Der Inhaber eines 30-Personen-Betriebs macht am Montagmorgen dasselbe wie vor drei Jahren: Er öffnet vier Dateien, fragt die Buchhalterin nach einer Zahl, ruft den Lagerleiter wegen einer zweiten an, kritzelt in ein Heft und geht ins erste Meeting mit dem Gefühl, grob zu wissen, was los ist. „Grob" ist meistens zu wenig — und ein paar Stunden Handarbeit jede Woche sind noch weniger.
Der Begriff „Geschäftsführer-Cockpit" klingt wie aus einer BI-Verkaufsbroschüre. In Wirklichkeit sind das ein Dutzend Zahlen auf einem Bildschirm, die niemand von Hand zusammenträgt, die mindestens täglich aktuell sind und denen man so weit vertraut, dass man auf ihrer Basis Entscheidungen trifft. Alles Übrige — Power BI, DAX, Data Warehouse — sind Werkzeuge, nicht das Ziel.
Was ein Geschäftsführer-Cockpit ist — und was nicht
Es ist nicht der Managementbericht, den eine Bank oder ein Investor erwartet. Dieser hat 20 Seiten, beantwortet rückblickende Fragen und erscheint einmal im Monat. Das Geschäftsführer-Cockpit hat eine Seite, beantwortet die Frage „haben wir jetzt ein Problem" und wird mehrmals pro Woche geöffnet — oft täglich.
Es ist auch kein operatives Cockpit für den Produktionsleiter und kein Vertriebstrichter für Außendienstler. Diese Menschen brauchen Details, mit denen sie direkt arbeiten können. Der Inhaber braucht eine Synthese, die ihm erlaubt, sich nicht ins Tagesgeschäft einzumischen, bis irgendwo etwas zu brennen anfängt. Das ist eine völlig andere Aggregationsebene.
In der Praxis passt ein gutes Geschäftsführer-Cockpit auf einen Monitor (oder ein DIN-A4-Blatt, wenn der Inhaber Papier mag), enthält 10–15 Zahlen und folgt einer einfachen Regel: Jede Zahl, die darauf steht, soll im Problemfall eine konkrete Handlung auslösen. Wenn der Inhaber Rot sieht und nicht weiß, wen er anrufen muss, gehört diese Zahl nicht hin.
Welche Zahlen montags wirklich zählen
Das hängt von der Branche ab, aber das Grundgerüst ist überraschend wiederkehrend. Für Handel, Produktion und B2B-Dienstleister mit 20–50 Mitarbeitenden bewährt sich dieser Satz:
- Umsatz — Woche zu Woche, Monat zu Plan. Zwei Zahlen, nicht zwanzig Diagramme. „4,8 vs. 4,2 Mio." sagt mehr als zwölf Balken.
- Bruttomarge auf den Umsatz. Umsatz ohne Marge ist irreführend — man kann viel verkaufen und trotzdem verlieren. Ein gerundeter Prozentwert im Vergleich zum Vormonat genügt.
- Kassenbestand + überfällige Forderungen > 30 Tage. Das Erste ist leicht, das Zweite tut meist weh. Wenn die Forderungen schneller wachsen als der Umsatz, ist das schon ein Signal.
- Die drei bis fünf größten Kunden des Monats. Nicht um sie zu umgarnen — sondern um zu merken, wenn einer aus der Spitze fällt.
- Ein operativer KPI aus der Branche. Produktion: Linienausbringung, Ausschuss, OTIF. Handel: Fill Rate, Bestände unter Mindestniveau. Dienstleistung: Teamauslastung, Backlog.
- Ein Satz von der IT oder vom Betrieb. Keine Zahl, nur eine kurze Notiz — was kaputtgegangen ist, was ansteht. Oft das wertvollste Feld im Cockpit.
Datumsangaben, Beträge und Prozentwerte bleiben roh — keine hübschen Icons, keine Farbverläufe. Das Cockpit muss in 30 Sekunden lesbar sein, nicht in einer Minute.
Wo die Daten wirklich liegen — und warum das weh tut
Das Problem des Geschäftsführer-Cockpits ist nicht, dass „wir kein BI haben". Das Problem ist, dass die Daten an fünf Stellen liegen, jede in einem anderen Format, und niemand weiß, welche Zahlen „die echten" sind. Umsatz steckt im ERP (in polnischen KMU oft Comarch Optima, enova365, Subiekt oder Microsoft Dynamics), Forderungen im ERP oder in einem Zusatzmodul, die Marge — je nachdem, wer sie vor Jahren einmal eingerichtet hat — kann im ERP, im Excel des Controllers oder im Kopf der Hauptbuchhalterin leben.
Bei einem unserer Kunden — einem 25-Personen-Großhandel für Baumaterialien aus Zentralpolen, der mit Comarch Optima arbeitet — dauerte die Montagszusammenstellung 2 Stunden pro Woche (Export aus Optima, zwei Excels mit Forderungsaltersanalyse, Anruf im Lager wegen Beständen unter Mindestniveau, manuelles Einfügen der Zahlen in eine Folie). Nach drei Wochen Arbeit — Pre-fill aus Optima nach Excel über ein einfaches ODBC-Skript, ein Tabellenblatt mit der Altersanalyse, ein Feld „Kommentar der Woche", das der Controller füllt — erscheint derselbe Zahlensatz montags um 7:30 Uhr, ohne dass jemand eingreifen muss. Zusammenstellungszeit: 10 Minuten (nur der Kommentar). Ersparnis: etwa 95 Stunden pro Jahr, mehr als zwei komplette Arbeitswochen des Controllers. Und — wichtiger — die Zahlen sind jede Woche dieselben, weil sie nicht mehr durch jemandens „ah ja, ich hätte noch…" laufen.
Werkzeugkosten: null. Der Inhaber liest dasselbe Excel wie vorher — es füllt sich nur jetzt selbst.
Von Excel zu Power BI — wann was Sinn ergibt
Die Versuchung, „mit Power BI zu starten", ist groß, weil es dort schön und modern aussieht. Für die meisten KMU ist das aber der zweite Schritt, nicht der erste. Die Entscheidung in einem Absatz:
- Excel mit automatischem Datenzug (ODBC, Power Query, kleines Skript). Funktioniert für ein Dutzend Zahlen, aktualisiert sich einmal am Tag, jeder in der Firma kann es öffnen. Für 90 % der Geschäftsführer-Cockpits im KMU reicht das jahrelang. Aufwand: 2–5 Tage.
- Google Sheets mit Apps Script. Die Variante für Firmen im Google-Ökosystem. Einfacher zu teilen, schwerer zu pivotieren.
- Power BI / Looker Studio. Lohnt sich, sobald die Zahl der Berichtsleser über 3–5 wächst (Direktoren, Bereichsleiter, Vorstand) und jeder andere Fragen hat. Oder wenn die Daten das sprengen, was Excel vernünftig halten kann (Hunderttausende Auftragspositionen pro Tag). Einführung: 2–8 Wochen, je nach Datenqualität.
- Dediziertes Data Warehouse. Ab 50 Mitarbeitenden, mehreren Quellen und echter Notwendigkeit, mit externen Datensätzen zu verknüpfen. In einem KMU mit 20–50 Personen praktisch nie der erste Schritt.
Faustregel: Bau es in Excel oder Google Sheets, lebe ein Jahr damit, schau, was wirklich zündet. Dann entscheide über Power BI. Die umgekehrte Reihenfolge endet mit einem Cockpit, in das niemand schaut, weil es die falschen Dinge zeigt.
Was nicht ins Cockpit gehört
Cockpits, die kein halbes Jahr überleben, haben drei gemeinsame Merkmale. Es lohnt sich, sich dagegen zu wappnen:
- Eitelkeitskennzahlen. Follower-Zahlen, Seitenaufrufe, Likes. Wenn du nicht weißt, welche Entscheidung diese Zahl auslöst, gehört sie nicht aufs Cockpit.
- Zahlen „on the fly" aus Systemen ohne definierte Datenquelle der Wahrheit. Wenn dieselbe Marge in zwei Berichten unterschiedliche Werte zeigt, verliert das Cockpit nach einer Woche seine Glaubwürdigkeit. Besser eine abgestimmte Zahl, auch wenn sie nicht perfekt ist.
- Zu viel Granularität. Nicht 50 Produkte — Top 5. Nicht alle Kunden — die größten. Nicht jede Änderung — nur Abweichungen über 10 %. Der Inhaber scrollt nicht.
Viertens: Keine „Einfärbung" von Zahlen ohne konkrete Schwellenwerte. „Rot" ohne Antwort auf „und jetzt" ist nur visueller Lärm.
Wie du diese Woche anfängst
Du brauchst keine BI-Lizenz, um sinnvoll zu starten:
- Schritt 1 — schreib auf Papier 10 Zahlen, die du am Montag sehen willst. Das dauert 15 Minuten und zeigt, welche davon du eigentlich nicht gut kennst.
- Schritt 2 — leg für jede Zahl eine Datenquelle der Wahrheit fest. ERP? Bank? Excel? Eine Person? Wenn die Antwort „kommt drauf an" ist, hast du das erste Problem gefunden.
- Schritt 3 — bau die erste Version in Excel, von Hand, über zwei Wochen. Du, nicht ein Dienstleister. Solange du es nicht selbst gefüllt hast, weißt du nicht, was daran schwierig ist.
- Schritt 4 — nach zwei Wochen sprich mit jemandem, der ERP und Tabellenkalkulation täglich verbindet. Was du von Hand gemacht hast, lässt sich meist in wenigen Tagen automatisieren.
- Schritt 5 — erst nach einem halben Jahr denk über Power BI nach. Dann weißt du, was draufgehört — und das ist der schwierige Teil.
Der Return auf diese Arbeit — gemessen in zurückgewonnener Zeit des Inhabers und darin, dass Probleme (z. B. Forderungen eines Kunden, die aufgehen) früher erkannt werden — zeigt sich meist im ersten Quartal. Nicht weil „das Cockpit Prozesse verbessert". Sondern weil der Inhaber endlich weiß, was läuft.
Ein Geschäftsführer-Cockpit ist kein Power BI. Es sind 15 Zahlen, denen man vertraut — und keine zwei Stunden Montagmorgen mehr.