varianten verkauft, die es in Excel nie gab.
2. Übernahme der Stücklisten ins Fertigungsmodul von Comarch ERP XL — zwei Wochen mit dem Konstrukteur, etwa ein Werktag pro Produkt. Verknüpfung mit dem Materialstamm, damit Einkaufspreise automatisch gezogen werden. Ausschuss als Prozentsatz pro Position (3 % auf Blech bis 12 % auf Schweißzusätze).
3. Arbeitsplan für die Top-40-Produkte — diese 40 Produkte machten 78 % des Umsatzes. Produktionsleiter und Technologe gingen mit uns durch die Halle und trugen reale Operationszeiten ein. Nicht „ideal" — real, inklusive Rüstzeiten.
4. Neuberechnung des Abteilungszuschlags — die Buchhalterin lieferte die realen Kosten der Halle 2025 (Energie, Abschreibung, indirekte Löhne), geteilt durch die geplanten Fertigungsstunden. Ergebnis 27 %, nicht 18 %. Allein diese Korrektur veränderte das Margen-Bild für die halbe Produktpalette.
5. Operationszeit-Erfassung auf der Halle — Tablet an jedem Arbeitsplatz, Bediener bucht Start und Ende. Nach einem Monat verglichen wir Plan und Ist. Beim Laserschneiden war der Unterschied vernachlässigbar; beim Handschweißen war es konsistent 22 % länger als geplant. Arbeitsplan korrigiert.
6. Neue Preise für die Top-40-Produkte — 11 Produkte wurden mit Verlust verkauft (-2 % bis -14 % Marge). 6 wurden über 2 Monate mit den Kunden neu verhandelt, 3 aus dem Angebot genommen, 2 bewusst als „Zugpferde" belassen.

Ergebnis nach 4 Monaten: Bruttomarge in der Fertigung von 8,4 % auf 16,1 %. Beim geplanten Umsatz von 12 Millionen PLN im Folgejahr entspricht das etwa 920.000 PLN Differenz. Der Inhaber sah zum ersten Mal einen Bericht, in dem Produkte nach realer Marge sortiert waren, nicht nach „Aufschlag aus dem Bauch". Nebenbei stellte sich heraus, dass die Produkte, die alle für „die Renner" hielten, margentechnisch die schlechtesten waren — und die Marge in drei unscheinbaren Artikelnummern für einen Stammkunden lag.

Projektkosten: rund 42.000 PLN über 4 Monate — BOM-Audit, Fertigungs-Rollout in Comarch ERP XL, Schulung für Konstrukteur, Technologe und Produktionsleiter, Tablets auf der Halle. Amortisation: erster voller Monat nach der Preisänderung.

Fallen, auf die man achten sollte

Einige Dinge, die das Projekt zum Scheitern bringen:

• „Der Konstrukteur weiß alles auswendig" — solange er da ist. Wenn er geht, wird klar, dass das Wissen im Kopf war, nicht im System. Eine Stückliste im ERP ist nicht nur ein Kalkulationswerkzeug, sondern eine Versicherung gegen Personalwechsel.
• Zu präzise Stückliste am Start — der Versuch, alle 400 Produkte im ersten Monat einzugeben, endet regelmäßig mit dem Abbruch des Projekts. Die Top 40-60 machen üblich 75-85 % des Umsatzes. Fang dort an, den Rest füllst du bei laufenden Aufträgen.
• „Idealer" Arbeitsplan statt realer — der Konstrukteur schreibt den Arbeitsplan so, wie er auf einer perfekt eingerichteten Halle aussähe. Realität ist anders. Immer mit der ersten Charge abgleichen und korrigieren.
• Abteilungszuschlag als „Firmenkonstante" — 15 % aus 2019 sind keine Konstante, sondern ein Relikt. Jährlich mit der Buchhaltung neu rechnen. Sonst ist die Marge im Bericht Fiktion.
• Ausschuss und Fehlteile außerhalb der Kalkulation — wenn aus 10 kg Blech 8 kg Produkt werden, braucht die Stückliste 12,5 kg pro Einheit, nicht 10. Sonst ist jedes Stück 25 % Materialkosten zu billig.
• Produktvarianten als „regeln wir schon" — Beschichtung, Ausführung, alternatives Material sind keine „Kleinigkeiten". In einer ERP-Stückliste müssen sie als definierte Varianten mit konkreten Kostenunterschieden hinterlegt sein, sonst verkauft der Vertrieb die Premium-Variante zum Standardpreis.
• Operationserfassung „später" — bucht der Bediener am Ende des Tages aus dem Gedächtnis, sind die Daten so viel wert wie das Excel des Konstrukteurs. Echtzeit-Buchung auf dem Tablet, bei Start und Ende der Operation — sonst lieber gar nicht messen.

Was das wirklich kostet

Für einen 20-40-Personen-Hersteller realistische Bereiche:

• BOM- und Arbeitsplan-Audit — 3-5 Beratertage mit dem Technologen des Kunden (5.000-9.000 PLN). Ergebnis: Abweichungsliste, Produktpriorisierung, Roll-out-Plan.
• Fertigungsmodul und Stücklisten für die Top-40-Produkte — 8-15 ERP-Beratertage (15.000-30.000 PLN), je nach System und Variantenzahl. Comarch ERP XL, enova365 mit Fertigungsmodul, Streamsoft Prestiż liegen ähnlich; Business Central rund 30-50 % höher im Consulting.
• Arbeitsplan und Operationserfassung — 5-10 Beratertage (10.000-18.000 PLN) plus Tablets auf der Halle (2.000-4.000 PLN je Arbeitsplatz).
• Zuschlagsneuberechnung mit der Buchhaltung — 1-2 Tage (2.000-4.000 PLN), meist einmal jährlich.
• Review nach 3 Monaten — 1-2 Beratertage (2.000-4.000 PLN). Die erste Runde muss immer korrigiert werden.

Insgesamt: 35.000-70.000 PLN. Amortisation: eine Bruttomargen-Steigerung um 3 Prozentpunkte auf 10 Millionen PLN Umsatz bedeutet 300.000 PLN pro Jahr. Amortisation in 2-4 Monaten, wenn das Unternehmen die Preisgestaltung tatsächlich auf die neuen Zahlen umstellt.

Wie geht es weiter

Die Übernahme der Stücklisten aus Excel ins ERP ist kein IT-Projekt. Es ist ein Controlling-Projekt, in dem die IT das Werkzeug liefert. Der größte Wert liegt nicht im System selbst, sondern darin, zum ersten Mal reale Zahlen zu sehen: wo das Unternehmen wirklich verdient, wo es zuschießt und um wie viel das Angebot korrigiert gehört.

Wenn du vermutest, dass es bei dir ähnlich aussieht — eine halbe Stunde Gespräch reicht meistens, um zu wissen, an welcher Seite man anfassen sollte. Ohne Verpflichtung, ohne 40-Folien-Präsentation.

Ein Hersteller, der Herstellkosten in Excel rechnet, rechnet keine Herstellkosten. Er schätzt sie — und solange er halbwegs richtig schätzt, überlebt er. Fängt er an, falsch zu schätzen, erfährt er es aus der Jahresbilanz, sechs Monate zu spät.

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