Sie haben den Vertrag mit einem Discounter unterschrieben. Zwei Wochen später kommt die E-Mail: „Bitte starten Sie EDI innerhalb von 30 Tagen." Hier beginnt der Spaß, denn hinter denselben drei Buchstaben verstecken sich drei völlig verschiedene Lösungen in drei völlig verschiedenen Preisklassen.
EDI (Electronic Data Interchange) ist kein einzelner Standard. Es ist die Vereinbarung, dass bestimmte Geschäftsdokumente mit der Kette elektronisch ausgetauscht werden, in einem definierten Format, mit definierten Feldern und GLN-Kennungen. Jede Kette hat eigene Richtlinien, eine eigene Liste verpflichtender Nachrichten und eine eigene Schwelle, „ab wie vielen Paletten EDI Pflicht wird". Biedronka, Lidl, Kaufland, Carrefour, Auchan, Selgros — jede anders. Deshalb ist die erste Entscheidung in einem EDI-Projekt nicht die Wahl des Operators, sondern die Wahl des technischen Wegs.
Was „die Kette verlangt EDI" wirklich heißt
Ein kleiner Lieferant hört in der Regel drei Nachrichten. ORDERS ist eine Bestellung der Kette an Sie. DESADV (auch ASN) ist die Lieferavise — was genau für eine bestimmte Lieferung das Lager verlässt. INVOIC ist die Rechnung in EDI-Form — und Achtung, nicht zu verwechseln mit der polnischen KSeF-E-Rechnung. Manche Ketten fügen noch RECADV hinzu (Wareneingangsbestätigung, also wie viel der Markt tatsächlich angenommen hat) und ORDRSP (Ihre Auftragsbestätigung an die Kette).
Das sind keine Formalitäten. Die Kette misst SLAs in Stunden: Bestellung kommt, Sie haben X Stunden für ORDRSP, Y für DESADV vor LKW-Abfahrt, Z für INVOIC nach Lieferung. Wer das verpasst, kassiert Vertragsstrafen und einen Abschlag im Lieferanten-Rating. Aus unserer Erfahrung gilt: die „30-Tage-Frist" deckt fast immer nur den Portal-Weg ab. Eine echte, in das ERP integrierte Einführung dauert 6 bis 16 Wochen.
Drei technische Wege
Aus Sicht einer Firma mit 15-50 Mitarbeitern haben Sie drei realistische Optionen.
Der erste — am billigsten, langfristig am schlechtesten — ist das Web-Portal des EDI-Operators. Sie loggen sich per Browser ein, übertragen Bestellpositionen von Hand in ein Formular und klicken „DESADV senden". Funktioniert, kostet 200-500 PLN im Monat und meist einmalig 1 500-3 000 PLN für die Einrichtung. Skaliert miserabel: bei 20 Bestellungen pro Woche sind das mehrere Stunden Handarbeit täglich, und Sie müssen die Daten anschließend immer noch in Ihr ERP übertragen.
Der zweite — der sinnvolle Weg für die meisten KMU — ist EDI-Operator plus ERP-Integration. Der Operator (Comarch EDI, Edison, Infinite IT, EDInet und einige andere) empfängt die Nachricht der Kette, übersetzt sie aus EDIFACT in ein Format, das Ihr ERP versteht, und schreibt sie in die Datenbank. Rechnungen gehen den umgekehrten Weg: ERP → Operator → Kette, dazwischen die Übersetzung nach EDIFACT. Sie sehen nur Ihre gewohnten Bildschirme in Comarch Optima, enova365 oder Subiekt GT.
Der dritte — eigene AS2/SFTP-Implementierung mit EDIFACT-Parsing. Sinnvoll nur, wenn Sie eine eigene IT-Abteilung haben und spezifische Anforderungen, die kein Operator abdeckt. Für eine 18-Personen-Firma ist das das klassische „war ja billiger". Nach einem halben Jahr stellt sich heraus, dass niemand das System wartet — der erste EDIFACT-Spezialist, der geht, nimmt das gesamte Wissen mit.
Ein Beispiel aus unserer Praxis
Bei einem unserer Kunden — ein 18-Personen-Hersteller von eingelegtem Gemüse aus der Region Großpolen, ERP Comarch Optima, Lieferungen an zwei Discounter — sah die Situation vor der Integration so aus: jeden Morgen übertrugen zwei Mitarbeiterinnen im Backoffice Bestellungen aus dem Portal der Kette in Optima. Etwa 90 Minuten pro Person. Abends derselbe Weg rückwärts — Rechnungen aus Optima wurden manuell ins Portal der Kette eingegeben, „weil das System der Kette sie sonst nicht annimmt". Zusammen rund 40 Arbeitsstunden pro Monat, die fürs Übertragen verloren gingen.
Dazu die Fehler. Jemand tippte 24 Stück statt 240, jemand vergaß einen Aktionspreis, jemand schickte DESADV erst nach Abfahrt des LKW. Jeder Fehler bedeutete eine Reklamation, manchmal eine Belastungsanzeige. Über das Jahr ein paar Tausend Zloty „Chaosstrafen" plus eine wachsende Mängelliste vom Einkäufer.
Wir haben einen EDI-Operator (in diesem Fall Comarch EDI, weil ohnehin Optima im Einsatz war) und eine bidirektionale Integration eingeführt. Drei Monate Projektlaufzeit — die ersten sechs Wochen davon Abstimmung von GTIN-Codes, logistischen Einheiten und Geschäftspartner-Mappings. Nach Go-live gewannen beide Backoffice-Kolleginnen je eine Stunde Tag zurück — rund 40 Stunden im Monat, die zurück in die echte Kundenbetreuung flossen. Die Zahl mengenbezogener Reklamationen sank um etwa 80 %. Kosten: einmalig 11 000 PLN für die Integration plus 650 PLN monatlich für den Operator und zwei EDI-Kanäle. Amortisation allein über die wegfallenden „Chaosstrafen": sieben Monate. Gemessen in zurückgewonnener Arbeitszeit: schneller.
Kosten, die das erste Angebot nicht zeigt
Angebote von EDI-Operatoren zeigen zwei Posten: Einrichtungsgebühr und Monatsabo. Das tatsächliche Projektbudget hat noch drei weitere.
ERP-Integration. Ein separates IT-Projekt mit separater Rechnung, häufig von einem anderen Anbieter als dem EDI-Operator. In Comarch Optima wird meist das Modul Comarch EDI verwendet, in enova365 ein dedizierter Konnektor, in Subiekt GT oder älteren Systemen muss Middleware geschrieben werden. Kosten: 5 000 bis 25 000 PLN, je nach ERP und Anzahl der Nachrichtentypen.
Stammdaten-Bereinigung. Jedes Produkt, das an die Kette geht, braucht eine gültige GTIN, korrekte logistische Einheiten (Stück pro Karton, Karton pro Palette, Palette pro LKW) und einen aktuellen Artikelcode auf Seite der Kette. In den meisten Firmen besteht die erste Projektwoche darin zu entdecken, dass der halben Kartothek diese Daten fehlen oder dass sie falsch sind. Ohne Bereinigung startet EDI nicht — die Kette weist fehlerhafte Nachrichten einfach zurück.
Die erste Kette zieht die zweite — aber asymmetrisch. Eine zweite Kette beim selben Operator anzuschließen kostet oft nur 1 500-3 000 PLN Aufschlag in der Einführung. Eine dritte ähnlich. Gute Nachricht: wenn die Infrastruktur steht, sind weitere Abnehmer günstig. Schlechte Nachricht: jede Kette hat eigene Formatmacken und Anforderungen an optionale Felder. „Günstig" heißt nicht „zwei Klicks".
Worauf bei der Operator-Wahl achten
Angebote von EDI-Operatoren sehen erstaunlich ähnlich aus. Der Teufel steckt in fünf Fragen, die die erste Verkaufspräsentation nicht abdeckt.
- Unterstützt der Operator genau die Ketten, in die Sie einsteigen? Die meisten decken die Top 10 ab, aber bei einer ungewöhnlichen regionalen Kette oder einem HoReCa-Distributor — namentlich nachfragen.
- Was bedeutet „Integration mit Comarch Optima/enova365" konkret? Schreibt der Operator Nachrichten direkt in die ERP-Datenbank, oder schickt er XML-Dateien, die jemand von Hand importieren muss? Zwei völlig verschiedene operative Welten.
- Wer behebt einen Rechnungsfehler um 22:00 Uhr am Freitag? Nach welchem Prozess, mit welcher Reaktionszeit, zu welchen Kosten. Diese Frage zeigt, ob das Angebot echt ist oder nur eine Preisliste.
- Was passiert, wenn Sie in einem Jahr den Operator wechseln wollen? Bleiben historische Nachrichten bei Ihnen oder in der Cloud des Operators? Eine EDI-Migration ohne erhaltene Historie ist schmerzhaft und blockiert in manchen Branchen Steuerprüfungen.
- Wie bezahlen Sie — pro Nachricht, pro Kanal, Pauschale? Bei Saisonspitzen (Weihnachten, Black Friday im Lebensmittelbereich) liefern „pro Nachricht"-Modelle gerne mal eine Rechnung, die dreimal so hoch ist wie der Durchschnitt.
Wann anfangen zu reden
Die E-Mail der Kette spricht von „30 Tagen". Realistisch dauert eine EDI-Einführung mit ERP-Integration 6-10 Wochen bei sauberen Stammdaten und 12-16 Wochen bei schmutzigen. Wenn die Kette Ihnen schon geschrieben hat, ist heute ein guter Tag, um parallel mit einem Operator und mit Ihrem ERP-Verantwortlichen zu sprechen — nicht nacheinander.
Wenn Sie EDI „schon lange" in der Portal-Version haben und auf eine echte Integration umsteigen wollen, geht das typischerweise ohne Ausfall, im Parallelbetrieb mit der manuellen Bearbeitung als Fallback für den ersten Monat. Sie müssen sich nicht zwischen „alles von vorn" und „weiter abtippen" entscheiden.
Wenn Sie nicht wissen, welchen Weg Sie gehen oder mit welchem Operator Sie sprechen sollen, sparen Sie sich die Prospekte und verbringen Sie eine halbe Stunde mit jemandem, der diese Projekte täglich zerlegt. Das erste Gespräch ist kostenlos.
EDI ist kein IT-Projekt. Es ist ein operatives Projekt, in dem IT einer von vier Strängen ist — neben Stammdaten, Logistik und Finanzen.