Wenn Sie täglich 10–30 Paletten ins Ausland verschicken und CMR und Packliste in Word aus dem Kundenauftrag abgeschrieben werden — dann verbrennen Sie jeden Tag zwei bis drei Stunden Arbeit für etwas, das Ihr ERP in einer Minute erzeugen könnte. Und schlimmer: Sie produzieren jeden Tag Tippfehler, die später eine Stunde Telefonate mit dem Spediteur, dem Zoll oder dem Kunden kosten.
Wir sprechen oft mit Herstellern und Händlern, die nach Deutschland, Tschechien oder in die Slowakei verschicken. Der Kundenauftrag landet im ERP (Comarch Optima, enova365, Microsoft Dynamics AX, Subiekt — ungefähr gleichmäßig verteilt). Aber alles, was danach auf der Dokumentenseite passiert, läuft am ERP vorbei: eine CMR-Vorlage in Word, eine separate Excel-Datei für die Packliste, eine Exportrechnung aus dem ERP, aber mit per Hand auf Deutsch geschriebener Artikelbeschreibung, eine Ursprungserklärung aus einem separaten Ordner. Acht Stellen, an denen jemand eine Position, einen Zolltarif oder ein Gewicht verschreiben kann.
Wir räumen das technisch auf, aber das erste Problem ist immer ein Prozessproblem: niemand in der Firma weiß wirklich, welche Dokumentenmappe für eine bestimmte Sendung die „offizielle" ist. Jeder Spediteur verlangt eine leicht andere Zusammenstellung, und im Lagerbüro liegen in einer Schublade drei Versionen der Vorlagen, weil irgendwann einmal jemand etwas angepasst hat.
Was tatsächlich übereinstimmen muss
Exportdokumente bilden ein Ökosystem: jedes stützt sich auf dieselben Daten, zeigt sie aber anders. Wenn eines lügt, lügen die anderen auch — nur merken Sie es noch nicht.
- Exportrechnung — Rechnungsnummer, Währung, Umrechnungskurs, Positionen mit CN-Code, Ursprungsland, Nettogewicht, Bruttogewicht, Incoterms, Bestellnummer des Kunden. Die Artikelbeschreibung muss mit der Packliste und dem CMR übereinstimmen.
- Packliste — Mengen, Chargennummern, Paletten- oder Kartonnummern, Abmessungen, Bruttogewicht je Palette, Summen. Das ist das Dokument, das der Spediteur/Empfänger als erstes öffnet.
- CMR (Frachtbrief) — Absender, Empfänger, Lade- und Entladeort, Warenbezeichnung, Gewicht, Fahrzeugdaten, Unterschriften. Die CMR-Nummer muss sich mit der Rechnungsnummer und dem Warenausgangsbeleg im ERP verknüpfen lassen.
- Ursprungserklärung / EUR.1 — wo verlangt. Für die meisten innereuropäischen Sendungen reicht die Erklärung auf der Rechnung; für Länder mit Präferenzabkommen (Schweiz, Großbritannien) ist EUR.1 Pflicht.
- Artikelbeschreibung in der Sprache des Empfängers — Deutschland, Österreich und die Schweiz verlangen Deutsch; Tschechen und Slowaken akzeptieren oft Englisch. Das ist keine Ad-hoc-Übersetzung, sondern ein festes Feld am Artikelstamm.
Jedes dieser Dokumente muss über dieselbe Position genau dasselbe sagen. Wenn die Packliste „18 Paletten, 7.420 kg" sagt und das CMR „18 Paletten, 7.480 kg" — ist das ein Problem bei der Zollabfertigung. So ein Fehler kostet ein bis zwei Tage Verzögerung, manchmal einen Anruf vom Kunden, der fragt, warum die Ware nicht ankommt.
Was auf der ERP-Seite zu tun ist
Die gute Nachricht: 90% davon lassen sich mit Vorlagen und einem sauberen Durchgang am Artikelstamm lösen. Die schlechte: dieses Projekt wird meistens aufgeschoben, weil „das sind nur Papiere, die Dame im Büro macht das schon". Bis die Dame im Büro zwei Wochen Urlaub nimmt und sich zeigt, dass niemand sonst in der Firma ein CMR nach Deutschland erstellen kann.
In einem Projekt haben wir diese Aufräumarbeit bei einem 25-Mitarbeiter-Hersteller von Polstermöbeln aus Großpolen gemacht, der täglich 15–20 Paletten nach Deutschland verschickt. Sie arbeiteten auf Microsoft Dynamics AX. Vorher: Exportrechnung aus AX generiert, Packliste in Excel aus dem Warenausgangsbeleg abgetippt, CMR per Hand in Word aus der Spediteurvorlage geschrieben, deutsche Artikelbeschreibung aus einer Datei „uebersetzungen.xlsx" dazukopiert. Zwei Lagermitarbeiter verbrachten zusammen 2–3 Stunden pro Tag mit Dokumenten; 3–4 Mal im Monat kamen Sendungen zur Korrektur zurück wegen CN-Code-Tippfehlern oder Gewichtsabweichungen.
Nach dem Projekt: am Artikelstamm vier Felder ergänzt — beschreibung_de, cn_code, ursprungsland, nettogewicht_je_stueck. Packlisten- und CMR-Vorlage werden mit einem Klick aus dem Kundenauftrag erzeugt — AX zieht die deutsche Beschreibung, das Bruttogewicht wird aus Palettengewicht + Nettogewicht × Menge berechnet, die CMR-Nummer kommt aus einem ERP-Nummernkreis, der mit dem Warenausgang verknüpft ist. Zeit für einen kompletten Dokumentensatz: 10–15 Minuten pro Tag, 95% weniger Tippfehler, keine Gewichtskorrektur in den letzten 6 Monaten.
Technische Details, die sich als wichtig erwiesen haben:
- Eine einzige Quelle für die deutsche Beschreibung. Am Artikelstamm, nicht in einer Word-Vorlage. Einmal ändern — überall geändert.
- CN-Code als Pflichtfeld am Artikelstamm für Exportartikel. Ohne CN-Code lässt sich die Position nicht in einen Exportauftrag aufnehmen — brutal, aber wirksam.
- CMR-Nummern aus einem ERP-Nummernkreis, nicht aus einem Papierblock im Lager. So lassen sich Dokumente mit einem Klick verknüpfen und bleiben nachvollziehbar.
- PDF-Vorlagen, nicht Word. PDF direkt aus dem ERP erzeugt, ohne Word als Zwischenstation, das „hilft" und manchmal auf eigene Faust formatiert.
- Bruttogewicht berechnet, nicht eingetippt. Palettengewicht + Nettogewicht × Menge. Wer das Gewicht per Hand eintippt, tippt es irgendwann um ein Kilo zu niedrig.
Was nicht zu tun ist
Es gibt drei klassische Fallen, in die KMU tappen, wenn sie das selbst in den Griff bekommen wollen.
- Spezialisierte Speditionssoftware kaufen, die „alles kann". Für 15–30 Paletten pro Tag sind die meisten Speditionssysteme überdimensioniert. Die komplette Dokumentenmappe lässt sich im ERP erstellen, das Sie schon haben — vorausgesetzt, jemand richtet die Vorlagen sauber ein und pflegt die Stammdaten.
- Die deutsche Beschreibung in einem separaten Excel führen. Das funktioniert ein halbes Jahr, dann läuft die Excel-Datei aus dem Takt mit dem Artikelstamm und niemand weiß, welche Version aktuell ist. Die fremdsprachige Beschreibung lebt am Artikelstamm oder nirgends.
- Es als „Wissen einer Person" belassen. Exportdokumente müssen auch in ihrer Abwesenheit erzeugbar sein. Wenn die Vertretung zwei Tage braucht, um die Word-Vorlagen zu verstehen — ist das kein Prozess, sondern ein operatives Risiko.
Die meisten Firmen, mit denen wir arbeiten, schließen diesen Bereich in 3–4 Wochen ab: Vorlagen im ERP, Stammdaten gepflegt, Verfahrensbeschreibung auf zwei A4-Seiten. Danach geht es nicht mehr kaputt. Wenn Sie heute zwei Stunden pro Tag dafür aufwenden und jede dritte Sendung zur Korrektur zurückkommt — reden wir; das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Exportdokumente sind kein Speditions- und kein Buchhaltungsproblem — sie sind ein Artikelstamm-Problem. Räumen Sie den einmal auf, erledigt sich der Rest von selbst.