In den meisten KMU, die uns rufen, weil „der Vertrieb nicht hinterherkommt", liegt der Engpass nicht im Vertrieb. Er liegt darin, dass eine Vertriebskraft für ein Angebot über 30 Positionen zwei Stunden, einen Taschenrechner, drei Excel-Tabs und ein stilles Gebet braucht, dass sich die Preisliste seit Montag nicht geändert hat.
Dieser Text handelt davon, warum die Angebotserstellung in kleinen und mittleren polnischen Produktions- und Handelsbetrieben so oft der Flaschenhals ist — und was Sie tatsächlich dagegen tun können, ohne ein CRM für 200.000 Złoty zu kaufen. Die Sicht von jemandem, der solche Projekte alle paar Monate baut, nicht von jemandem, der sie auf Folien verkauft.
Woran Sie merken, dass die Angebotserstellung Ihre Firma frisst
Niemand in der Firma sagt direkt „wir haben ein Angebotsproblem". Man sagt: „wir antworten Kunden nicht rechtzeitig", „wir verlieren Anfragen, zu denen wir diese Woche nicht gekommen sind", „der Vertrieb hat keine Zeit, zu Kunden zu fahren". Hinter jedem dieser Sätze steckt dieselbe Ursache. Die Anzeichen, die wir am häufigsten sehen:
- Eine Vertriebskraft erstellt 1–3 Angebote pro Tag, jedes davon braucht mindestens eine Stunde.
- Jede Person hat ihre eigene Word- oder Excel-Vorlage — und jede ist „ein bisschen anders".
- Die Preisliste lebt in einer Datei, „Ermessensrabatte" leben im Kopf des Inhabers, die Marge taucht erst in der Buchhaltung auf.
- Nachdem ein Angebot raus ist, weiß niemand, ob der Kunde es geöffnet hat, woran er hängt oder wann es Zeit ist, nachzufassen.
- Die Hälfte der Aufträge, die in die Produktion gehen, weicht irgendwo vom Angebot ab — weil jemand unterwegs etwas abgetippt hat.
Jedes dieser Anzeichen wirkt einzeln harmlos. Zusammen bedeuten sie: Ihre Firma verliert Aufträge nicht, weil sie zu teuer oder zu langsam ist — sondern weil die Angebotserstellung das langsamste Glied der Vertriebskette ist.
Was wirklich diese 2 Stunden frisst
Wenn wir genau hinsehen, wie ein typisches Angebot in einem 20–50-Personen-Produktionsbetrieb entsteht, besteht es aus mehreren Schritten, von denen fast keiner echtes „Denken" verlangt — und doch frisst jeder fünfzehn Minuten.
- Anfrage des Kunden aus der E-Mail in die Vorlage abtippen (5–10 Minuten).
- Aktuelle Preise für Produkte oder Komponenten suchen. Meist an drei Stellen: ERP, Excel-Rabattliste, E-Mail vom Lieferanten mit der letzten Änderung (15–30 Minuten).
- Marge, Rundungen, Transport, manchmal Zoll oder Verpackung berechnen (15–20 Minuten).
- Beim Chef nachfragen, ob ein Rabat gegeben werden darf (manchmal einen Tag, wenn der Chef außer Haus ist).
- Tabelle so formatieren, dass sie im PDF nicht zerläuft (10–20 Minuten, je nach Mondphase).
- E-Mail verschicken, eine Kopie im Kundenordner ablegen, eine Zeile in „Angebote 2026" hinzufügen.
Summe: 60–120 Minuten. Davon ist die eigentliche Denkarbeit — „was sollen wir diesem Kunden wirklich vorschlagen" — oft 10 Minuten. Der Rest ist Logistik. Und genau diesen Rest sollte man zuerst automatisieren.
Beispiel aus der Praxis — von 2 Stunden auf 10 Minuten
Bei einem unserer Kunden — einem 22-Personen-Hersteller von PVC-Fenstern — dauerte ein Angebot durchschnittlich 90–120 Minuten. Der Kunde (ein Bauträger oder ein Handwerksbetrieb) schickte eine Anfrage per E-Mail, manchmal mit technischer Zeichnung, manchmal nur mit einer Maßtabelle. Die Vertriebskraft kalkulierte jedes Fenster manuell nach Profil, Sprossen, Verglasung und Beschlägen, prüfte Preise bei zwei Glaslieferanten, tippte alles in Excel ab, fügte das Logo ein, speicherte ein PDF, schickte es. Jede Änderung von Kundenseite — „und wenn wir statt Dreifach- nur Zweifachverglasung nehmen?" — kostete weitere halbe Stunde.
Wir haben für sie einen einfachen Konfigurator in .NET gebaut — ein Formular, in dem die Vertriebskraft Maße eingibt, Profil, Verglasung, Farbe und Beschläge wählt. Das System holt aktuelle Preise aus Comarch Optima über die API, wendet die Marge nach einer einmalig im Admin-Panel hinterlegten Regel an, erzeugt ein PDF in einheitlichem Format und legt das Angebot in einer Datenbank ab. Die Vertriebskraft kann bei Bedarf einen Preis überschreiben oder einen Rabatt geben, aber in 80% der Fälle geht das Angebot in 7–10 Minuten raus, ohne Anstrengung.
Ergebnis nach einem halben Jahr: durchschnittliche Angebotszeit sank von 105 auf 12 Minuten. Die Zahl der wöchentlich versandten Angebote stieg von 18 auf 47. Die Conversion Angebot → Auftrag stieg leicht (von 22% auf 27%) — vor allem, weil Kunden am selben Tag eine Antwort bekamen statt nach drei Tagen. Das Projekt hat sich in unter 5 Monaten amortisiert.
Das ist kein spektakulärer Fall. Das ist der typische Effekt, wenn Sie einen Prozess, in dem 80% der Arbeit aus dem Verschieben von Zahlen zwischen Fenstern besteht, durch ein Formular mit Regeln ersetzen.
Wie es in der Praxis funktioniert — ohne „KI" im Namen
Wir mögen es, wenn ein Gespräch über Angebotsautomatisierung nicht mit dem Wort „KI" beginnt. In 90% der Fälle brauchen Sie kein Modell — Sie brauchen deterministische Logik, die jemand einmal aufschreiben muss. Preis = (Komponentenkosten × Menge) + Marge je Kundengruppe + Transport laut Tabelle + Rabat, wenn die Bestellschwelle erreicht ist.
Eine solche Lösung besteht meist aus vier Bausteinen:
- Formular oder Konfigurator. Intern (für die Vertriebskraft) oder extern (für den Kunden auf der Website). Im Mittelstand fangen wir meist mit der internen Variante an — schneller, günstiger, weniger Risiko.
- Preis- und Rabattregeln. Aus dem Kopf des Inhabers herausgeholt und in eine Datenbank geschrieben. Das ist der schwerste Teil des Projekts, weil er Entscheidungen erzwingt, die bisher in der Luft hingen („kommt drauf an, wer fragt").
- ERP-Integration. Comarch Optima, Subiekt GT, enova365, Microsoft Dynamics AX — alle bieten APIs oder lesbare Datenbanken. Ohne sie laufen die Preise innerhalb von zwei Wochen auseinander.
- PDF-Generator und Angebotsregister. Damit die Vertriebskraft keine Zeit mit Formatierung verbrennt und später nachvollziehbar ist, wer was bekommen hat.
Das ist kein Jahresprojekt. Eine erste Version, die dem Vertrieb wirklich Zeit abnimmt, dauert meist 6–10 Wochen und kostet im Bereich einiger Zehntausend Złoty. Weniger als die jährlichen Kosten einer zusätzlichen Vertriebskraft, die Sie sonst einstellen müssten, um dasselbe Anfragevolumen zu bewältigen.
Was Sie nicht automatisieren sollten
Nicht alles, was sich automatisieren lässt, sollte automatisiert werden. Ein paar Fallen, in die Firmen mit dem Gedanken „bauen wir einen Kundenkonfigurator auf der Website" laufen:
- Verhandlung. Wenn 30% Ihrer Angebote in einem Preistelefonat enden, ändert ein kundenseitiger Konfigurator wenig. Beschleunigen Sie zuerst den internen Prozess, bevor Sie etwas nach außen stellen.
- Nicht-Standard-Kalkulationen. Wenn jedes Projekt tatsächlich anders ist (z. B. Stahlkonstruktionen nach individuellen Vorgaben), deckt ein Konfigurator 50% der Fälle ab, der Rest läuft weiterhin manuell. Das ist immer noch ein Gewinn — aber kein 100%.
- Strategische Entscheidungen. Die Marge für einen neuen strategischen Kunden sollte kein System berechnen. Das ist eine Entscheidung des Inhabers, keine Regel.
- Prozesse, die niemand beschreiben kann. Wenn drei Personen in der Firma drei verschiedene Antworten auf „wie kalkulieren wir das?" geben, einigen Sie sich zuerst auf eine Antwort. Wer Chaos automatisiert, bekommt Chaos in höherer Auflösung.
Wo Sie anfangen sollten
Fangen Sie nicht mit „bauen wir eine Angebotsplattform" an. Fangen Sie mit einer Zahl an: wie lange dauert bei Ihnen heute ein durchschnittliches Angebot und wie viele Angebote erstellen Sie pro Woche. Multiplizieren Sie mit dem Stundensatz der Vertriebskraft. Das sind Ihre jährlichen Kosten der „manuellen Angebotserstellung" — meist eine Zahl, die den Inhaber überrascht.
Konkret:
- Messen: wie lange ein typisches Angebot dauert und wie viel die Person kostet, die es erstellt.
- Karte zeichnen: woher die Eingangsdaten kommen (E-Mail, Telefon, EDI), wo die Preise leben, wer Rabatte freigibt.
- Ein Segment auswählen (z. B. „typische Angebote für Katalogprodukte") und berechnen, welchen Anteil es an allen Anfragen hat.
- Mit einem Konfigurator für die Vertriebskraft beginnen, nicht für den Kunden. Erst den internen Prozess in Ordnung bringen.
- Nach dem Go-Live wieder messen. Ohne Vorher-Nachher-Zahlen wird niemand in der Firma glauben, dass das Projekt etwas gebracht hat.
Wenn Sie nicht wissen, was Sie die manuelle Angebotserstellung heute wirklich kostet und was sich zuerst lohnt zu automatisieren, helfen wir Ihnen, diese Karte zu zeichnen. Das erste Gespräch ist kostenlos und dauert eine halbe Stunde.
Ein Angebot, das drei Tage zu spät kommt, ist ein verlorenes Angebot. Bei der Angebotserstellung schlägt Geschwindigkeit den Preis öfter, als der Vertrieb zugeben mag.