Alle paar Wochen fragt uns jemand: „Wir wollen vom Desktop-Office in die Cloud — sollen wir Microsoft 365 oder Google Workspace nehmen?". In der Praxis hängt die Antwort selten von einer Feature-Tabelle ab. Viel öfter davon, was in der Firma schon läuft — und was man nicht kaputtmachen möchte.
Im Jahr 2026 leisten beide Pakete im Kern dasselbe. E-Mail, Kalender, Cloud-Laufwerk, Dokumentenbearbeitung, Videokonferenzen, Team-Chat, Formulare, einfaches MFA, schlanke Administration. Die „Feature-Lücke" ist für 90% der KMU heute marginal. Der echte Unterschied liegt anderswo: in den Gewohnheiten des Teams, in der Hardware, die ihr schon habt, und darin, wie ihr in zwei Jahren mit Dokumenten arbeiten wollt.
Dieser Text ist praktisch. Du findest hier keine „57 Gründe, warum X besser ist". Du findest vier Fragen, auf die du ehrlich antworten musst — und die Konsequenzen jeder Antwort.
Die vier Fragen, die tatsächlich entscheiden
Bevor du Preislisten vergleichst, beantworte diese vier:
- Wessen Dateiformate zirkulieren in eurer Branche? Wenn Kunden, Steuerberater und Behörden .docx, .xlsx, .pptx erwarten — lebt ihr in einer Microsoft-Welt. Google kann diese Dateien öffnen und speichern, aber jedes Mal verschiebt sich irgendwo etwas (besonders in Tabellen mit Makros).
- Was kaufen eure Vertriebler / Buchhalter / Produktion als „ihr" Werkzeug? Polnische ERP-Systeme (Comarch Optima, enova365, Symfonia, Subiekt) und die meisten Branchentools integrieren sich mit Microsoft (Outlook, Excel, AD/Entra ID). Mit Google Workspace klappt das schwach oder gar nicht.
- Welche Hardware nutzen eure Leute? Eine Windows-Flotte plus ein paar MacBooks im Marketing ist Microsofts natürliches Revier. Ein Mix aus MacBooks, Chromebooks und privaten Laptops mit Zugriff auf die Firmen-Mail — da ist Google Workspace flexibler und günstiger in der Administration.
- Wie arbeitet das Team wirklich mit Dokumenten? Wenn Leute Anhänge per Mail austauschen und lokal in Excel bearbeiten — nimm Microsoft. Wenn sie heute schon in geteilten Cloud-Tabellen leben (mehrere bearbeiten gleichzeitig) — ist Google Workspace ihr Zuhause.
Diese vier Fragen liefern in 80% der Fälle eine klare Antwort. Die übrigen 20% sind Firmen, die zwischen den Welten stehen — dort fällt die Entscheidung meist nach Administrationskosten und danach, was euer IT-Dienstleister schon kennt.
Wann Microsoft 365 die natürliche Wahl ist
Bei einem polnischen KMU gewinnt Microsoft 365 typischerweise, wenn:
- ihr ein ERP einsetzt, das sich mit Outlook integriert (Posteingang erfassen, Rechnungsversand, Berichte nach Excel),
- ihr Excel als Arbeitsmittel nutzt, nicht nur für einfache Listen (Pivots, Power Query, ein paar Makros),
- das Team überwiegend auf Windows-Laptops arbeitet,
- ihr Teams als zentrales Kommunikations- und Video-Tool habt oder plant,
- ihr Geräte aus einer Konsole heraus verwalten wollt (Intune) zusammen mit Sicherheitsrichtlinien.
Ein konkretes Beispiel aus unserer Praxis. Ein 28-köpfiges Planungsbüro (Baubranche) aus Warschau, das AutoCAD + enova365 nutzt und sehr viele E-Mail-Anhänge mit dem Generalunternehmer austauscht. Vorher hatten sie Google Workspace, „weil es günstiger war", endeten aber dabei, .xlsx → Sheets → .xlsx mehr als ein Dutzend Mal pro Tag von Hand zu konvertieren. Nach dem Umstieg auf Microsoft 365 Business Standard (10,50 EUR netto / Nutzer / Monat in 2026) sparten sie — nach eigener Schätzung des Teams — etwa 6 Stunden pro Woche allein an Dateireibung. Die Migration dauerte bei uns drei Wochen, davon ein Wochenende für die E-Mail-Umstellung.
Der Plan, den wir für KMU üblicherweise wählen: Business Standard (Mail, Teams, Desktop-Office, OneDrive 1 TB) oder Business Premium (dasselbe + Intune + Defender + Azure AD P1), wenn ihr Gerätekontrolle und stärkere Sicherheit wollt. Business Basic (nur Web) bewährt sich in der polnischen Realität fast nie — die Leute wollen ohnehin Desktop-Office installieren.
Wann Google Workspace die natürliche Wahl ist
Google Workspace gewinnt, wenn:
- die Firma jung ist, von Anfang an „cloud-native" — kein großes Office-Datei-Erbe,
- das Team wirklich gleichzeitig an Dokumenten arbeitet (mehrere Personen im selben Sheet, im selben Moment),
- ihr viele mobile Nutzer habt, gemischte Hardware (Mac, ChromeOS, Android),
- ihr keine tiefe Integration mit polnischen ERP-Systemen und AD braucht,
- ihr eine einfache, „administrationsarme" Konsole wollt — ohne Active Directory, ohne GPO.
Ein konkretes Beispiel. Eine 15-köpfige Marketingagentur aus Krakau, Hardware: 12 MacBooks + 3 iMacs. Sie nutzen Google Workspace Business Standard (12 USD netto / Nutzer / Monat in 2026), praktisch die ganze Arbeit läuft in Google Docs und Sheets, Kunden bekommen Links statt Anhänge. 2024 versuchten sie, auf Microsoft 365 umzusteigen — sie hielten vier Monate durch und kehrten zurück. Nicht weil Microsoft „schlecht" war. Sondern weil ihr Prozess von Anfang an um Links, Kommentare und gleichzeitiges Bearbeiten herum gebaut war.
Der Plan, der meist reicht: Business Starter (30 GB / Nutzer) für Teams bis 10 Personen ohne schwere Dateien, Business Standard (2 TB / Nutzer) für die meisten Firmen, Business Plus (5 TB + Vault + stärkere Sicherheit), wenn ihr rechtliche Aufbewahrungspflichten habt.
Die Fallen, die wir bei KMU immer wieder sehen
Egal, was ihr wählt — ein paar Dinge überraschen Firmen nach dem Rollout regelmäßig:
- „Backup ist enthalten" — falsch. Weder Microsoft noch Google ist dafür verantwortlich, Daten wiederherzustellen, die ihr selbst gelöscht habt. Der Papierkorb speichert 30 Tage (M365) bzw. 30 Tage (Google), danach sind die Daten weg. Externes Backup (Veeam, Synology Active Backup, AvePoint, Spanning) kostet extra — 3 bis 5 EUR / Nutzer / Monat. Das ist kein Luxus, sondern Pflicht.
- „Mail-Migration am Wochenende" — falsch. Realistisch plant 2–4 Kalenderwochen, mit dem MX-Switch am Wochenende. Plant Zeit ein, um Verteilerlisten und Aliase aufzuräumen (es sind immer mehr, als sich jemand merkt).
- „Lizenzen für alle" — falsch. Ein Lageristin mit Barcode-Scanner, ein Fahrer, eine Rezeption — ein F1/F3-Plan (Microsoft) oder eine „frontline"-Lizenz (Google) für 2–4 EUR / Monat reicht oft aus. 12 EUR für jemanden zu zahlen, der sich zweimal pro Woche einloggt, ist verbranntes Geld.
- DNS, SPF, DKIM, DMARC. In beiden Paketen müssen sie korrekt eingerichtet sein, sonst landen eure Rechnungen bei Kunden im Spam. Das ist nicht optional, das ist Grundhygiene.
- MFA für alle, nicht nur die Geschäftsführung. Angreifer greifen nicht den CEO an — sie greifen denjenigen an, der das schwächste Passwort hat. Schaltet MFA beim Rollout für 100% der Konten ein, nicht „irgendwann später".
- Shadow IT nach der Migration. Nach dem Umstieg auf ein Cloud-Paket kommt die Versuchung: „Lasst uns auch Notion, auch Slack, auch Dropbox für Kunden einführen". Ihr endet mit drei Laufwerken, zwei Messengern und vier Orten, an denen Leute „die wichtigen Dateien" ablegen. Wählt eines und bleibt im ersten Jahr dabei.
Die Entscheidung in einem Satz
Wenn ihr in einer Welt aus .docx, .xlsx und polnischen ERP-Systemen lebt — nehmt Microsoft 365. Wenn ihr in einer Welt aus Links, Cloud-Zusammenarbeit und Apple-Hardware lebt — nehmt Google Workspace. Wenn ihr dazwischen steht — nehmt das, was euer IT-Dienstleister schon kennt, denn die Kostenlücke ist viel kleiner als die Kosten schlechter Betreuung.
Was ihr wirklich nicht tun solltet: beide Pakete „in der Übergangsphase" länger als 60 Tage parallel laufen lassen. Jede zusätzliche Woche doppelter Lizenzierung und doppelter Administration ist verbranntes Geld — und eine Garantie, dass irgendein Team für immer in der „alten Welt" stecken bleibt.
Wie geht es weiter
Das Office-Paket ist eine Entscheidung für 3–5 Jahre. Ihr trefft sie einmal, eine falsche kostet euch danach jeden Tag in kleinen Frustrationen. Bevor ihr unterschreibt, lohnt sich ein Gespräch mit jemandem, der diese Migration in einem Dutzend Firmen gemacht hat und weiß, wo die versteckten Kosten liegen.
Wir können in 30 Minuten durch eure vier Fragen gehen und sagen, welches Paket zu eurem Kontext passt — kein Verkaufspitch, keine Provision von einer Seite.
Die Wahl zwischen Microsoft 365 und Google Workspace ist keine Feature-Entscheidung. Es ist die Entscheidung, wie eure Firma in den nächsten fünf Jahren mit Dokumenten arbeiten will.