Serwer w biurze czy chmura: jak naprawdę policzyć tę decyzję w MŚP

· 8 min czytania · Zespół SilverData

Większość firm, w których stoi siedmioletni serwer w schowku przy księgowości, rozmawia o chmurze w jeden z dwóch sposobów. Albo „chmura to tylko czyjś komputer i wcale nie jest taniej" — i odkłada decyzję o kolejny rok. Albo „przenieśmy wszystko do chmury, to się zwróci" — i wpada w fakturę miesięczną, która po pół roku jest dwa razy wyższa niż prąd zasilający tamten serwer. Obie postawy biorą się z tego samego: nikt nie usiadł i nie policzył tego po ludzku.

Decyzja serwer-vs-chmura w MŚP nie jest ideologiczna. To rachunek z konkretnymi pozycjami: sprzęt, licencje, prąd, czas administratora, ryzyko awarii, ryzyko ransomware, koszt migracji. Część tych pozycji widać na fakturach, część siedzi w premii rocznej księgowej, która co miesiąc traci pół dnia na obsługę „dziwnych spraw" z serwerem. Cel tego tekstu jest jeden: pokazać, jak te pozycje policzyć, zanim podpiszesz cokolwiek.

Co tak naprawdę stoi w tej serwerowni

Zanim w ogóle wjedzie temat chmury, zrób sobie spis. Brzmi banalnie — w połowie firm, do których trafiamy, nikt nie ma aktualnej listy, co stoi na fizycznym serwerze i po co. „Aha, to chyba jakaś baza księgowych. I jeszcze stary plikomat. I to zdaje się robi backupy na NAS w drugiej szafie."

Typowa zawartość serwera w 20-osobowej firmie produkcyjnej albo handlowej:

Każdy z tych elementów może mieć inną odpowiedź na pytanie „chmura czy nie". Baza ERP, na której pracuje 15 osób jednocześnie, zachowuje się w chmurze inaczej niż udział plikowy, do którego sięgają trzy działy raz dziennie. Dlatego decyzja „przenosimy wszystko do chmury" jest tak samo niemądra jak „zostajemy na serwerze do końca świata". Trzeba podzielić to na warstwy.

Trzy realistyczne ścieżki, nie dwie

W praktyce dla MŚP są trzy ścieżki, nie dwie:

  1. Wszystko on-premise — kupujesz nowy serwer co 5-7 lat, masz pełną kontrolę, płacisz raz konkretną kwotą za sprzęt i licencje.
  2. Hybryda — to, co wymaga niskich opóźnień (ERP, drukowanie etykiet WMS), zostaje lokalnie; reszta (poczta, dokumenty, backup off-site) idzie do chmury.
  3. Wszystko w chmurze — Azure / AWS / OVH Cloud + Microsoft 365 lub Google Workspace; lokalnie zostaje tylko router, switch i Wi-Fi.

W polskich realiach KMU najczęściej najsensowniejsza jest ścieżka 2. Nie dlatego, że jest „najmodniejsza", tylko dlatego, że szczerze policzona zwykle wychodzi najtaniej i z najniższym ryzykiem. Wszystko-w-chmurze ma sens dla firm bez ERP klasy desktopowej (np. usługowych, software house'ów). Wszystko-on-premise ma sens, kiedy masz dobre łącze tylko na papierze i 3-sekundowy lag w transakcji magazynowej oznacza, że magazynierzy wracają do kartek.

Jak policzyć to po ludzku — 5-letni TCO

Najczęstszy błąd przy porównywaniu serwera z chmurą: porównywanie ceny sprzętu z miesięczną fakturą Azure. To są dwie różne jednostki i wnioski wyjdą bzdurne. Policz pięcioletni TCO (Total Cost of Ownership) dla obu wariantów. To godzina pracy z arkuszem, nie konsulting za 30 tysięcy.

Co wchodzi po stronie on-premise (5 lat):

Co wchodzi po stronie chmury (5 lat):

Po policzeniu różnica w pięć lat zwykle nie jest dramatyczna — kilkanaście procent w jedną lub drugą stronę. Ale to nie jest cała historia. Reszta historii to ryzyko.

Pozycje, których nikt nie wpisuje do arkusza

Są cztery koszty, które na fakturach nie istnieją, a w realiach często przeważają.

Ryzyko awarii sprzętu. Serwer z 2017 roku, na którym stoi ERP, w którymś momencie padnie. Pytanie nie brzmi „czy", tylko „kiedy" i „w jakim momencie tygodnia". U jednego z naszych klientów — 28-osobowej hurtowni materiałów budowlanych — kontroler RAID padł w czwartek o 9 rano. Serwer był poza wsparciem producenta od 18 miesięcy. Czas „na już" sprowadzenia identycznego komponentu z drugiej ręki: 6 dni. Sprzedaż przez ten czas — na kartkach i z fakturami spisywanymi ręcznie. Nikt tego nie policzył w arkuszu zakupowym w 2017.

Ryzyko ransomware przy lokalnym backupie. Klasyczny układ „serwer + NAS w sąsiednim pomieszczeniu" pada w jednym incydencie. Backup w chmurze (lub odseparowany off-site) ratuje, ale to dodatkowy koszt, który trzeba doliczyć do scenariusza on-premise.

Czas administratora w godzinach kryzysu. Zewnętrzny administrator w piątek o 17:00 nie odbiera. W poniedziałek nieodebrane zamówienia czekają. Chmura nie eliminuje tego, ale zmniejsza klasę problemów, które wymagają fizycznego dojazdu.

Skalowanie w górę. Kiedy w firmie nagle pojawia się 8 nowych użytkowników (przejęcie, nowy oddział), na serwerze on-premise znaczy to często „kup CAL-e i módl się, że RAM wystarczy". W chmurze to znaczy „kliknij i zapłać więcej". W drugą stronę to działa rzadziej — chmura nie lubi „skalowania w dół".

Konkretna decyzja: hurtownia 28 osób, ERP Comarch Optima

Pokażmy to na realnym układzie. U jednego z naszych klientów — 28-osobowa hurtownia branży elektrotechnicznej — stał serwer HP ProLiant z 2017 roku, na nim Comarch Optima z bazą około 90 GB, udziały plikowe i kontroler domeny. Sprzęt nadal działał, ale był po dwóch wymianach dysków i bez wsparcia producenta od półtora roku.

Policzyliśmy trzy warianty na 5 lat:

Wybrali hybrydę. Po 7 miesiącach od wdrożenia: pełne backupy off-site (wcześniej praktycznie nie istniały), MFA na poczcie (wcześniej trzy konta były już raz przejęte), dział administracyjny odzyskał 6 godzin tygodniowo, które wcześniej szły na ręczne porządki w plikach. Najwięcej zaoszczędzili nie na pieniądzach — na nerwach przy ostatniej burzy, kiedy w okolicy wyłączyli prąd na 14 godzin, a sklep online dalej brał zamówienia.

To nie jest historia o tym, że chmura wygrała. To historia o tym, że ktoś usiadł i policzył.

Co zrobić w tym tygodniu

Jeśli twój serwer jest starszy niż 5 lat, albo zbliża się koniec wsparcia producenta, nie czekaj na awarię w listopadzie. Zrób cztery rzeczy:

  1. Spis tego, co stoi na serwerze — usługi, bazy, udziały, wersje, licencje, kto z czego korzysta.
  2. Sprawdź kontrakt na sprzęt i wsparcie producenta — kiedy kończą się gwarancje, kiedy wycofują z support'u.
  3. Policz uczciwe 5-letnie TCO dla minimum dwóch wariantów (on-premise vs hybryda) — z prądem, czasem admina, backupem off-site, migracją.
  4. Sprawdź łącze internetowe w biurze i magazynie — bez stabilnych 100/100 Mbps z drugim łączem awaryjnym chmurowy ERP w produkcji się nie sprawdzi.

Dopiero z tymi czterema rzeczami na stole rozmowa z dostawcą ma sens. Bez nich kupujesz w ciemno — niezależnie od tego, czy kupujesz serwer, czy chmurę.

Jeśli chcesz, żeby ktoś przeszedł z tobą przez ten arkusz na konkretnym przykładzie twojej firmy — zarezerwuj 30 minut. Bezpłatnie, bez folderu produktowego po drugiej stronie.

Decyzja serwer-vs-chmura nie jest ideologiczna. To rachunek, który robisz raz na pięć lat — i którego nie zrobi za ciebie żaden dostawca, bo każdy ma w nim własny interes.

← Wróć na blog