Die meisten KMU-Inhaber, mit denen wir sprechen, haben mindestens eine schlechte Geschichte mit einem IT-Dienstleister hinter sich. Ein Projekt, das drei Monate dauern sollte, zog sich zwei Jahre hin. Die Kostenschätzung wuchs um die Hälfte „weil noch Dinge dazukamen". Nach dem Go-live stellte sich heraus, dass niemand außer dem Autor den Code anfassen konnte. Oder der Klassiker: „Herr Krzysztof hat das gemacht, aber Herr Krzysztof ist nicht mehr in der Firma."
Dieser Text geht nicht darum, wer ein „guter" IT-Dienstleister ist. Es geht um sechs konkrete Signale, die in neun von zehn Fällen zeigen, dass das Projekt schlecht enden wird — und die man fast immer schon vor der Unterschrift sehen kann, wenn man danach sucht.
Rote Flagge 1: Preisangabe „Pi mal Daumen", ohne Audit
Erstes Treffen, eine Stunde Gespräch, und schon hörst du eine konkrete Zahl: „Comarch-Anbindung an den Shop? 35.000 Zloty, drei Wochen." Es klingt selbstsicher. In Wirklichkeit ist es ein Signal, dass der Dienstleister noch nicht weiß, worauf er sich einlässt — denn dafür müsste er deine Daten, deine Prozesse und deine Ausnahmen sehen, von denen es meist mehr gibt als Regeln.
Ein seriöser Dienstleister macht vor einer harten Preisangabe für ein größeres Projekt ein kurzes Audit (meist kostenpflichtig, ein paar Tausend Zloty) und legt erst dann ein Angebot vor. Eine Schnellschuss-Schätzung bedeutet eines von zwei Dingen: entweder ist der Preis bewusst niedrig angesetzt, um dich zu gewinnen, und wächst später durch Nachträge — oder er ist mit einem fetten Puffer für Unbekanntes überhöht. Keines der beiden Szenarien ist für dich gut.
Was tun: frag direkt — „auf welcher Basis steht dieser Preis, was müsst ihr noch prüfen, um ihn zu bestätigen?". Wenn die Antwort lautet „wir haben Erfahrung, wir wissen das", lauf weg.
Rote Flagge 2: keine Referenzen in deiner Größe und Branche
„Wir haben Projekte für große Unternehmen umgesetzt" sieht in der Präsentation des Dienstleisters beeindruckend aus — bis du nach Details fragst. Ein SAP-Rollout in einem Konzern mit 800 Mitarbeitern und die Anbindung von Comarch Optima an das Lager eines 25-Mann-Betriebs sind zwei verschiedene Welten. Die Kompetenzen lassen sich schlecht übertragen — andere Werkzeuge, anderes Tempo, andere Erwartungen. „Big-IT"-Erfahrung kann in einem KMU sogar schaden: Leute, die an Drei-Monats-Sprints mit zehn Testern gewöhnt sind, wissen nicht, wie man mit einer Firma arbeitet, in der der Inhaber abends selbst alles testet.
Frag nach mindestens zwei Referenzen aus Unternehmen im Bereich 10–60 Mitarbeiter, idealerweise aus deiner oder einer verwandten Branche. Gib dich nicht mit einem Logo auf der Website zufrieden — bitte um Namen und Telefonnummer. Dann ruf an. Die Frage, die am besten funktioniert: „würdet ihr, wenn ihr es noch einmal machen müsstet, denselben Anbieter wählen?".
Rote Flagge 3: unklare Rechte an Code und Daten
Das ist die teuerste Falle, die wir sehen. Der Vertrag legt nicht fest, wem der Quellcode gehört, wem die Daten, wo und in welcher Form die Dokumentation am Projektende übergeben wird. Solange alles läuft, fällt es niemandem auf. Die Frage kommt erst zurück, wenn du etwas ändern willst — oder den Anbieter wechseln.
Bei einem unserer Kunden — einem 15-Personen-Ingenieurbüro im Bauwesen — spielte sich genau dieses Szenario ab. Die Firma zahlte rund 90.000 Zloty für ein „maßgeschneidertes CRM". Sie bekam eine funktionierende Anwendung, aber ohne Quellcode, ohne brauchbare Dokumentation, geschrieben in einem unbekannten Framework, das nur ihr Autor kannte — ein einzelner freiberuflicher Entwickler. Zwei Jahre später wechselte der Autor die Branche und ging nicht mehr ans Telefon. Die Anwendung läuft bis heute, aber jede Änderung — selbst das Hinzufügen eines neuen Feldes im Formular — würde eine Neuentwicklung von Grund auf bedeuten. Die Firma schiebt die Entscheidung seit drei Jahren vor sich her, weil jedes Ablöseangebot mit „90.000 + 6 Monate" beginnt.
Im Vertrag muss klar stehen: der Quellcode gehört dir, die Daten gehören dir, die technische Dokumentation wird in einem Format geliefert, das auch andere als der Autor lesen können. Ohne diese drei Klauseln kaufst du keine Software — du kaufst eine Abhängigkeit.
Rote Flagge 4: die Ein-Mann-Kapelle
„Herr Krzysztof macht das" klingt gut — bis Herr Krzysztof krank wird, den Job wechselt oder ernsthaft erkrankt. Bei einem Einzelanbieter hängt dein ganzes Projekt von der Verfügbarkeit und Gesundheit einer einzigen Person ab. Das ist kein theoretisches Risiko — es ist ein Szenario, das uns alle paar Monate begegnet.
Es geht nicht darum, nur mit großen Firmen zu arbeiten. Ein Drei- oder Vier-Mann-Team funktioniert auch, solange jeder Bereich des Projekts von mindestens zwei Personen beherrscht wird. Frag: „wer außer Herrn X kann diesen Code pflegen?", „was passiert, wenn Herr X morgen kündigt?". Wenn die Antwort vage ist, geh davon aus, dass dieses Szenario dich irgendwann trifft.
Dasselbe gilt für die interne Dokumentation des Dienstleisters. Ein solides Team hat ein eigenes Wiki, ein Code-Repository mit Änderungshistorie, dokumentierte Konfigurationen. Ein Ein-Personen-Anbieter hat das alles im Kopf — und nur im Kopf.
Rote Flagge 5: Verkauf von Technologie statt einer Lösung
Ein Termin, bei dem du 40 Minuten lang von „Microservices in Kubernetes mit RAG-basiertem KI-Assistenten und Vektor-Backend" hörst — und kein einziges Mal jemand fragt, wie deine Prozesse aussehen, wo du heute Geld verlierst, wie viele Bestellungen du pro Monat hast. Das ist ein Gespräch, in dem der Dienstleister sich selbst verkauft und nicht dein Problem löst.
In einem KMU ist ein richtig diagnostiziertes Problem mehr wert als zehn modische Technologien. „Ihr tippt täglich vier Stunden lang Daten aus Optima ins Lager um — lass uns das zuerst stoppen" ist besser als „lass uns KI einführen". Ein seriöser Dienstleister beginnt mit Fragen zu Prozessen, Daten, Menschen und Geld. Wenn er mit Architektur anfängt, verkauft er sich das Projekt, an dem er am meisten verdient.
Rote Flagge 6: kein SLA, kein Exit-Plan
Zwei Klauseln, deren Fehlen im Vertrag dich nach dem Go-live am meisten kostet.
Ein SLA ist einfach: aufgeschriebene Erwartungen. Wie schnell der Dienstleister auf ein Ticket reagiert, wie schnell er es löst, wie Arbeiten außerhalb der Geschäftszeiten abgerechnet werden. Ohne SLA bedeutet „dringendes Ticket" so viel, wie der Dienstleister gerade Lust hat — typischerweise am Freitagnachmittag wenig. Mit SLA hast du konkrete 4, 8 oder 24 Stunden und Konsequenzen, wenn sie nicht eingehalten werden.
Ein Exit-Plan beschreibt, was passiert, wenn du die Zusammenarbeit beenden willst. Was du am Ende bekommst (Code, Daten, Dokumentation), in welchem Format, in welcher Zeit, zu welchem Preis. Gute Dienstleister haben das von Anfang an schriftlich — sie wissen, dass ein Kunde, der einen sauberen Ausgang sieht, eher bleibt. Schwache Dienstleister umgehen das Thema, weil ihr Geschäftsmodell darauf beruht, dass du nicht gehen willst, weil du nicht weißt, wie.
Wie eine Due Diligence im KMU aussehen sollte
Du brauchst keine Einkaufsabteilung und keinen Anwalt von LinkedIn. Fünf Dinge reichen, bevor du einen größeren Vertrag unterschreibst:
- Ein kurzes technisches Gespräch mit einer zweiten Person beim Dienstleister — nicht nur mit dem Vertrieb. Wenn „die Spezialisten sind beschäftigt, Sie sprechen mit ihnen nach der Unterschrift", ist das schon selbst eine rote Flagge.
- Zwei Referenzanrufe — mit Unternehmen in deiner Größenordnung, nicht mit Konzernen. Zehn Minuten pro Anruf reichen.
- Lies den Vertrag auf drei Dinge hin: Rechte an Code und Daten, Exit-Plan, SLA. Fehlt etwas, fordere es. Lehnt der Dienstleister ab, hast du deine Antwort.
- Ein kurzer bezahlter Pilot statt sofort eines großen Vertrags. 20–30 Tausend Zloty für ein kleines Stück des Projekts zeigen dir, wie der Dienstleister arbeitet, kommuniziert und Termine hält. Das ist die billigste Versicherung, die es gibt.
- Frag nach dem Team: wie viele Leute, welche Kompetenzen, wer was kann. Vage Antworten = ein Ein-Mann-Betrieb im Team-Kostüm.
Wie geht es weiter
Die Wahl eines IT-Dienstleisters ist keine Entscheidung über ein einzelnes Projekt. Es ist eine Entscheidung darüber, wer in den nächsten zwei bis drei Jahren die Hände in deiner Infrastruktur, deinen Kundendaten und den Prozessen hat, mit denen du Geld verdienst. Sich zu irren kostet ein Vielfaches der Zeit, die es braucht, die sechs Punkte dieser Liste durchzugehen.
Wenn vor dir eine Anbieterauswahl liegt und du nicht weißt, wie du das Angebot bewerten sollst, gehen wir es mit dir Punkt für Punkt durch. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde — wir verkaufen darin nichts, was du nicht brauchst.
Ein guter IT-Dienstleister beginnt das Gespräch mit Fragen zu deinen Prozessen und deinem Geld. Ein schwacher beginnt mit Geschichten über seine Technologie. Der Unterschied zeigt sich schon beim ersten Termin.