Ein Produktionsmitarbeiter kündigt. Der Meister fragt den Lageristen, was er zurückgeben muss. Der Lagerist sucht im Ordner ein Blatt von vor drei Jahren und findet in der Tabelle den Eintrag „Bohrmaschine Makita — Tomek?". Zwei Akkuschrauber und ein Laser-Entfernungsmesser kommen nie zurück, weil niemand belegen kann, dass sie genau ihm ausgegeben wurden.
Dieser Beitrag hilft Ihnen zu entscheiden, wo Sie die Ausgabe von Arbeitskleidung, persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und Werkzeug erfassen: in Excel mit Unterschrift auf Papier, in einer fertigen App oder in einem eigenen Werkzeug. Die Wahl hängt von drei Zahlen ab: wie viele Teile im Umlauf sind, was das Verschwundene kostet und wie viele Personen ausgeben.
Was das polnische Recht sagt und warum die Unterschrift zählt
Das polnische Arbeitsgesetzbuch verpflichtet den Arbeitgeber, PSA kostenlos bereitzustellen (Art. 237⁶) sowie Arbeitskleidung und -schuhe dort, wo die Tätigkeit es erfordert (Art. 237⁷). Die Arten von Kleidung und PSA je Arbeitsplatz legen Sie im Einvernehmen mit einem Arbeitnehmervertreter fest, und die ausgegebenen Teile bleiben Eigentum der Firma (Art. 237⁸). Die vorgesehenen Nutzungsdauern stehen in polnischen Firmen meist in der Arbeitsordnung. Ohne die erforderliche PSA dürfen Sie niemanden arbeiten lassen (Art. 237⁹). Quelle (polnisch): Arbeitsgesetzbuch, Abschnitt X, Kapitel IX, Volltext in ISAP, der amtlichen polnischen Rechtsdatenbank.
Daraus folgen zwei praktische Punkte. Erstens müssen Sie wissen, wann bei wem Schuhe oder Jacke fällig zum Tausch sind, sonst wird getauscht, „wenn sich jemand beschwert". Zweitens haftet der Mitarbeiter für Werkzeuge, PSA und Kleidung, die ihm mit Rückgabepflicht anvertraut wurden, in voller Höhe (Art. 124 § 1, Quelle, polnisch). Um sich darauf zu berufen, müssen Sie zeigen können, was Sie wann wem ausgegeben haben. „Tomek?" zeigt das nicht.
Der Fehler, den wir am häufigsten sehen: eine unterschriebene Karte bei der Einstellung und danach nichts mehr. Spätere Ausgaben laufen mündlich, Rückgaben werden nirgends vermerkt.
Drei Wege und für wen welcher passt
1. Excel plus Unterschrift auf Papier. Eine Tabelle: Mitarbeiter, Artikel, Inventarnummer, Ausgabedatum, geplantes Tauschdatum, Rückgabedatum. Dazu eine ausgedruckte Karte, die der Mitarbeiter bei jeder Ausgabe unterschreibt, und ein Ordner. Bedingte Formatierung markiert Teile nach dem Tauschtermin. Das richten Sie in 1–2 Tagen selbst ein. Es reicht bei einem guten Dutzend Personen und einigen Dutzend Werkzeugen, solange eine Person ausgibt.
2. Eine fertige App für Werkzeug- oder PSA-Verwaltung. Es gibt SaaS-Apps mit QR-Codes, Unterschrift auf dem Handy und Erinnerungen an Tauschtermine. Abgerechnet wird meist im Abo, pro Nutzer oder nach Anzahl der Teile. Die Einführung dauert 1–3 Wochen, die meiste Zeit geht für das Bekleben der Werkzeuge und die Erfassung des Anfangsbestands drauf. Rechnen Sie das Abo auf 3 Jahre und vergleichen Sie es mit Option 3.
3. Eigenes Werkzeug. Eine einfache Web-App auf einem Tablet an der Ausgabe: QR-Code scannen, auf dem Bildschirm unterschreiben, Tauschtermine aus Ihrer eigenen Normtabelle, und beim Austritt eines Mitarbeiters ein Bericht „zurückzugeben". Sinnvoll ist das, wenn die Erfassung mit etwas sprechen muss, das Sie schon haben: der Mitarbeiterliste in enova365 oder Comarch Optima (zwei in Polen verbreitete HR- und ERP-Systeme), dem Anlagenverzeichnis oder Fertigungsaufträgen. Typisch 20–45 Tsd. PLN (ca. 4,5–10,5 Tsd. EUR) und 3–7 Wochen (bei uns meist in .NET). Dazu die Wartung: rechnen Sie mit 10–15 % der Erstellungskosten pro Jahr.
Bevor Sie Option 2 oder 3 wählen, prüfen Sie, ob Ihr HR-System oder ERP nicht schon eine Kartei der Mitarbeiterausstattung hat. Manche Systeme haben das, meist aber ohne Unterschrift bei der Ausgabe und ohne Scannen.
Zwei Beispiele: eines gelungen, eines aufgegeben
Bei einem unserer Kunden, einem Stahlbauer mit 42 Mitarbeitern, waren rund 180 Elektrowerkzeuge und Messgeräte im Umlauf, dazu Kleidung und PSA für 30 Personen in der Halle. Erfasst wurde in einem Heft in der Werkzeugausgabe und in einer Tabelle, die der Lagerist freitags nachtrug. Der Inhaber schätzte, dass jährlich Ausrüstung für 15–20 Tsd. PLN (ca. 3,5–4,5 Tsd. EUR) verschwand, und der Lagerist verbrachte etwa 3 Stunden pro Woche damit, herauszufinden, wer welches Werkzeug hat.
Wir haben eine Tablet-Web-App gebaut: QR-Aufkleber auf den Werkzeugen, Unterschrift auf dem Bildschirm bei Ausgabe und Rückgabe, Tauschtermine für Kleidung aus der Normtabelle und ein nächtlicher Import der Mitarbeiterliste aus enova365. Das Projekt dauerte 5 Wochen und kostete 32 Tsd. PLN (ca. 7,5 Tsd. EUR). Im ersten Jahr sanken die Verluste auf etwa 4 Tsd. PLN (ca. 900 EUR), und die Rückgabeliste beim Austritt entsteht in einer Minute. Was wir anders machen würden: Das Bekleben und Zählen von 180 Werkzeugen kostete den Lageristen eine volle Woche, die niemand eingeplant hatte. Machen Sie diese Zählung vor Projektbeginn.
In einem anderen Fall kaufte ein Installationsbetrieb mit 22 Mitarbeitern (Lüftung und Klima) eine fertige App zur Werkzeugverwaltung für etwa 4,5 Tsd. PLN (ca. 1 Tsd. EUR) im Jahr. Nach vier Monaten nutzte sie niemand. Der Grund war nicht technisch: Die Monteure nahmen Werkzeug nicht aus dem Lager, sondern aus den Transportern, und Geräte wanderten im Laufe des Tages zwischen den Teams. Auf der Baustelle scannte niemand einen Code. Die Lösung war einfacher: Werkzeuge wurden dem Transporter zugeordnet statt der Person, der Fahrer verantwortet den Satz, und einmal im Quartal wird der Transporterbestand in Excel gezählt. Die Lehre: Bevor Sie etwas kaufen, prüfen Sie, wo die Übergabe physisch stattfindet und wer in dem Moment die Hände frei hat.
Wann eine App keinen Sinn ergibt
Eine App, gekauft oder selbst gebaut, repariert keinen Prozess, den es nicht gibt. Investieren Sie nicht, wenn:
- weniger als 15 Personen Ausrüstung erhalten und Sie einige Dutzend Werkzeuge haben. Excel mit Unterschriftskarte reicht für Jahre.
- es keine einzelne Person gibt, die ausgibt und zurücknimmt. Wenn sich jeder selbst aus dem Regal bedient, erfasst das keine App. Schließen Sie zuerst die Werkzeugausgabe ab oder benennen Sie die ausgebende Person.
- Werkzeuge von einer Schicht oder einem Arbeitsplatz gemeinsam genutzt werden. Erfassen Sie sie dann je Arbeitsplatz oder Vorarbeiter, nicht je Mitarbeiter, sonst buchen Sie ein Dutzend Ausgaben am Tag ohne Nutzen.
- weniger verschwindet, als das Abo kostet. Wenn Sie jährlich Ausrüstung für 2 Tsd. PLN (ca. 450 EUR) verlieren, rechnet sich eine App für 5 Tsd. PLN (ca. 1,2 Tsd. EUR) im Jahr nicht.
Ehrlicherweise hat jede Option auch Kosten jenseits des Geldes. Bei einer App muss jemand die Aufkleber pflegen, denn QR-Codes nutzen sich ab und neue Werkzeuge müssen laufend beklebt werden. Bei Excel ist das Risiko eine einzige Datei bei einer einzigen Person: Geht sie, stirbt die Erfassung. Mehr dazu, wann eine Tabelle nicht mehr reicht, lesen Sie in wenn Excel zum System wird. Die Rückgabe der Ausrüstung sollten Sie außerdem in dieselbe Liste aufnehmen, die Sie für das Offboarding aus den IT-Systemen nutzen, damit ein Austritt ein Ablauf ist und nicht zwei.
Was Sie diese Woche tun können
- Zählen Sie, wie viele Werkzeuge und Kleidungsstücke derzeit an Mitarbeiter ausgegeben sind. Wenn das nicht in einer Stunde geht, ist das Ihre erste Erkenntnis.
- Fragen Sie Buchhaltung oder Lager, wie viel Ausrüstung in den letzten 12 Monaten als Ersatz für verlorene oder „nicht zurückgegebene" Teile gekauft wurde. Das ist Ihr Budget für eine Lösung.
- Nehmen Sie drei Personen, die dieses Jahr ausgeschieden sind, und prüfen Sie, ob Sie eine unterschriebene Liste vorlegen können, was sie hatten und was sie zurückgegeben haben.
- Halten Sie die Normen in einer Tabelle fest: welche Kleidung und welche PSA für welchen Arbeitsplatz und für wie lange. Ohne diese Tabelle erinnert Sie kein Werkzeug an einen Tausch.
- Legen Sie fest, wer als einzige Person Ausrüstung ausgibt und zurücknimmt, und wo das physisch passiert: in der Werkzeugausgabe, im Transporter oder in der Halle.
Drei Zahlen entscheiden, wie Sie ausgegebene Ausrüstung erfassen: wie viele Teile im Umlauf sind, was das Verschwundene kostet und wie viele Personen ausgeben. Eine App lohnt sich erst, wenn die Verluste ihre Kosten übersteigen und die Übergabe an einem Ort stattfindet.