Microsoft verkauft Power Automate und Power Apps seit Jahren als „no-code", „kostenlos im Microsoft 365 enthalten" und „Demokratisierung der Automatisierung". In der KMU-Realität klappt das mal hervorragend — und mal bleibt eine technische Schuld zurück, die niemand mehr anfassen will. Der Unterschied liegt nicht am Werkzeug, sondern daran, was gebaut wird und von wem.
Power Platform ist heute der häufigste Abkürzungsweg zur Automatisierung in kleinen und mittleren Unternehmen. Zu Recht — für viele einfache Prozesse ist es genau das passende Werkzeugniveau. In diesem Text geht es darum, wo diese Abkürzung wirklich zum Ziel führt — und wo sie als Sackgasse für 180 € im Monat endet.
Was du tatsächlich „im Paket" bekommst
Power Automate (früher Microsoft Flow) ist eine Automatisierungs-Engine — sie verschiebt Daten zwischen Anwendungen und löst Aktionen bei Ereignissen aus. Power Apps ist ein Baukasten für einfache, formularbasierte Anwendungen, die im Browser und auf dem Smartphone laufen. Beide gehören zur größeren Familie „Power Platform" (zu der auch Power BI und Copilot Studio zählen).
Die meisten Microsoft 365 Business-Pläne enthalten eine sogenannte seeded license — eine eingeschränkte Version beider Werkzeuge. Du kannst Flows auf „Standard"-Konnektoren bauen (Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams, Excel Online, Forms). Du kannst eine Power App für Nutzer mit einer M365-Lizenz bereitstellen. Mehr nicht. Und „mehr nicht" reicht häufiger, als man denkt.
Alles, was Premium-Konnektoren braucht (SQL Server, beliebige REST-APIs über Custom Connector, Dataverse, ein Bank-Konnektor), erfordert eine Lizenz pro Nutzer oder pro Flow. Hier beginnen die echten Kosten, auf die ich gleich zurückkomme.
Wann Power Automate Sinn ergibt
Die besten Flows in KMU sind die, die Dinge verknüpfen, die schon in der Microsoft-Welt leben. Drei Beispiele, die wir regelmäßig sehen und die die investierte Zeit tatsächlich zurückzahlen:
- Eine Rechnung kommt per E-Mail vom Lieferanten → ein Flow speichert sie in SharePoint im richtigen Ordner für diesen Lieferanten, extrahiert Rechnungsnummer und Betrag (AI Builder für gescannte PDFs) und meldet sich in Teams bei der Buchhaltung.
- Ein Mitarbeiter füllt einen Urlaubsantrag in Microsoft Forms aus → ein Flow erzeugt eine Genehmigungsaufgabe für die Führungskraft in Teams, aktualisiert nach Genehmigung eine SharePoint-Liste und schreibt der Personalabteilung.
- Jeden Morgen zieht ein Flow den Kontostand aus einer Tabelle, vergleicht ihn mit dem Budget in Excel und schickt dem Vorstand eine kurze Nachricht mit drei Zahlen.
Der gemeinsame Nenner: alles lebt in Microsoft 365, es gibt kein Produktions-SLA, und ein Fehler legt nicht das Lager lahm. Das sind ideale Kandidaten für die seeded license — „kostenlos" in Anführungszeichen, weil du sie längst über das M365-Abo bezahlt hast.
Bei einem unserer Kunden — einem 14-Personen-Speditionsbetrieb aus Großpolen — haben wir genau so einen Flow für Eingangsrechnungen der Frachtführer gebaut. Vorher hat die Buchhalterin rund 6 Stunden pro Woche damit verbracht, sie zu sortieren und in enova365 einzugeben. Danach: 1,5 Stunden. Aufwand: ein Beratertag plus zwei halbe Tage Korrekturen im ersten Monat. Ein Jahr später läuft der Flow noch, auch wenn ein Konnektor angepasst werden musste, als Microsoft eine API geändert hat.
Wann Power Apps Sinn ergibt
Power Apps glänzt dort, wo ein Team einen einfachen Bildschirm zum Erfassen oder Ansehen von Daten braucht, ein fertiges CRM oder WMS aber zu viel ist und Excel zu wenig. Konkrete Stellen, an denen das funktioniert:
- Ein „Serviceberichts"-Formular für Außendiensttechniker, die früher auf Papier gekritzelt und abends im Büro nochmal abgetippt haben.
- Eine „Was steht heute an"-Liste für Schichtleiter in der Produktion, gespeist aus einer SharePoint-Liste.
- Eine einfache Inventur-App, die die Smartphone-Kamera als Barcode-Scanner nutzt (Power Apps unterstützt das ohne Zusatzaufwand).
Überall dort, wo aktuell jemand Daten in Excel eintippt und dann in ein anderes System überträgt, reicht eine Power App mit einem ordentlichen Formular und SharePoint im Hintergrund oft aus. Ohne Entwickler, ohne Server, ohne dreimonatigen Rollout.
Was Power Platform nicht ohne Schmerzen kann
Power Platform ist kein Ersatz für eine richtige Anwendung. Drei Punkte, an denen es immer wieder scheitert:
- Hoher Durchsatz. Ein Flow hat Tageslimits für Ausführungen, abhängig von der Lizenz. Wenn du versuchst, 10.000 Ereignisse pro Tag durchzujagen, wirst du gedrosselt und der Flow verliert Daten. Das ist kein Werkzeug für EDI oder eine Echtzeit-Integration zwischen Produktionssystemen.
- Verzweigte Geschäftslogik. Ein Flow mit 40 Schritten, 15 Bedingungen und einer Schleife über eine Liste ist praktisch nicht mehr wartbar. Wir haben solche gesehen. Sie zu betreiben kostet mehr, als dieselbe Logik in C# oder Python neu zu schreiben.
- Kritische ERP-Integrationen. Wenn ein Flow-Fehler bedeutet, dass ein Lieferschein an den falschen Kunden geht oder ein Datenbankschreibvorgang aus dem Tritt gerät — dann nicht hier. Power Platform hat keine vernünftige Transaktionalität, Retries sind begrenzt, das Debugging ist langsam.
Die Grenze ist einfach: wenn ein Flow nachts ausfällt und niemand es bis zum Morgen merkt — guter Kandidat für Power Automate. Wenn ein Flow nachts ausfällt und du um 7 Uhr ein Problem mit der Auslieferung an die Handelskette hast — dann bau es anders.
Die Lizenzfalle
Das ist der häufigste Stolperer, den wir sehen. Jemand baut einen Flow auf der seeded license, alles läuft, alle sind stolz. Dann muss ein SQL-Server-Konnektor dazu, oder ein Custom Connector zur Bank-API. Microsoft fragt sofort nach Power Automate Premium pro Nutzer (Größenordnung 15–20 € pro Nutzer und Monat) oder pro Flow (Größenordnung 100 € pro Flow und Monat). Für zehn Personen, die diesen Flow nutzen, sind das plötzlich 150–200 € im Monat.
In diesem Moment lohnt sich Rechnen. Wie viele Stunden pro Woche spart der Flow tatsächlich, und für wie viele Leute? Spart er einer Person vier Stunden die Woche — sind 200 € im Monat es wert, denn die volle Stunde eines Verwaltungsmitarbeiters kostet deutlich mehr. War es nur „auf der Demo schön anzusehen" — vielleicht sind diese 200 € anderswo besser aufgehoben.
Und noch etwas: die Preise für Microsoft 365 und Power Platform steigen ungefähr jährlich. Eine 3-Jahres-Planung braucht einen Puffer.
Wer es baut — und was passiert, wenn diese Person geht
Hier liegt die zweite Klassiker-Falle. Im KMU baut Power Automate meistens „der/die mit dem Excel-Talent" — oft jemand aus Buchhaltung, Personal oder Kundenservice. Alles läuft, das Team ist stolz, die IT weiß nicht einmal davon. Dann wechselt diese Person den Arbeitgeber, und ein Flow mit 40 Schritten, bei dem niemand sonst wusste, was Schritt 27 tut, landet als Problem auf einem anderen Schreibtisch.
Die Lösung ist nicht Verbieten, sondern drei Regeln:
- Jeder Flow gehört einem „Service-Konto", nicht dem persönlichen Postfach des Autors. Dann tötet der Weggang den Prozess nicht.
- Jeder Flow hat eine einseitige Beschreibung: was er tut, wodurch er ausgelöst wird, was passiert bei Fehler. Abgelegt in SharePoint, nicht im Kopf des Autors.
- Halbjährlich ein kurzer Review: läuft der Flow überhaupt noch, würde man das heute noch genauso bauen, lohnt es sich weiterhin.
Wie man ohne Pannen anfängt
Praktischer erster Schritt: such in deiner Firma einen Prozess, in dem jemand jede Woche eine Stunde lang dasselbe klickt. Das kann das Verschieben von Rechnungen sein, das Zusammenführen von Berichten, das Versenden wöchentlicher Erinnerungen. Bau dafür an einem Tag einen Flow — auf der seeded license, ohne Premium-Konnektoren. Wenn er läuft, nimm den nächsten Prozess.
Fang nicht mit „wir digitalisieren den gesamten Einkaufsprozess" an. Fang mit einer E-Mail, einem Bericht, einem Formular an. Es summiert sich.
Wenn du nicht weißt, welcher Prozess in deinem Unternehmen sich zuerst lohnt — oder du hast schon 15 Flows und niemand weiß, welche davon noch laufen — statt zu raten: lass uns reden. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Power Platform ersetzt keine solide Integration. Aber wenn der Prozess einfach ist, die Daten in Microsoft 365 leben und ein Fehler nicht das Lager lahmlegt — ist das genau das richtige Werkzeug.