Microsoft 365 Copilot kostet rund 30 EUR netto pro Nutzer und Monat, mit jährlicher Bindung. Für 20 Personen sind das etwa 7.000 EUR im Jahr — davon kann man drei Monate lang einen Praktikanten anstellen. Bevor du Lizenzen an die ganze Firma verteilst, lohnt es sich zu wissen, wo dieses Geld zurückkommt und wo es spurlos verschwindet.
Wir bekommen seit Monaten denselben Anruf in verschiedenen Varianten. „Wir haben Copilot gekauft, weil Microsoft stark gedrückt hat, aber wir sehen keine Veränderung." Wir öffnen das Nutzungs-Dashboard und finden: 15 Lizenzen, drei Personen nutzen regelmäßig, fünf haben einmal pro Monat reingeschaut, der Rest nie. Die Rechnung stimmt. Der Wert nicht.
Copilot ist kein schlechtes Produkt. Aber es ist auch kein Werkzeug, das „man einschaltet und es läuft". Es bringt nur in sehr konkreten Rollen einen Return — und nur, wenn die Daten darunter in Ordnung sind.
Was Copilot wirklich tut
Legen wir die Konferenzdemo beiseite. Im Alltag macht Copilot vier Dinge gut: er fasst lange E-Mail-Threads und Teams-Meetings zusammen, er zieht auf Anfrage konkrete Informationen aus deinen SharePoint-Dokumenten, er erstellt erste Entwürfe von Dokumenten (Angebote, Berichte, Notizen) in einem Stil, der deinen bisherigen ähnelt, und er hilft in Excel, mit einer Formel das zu beschreiben, was du berechnen willst — ohne Syntax-Kenntnisse.
Nützlich — aber jede Funktion hat eine Bedingung. E-Mails fasst er zusammen, wenn dein Postfach kein Chaos mit 40.000 ungelesenen Mails ist. Er findet in SharePoint etwas, wenn dort auch wirklich etwas liegt — und die fragende Person die Berechtigung hat, es zu sehen. Er entwirft ein Angebot in deinem Stil, wenn es genug frühere Angebote gibt, aus denen er lernen kann. Excel versteht deine Anweisung, wenn das Tabellenblatt echte Überschriften hat und nicht „Spalte1, Spalte2".
Wo wir echten Return sehen
In der Praxis zeigt sich der Return in Rollen, in denen ein Mensch täglich viel Text aus anderem Text produziert. Konkret: Vertriebler, die Angebote aus der Projekthistorie erstellen, Projektmanager, die Statusberichte Woche für Woche zusammensetzen, Buchhaltung und Controlling, die wiederkehrende Reports vorbereiten, Kundenservice, der aus einer Wissensbasis heraus antwortet, Geschäftsführung, die 30 Mails am Tag bekommt und wissen muss, worum es geht, ohne jede zu lesen.
Gemeinsamer Nenner: wiederkehrende Textarbeit, bei der die Eingabedaten schon in Microsoft 365 liegen (Outlook, SharePoint, Teams). Liegen die Eingabedaten in anderen Systemen — ERP, CRM, externen Laufwerken —, sieht Copilot sie nicht und hilft nicht.
- Ein Vertriebler, der 8-10 Angebote pro Woche erstellt — Top-Kandidat.
- Ein PM mit 4-6 Projekten, der Statusberichte zusammensetzt — Top-Kandidat.
- Jemand im Controlling, der aus mehreren Quellen einen Monatsbericht baut — Top-Kandidat.
- Lagerarbeiter, Fahrer, Techniker — sinnlos. Sie arbeiten nicht mit Text in Microsoft 365.
Wo es verbranntes Geld ist
Drei Szenarien, in denen wir Copilot fast nie zurückkommen sehen.
Erstens: die Daten sind Chaos. SharePoint ohne Struktur, jeder legt Dateien ab, wo er will, von jeder Version gibt es fünf. Fragst du Copilot „wie viel haben wir letztes Quartal an Lieferant X gezahlt", bekommst du etwas, das klug klingt, aber erfunden ist. Die Leute verlieren binnen einer Woche das Vertrauen und fallen in alte Gewohnheiten zurück.
Zweitens: die Firma hat 8-10 Personen und alle sitzen in einem Raum. Meeting-Zusammenfassungen sind unnötig — alle waren dabei. Die SharePoint-Suche ist unnötig — man fragt den Kollegen daneben. Hier konkurriert Copilot mit einer Lösung, die 0 EUR kostet und seit jeher funktioniert: dem Gespräch.
Drittens: Lizenzen wurden „gleichmäßig für alle" verteilt, damit sich niemand übergangen fühlt. Ergebnis: 5% durchschnittliche Nutzung, Entscheidung nach einem Jahr, nicht zu verlängern, und die Schlussfolgerung „KI funktioniert bei uns nicht". Stimmt nicht — 90% der Leute waren nie die Zielgruppe dieses Werkzeugs.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei einem unserer Kunden, einer 40-köpfigen Steuerberatungs- und Beratungskanzlei, haben wir einen Pilot auf 8 Lizenzen gestartet — bewusst nicht auf 40. Wir haben drei Rollen ausgewählt: zwei Buchhalter, die die größten Mandate betreuen, einen Steuerberater, der Gutachten schreibt, und fünf Personen aus dem Controlling, die monatlich Managementberichte für Mandanten erstellen.
Die Vorbereitung dauerte drei Wochen. Wir haben die SharePoint-Struktur aufgeräumt (Mandanten als Bibliotheken, einheitliche Ordnernamen), für zwei Dokumenttypen eine „Vorlage deines Stils" festgehalten und die Berechtigungen so gesetzt, dass der Steuerberater die Gutachten der Vorjahre sieht, aber nicht die Mandate der anderen.
Nach drei Monaten: die Zeit zur Erstellung eines monatlichen Managementberichts für einen Mandanten sank von 6 Stunden auf 1,5 (Daten weiterhin manuell zusammengetragen, aber die Schlussfolgerungen und der beschreibende Text — mit Copilot). Der Steuerberater erstellt einen ersten Gutachten-Entwurf in 30 Minuten statt 2 Stunden und bearbeitet ihn dann selbst. Jährliche Lizenzkosten: rund 2.900 EUR. Zurückgewonnene Zeit in diesen acht Rollen: rund 55 Stunden pro Monat, bewertet mit den Stundensätzen dieser Mitarbeiter — über 33.000 EUR pro Jahr.
Es funktioniert. Hätten wir die 8 Lizenzen aber „gerecht, eine pro Abteilung" verteilt, wäre die Ersparnis null und die Kosten gleich hoch gewesen.
Wie man pilotiert, ohne es zu bereuen
Vier Regeln, an die wir uns mit Kunden halten.
Schließe keine Jahresbindung über 50 Lizenzen aus dem Stand ab. Starte mit 5-10 für 3 Monate (Microsoft erlaubt monatliche Abrechnung, wenn du über einen Partner verhandelst). Wähle nach Rollen, nicht nach den Leuten, die Gadgets mögen.
Räume SharePoint auf, bevor du Copilot dort loslässt. Findet Copilot eine alte Passwortdatei oder eine für alle sichtbare Einkaufsliste, hast du ein Problem, keine Ersparnis. Copilot stützt sich auf die SharePoint-Berechtigungen.
Miss den Prozess vor dem Pilot. Wie lange dauert heute die Erstellung eines Angebots, eines Berichts, eines Gutachtens — in echten Minuten. Ohne Ausgangswert hörst du nach drei Monaten „schneller, glaube ich" und weißt nicht, ob es sich lohnt, weiterzumachen.
Verteile Lizenzen nicht „zur Belohnung". Für viele Teams ist ChatGPT Team für 30 USD pro Nutzer und Monat die bessere Investition, ohne Anbindung an die Firmendaten. Günstiger, sicher (wenn du eine Richtlinie setzt) und für die meisten Fälle ausreichend.
Wie geht es weiter
Copilot ist weder ein Wunder noch Betrug. Es ist ein teures Werkzeug, das sich in den richtigen Rollen mehrfach zurückzahlt und in den falschen das Budget spurlos frisst. Die ganze Arbeit besteht darin, vor dem Kauf ehrlich zu beantworten: wer in dieser Firma produziert täglich viel Text aus anderem Text — und liegt dieser Input schon in Microsoft 365 oder woanders.
Wenn du nicht sicher bist, ob Copilot bei dir Sinn ergibt, sprich vor dem Jahresvertrag mit jemandem, der solche Piloten begleitet. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Copilot zahlt sich in konkreten Rollen und auf sauberen Daten aus. „Für alle gleich" ist keine Strategie — das ist verbranntes Budget.