Migracja poczty do Microsoft 365: jak to zrobić bez utraty maili i pracy zespołu

Migracja poczty firmowej do Microsoft 365 wygląda na zadanie dla informatyka na sobotnie popołudnie. W rzeczywistości w 25-osobowej firmie to projekt na trzy tygodnie z dwoma realnymi punktami, w których można pogubić tygodnie pracy zespołu. Dobra wiadomość: jeśli się to zaplanuje porządnie, użytkownicy w ogóle nie zauważą zmiany — poza tym, że teraz Outlook szuka maila przez sekundę zamiast 30.

W tym roku przeprowadziliśmy taką migrację u 25-osobowego dystrybutora części przemysłowych. Stary serwer pocztowy stał w piwnicy, działał na Exchange 2013, miał 142 GB skrzynek i właśnie zakomunikował, że za pół roku traci wsparcie producenta. Wymiana sprzętu i licencji wychodziła w okolicach 28 tys. zł, a w cenie nie było ani odporności na ransomware, ani sensownego dostępu z telefonów. Po przejściu na Microsoft 365 Business Standard (25 licencji × 56 zł/mies. netto, czyli 16,8 tys. zł rocznie) zostało jeszcze 5 GB OneDrive i Teams w tej samej cenie. Cała migracja zajęła 19 dni kalendarzowych, cutover MX trwał 4 godziny w nocy z soboty na niedzielę, w poniedziałek rano dział handlowy zauważył wyłącznie, że adresacja na telefonach „sama się skonfigurowała". Zgubionych maili: zero.

Poniżej szkielet, jak się to robi tak, żeby ten ostatni akapit dało się napisać o Twojej firmie.

Co policzyć, zanim się zacznie

Większość problemów migracyjnych ma jedno źródło: nikt nie wiedział, co tak naprawdę leży w starym systemie. Pierwszy tydzień to nie żadna „migracja", tylko spis z natury.

• Lista skrzynek i ich rozmiar. Nie tylko aktywni pracownicy — także skrzynki współdzielone (biuro@, serwis@), aliasy, byłych pracowników, których ktoś jeszcze czyta „na wszelki wypadek". W praktyce w 25-osobowej firmie wychodzi zwykle 35–50 obiektów.
• Reguły, podpisy, autorespondery. Reguły serwerowe znikną z dnia na dzień, jeśli nikt ich nie odtworzy. To jest dokładnie ten moment, w którym księgowość przestaje dostawać kopii faktur, bo regułka „skopiuj do działu księgowości" siedziała na starym serwerze.
• Listy dystrybucyjne i grupy. W Exchange siedzą jako obiekty, ale w hostowanym IMAP — często tylko jako układ aliasów u dostawcy. Trzeba je rozpisać na kartce, bo nigdzie się nie wyeksportują.
• Integracje SMTP. ERP, sklep, drukarki wielofunkcyjne, kamery, system alarmowy — wszystko, co wysyła maila z firmowej domeny. To zawsze jest dłuższa lista, niż ktokolwiek pamięta. Z niej wynikają najbardziej irytujące „dziwne błędy w poniedziałek".
• Rekordy DNS. MX, SPF, DKIM, DMARC, autodiscover, czasem stary _imap._tcp. Zrób zrzut przed dotknięciem czegokolwiek. Polskim klientom najczęściej widzimy SPF z listą z dziesięciu starych dostawców, do których od dawna nikt nic nie wysyła.

Ten etap nie jest spektakularny, ale właśnie tu odsiewa się 80% niespodzianek. Bez niego cutover MX to skok bez liny.

Jak przenieść dane bez przerwy w pracy

Microsoft 365 ma trzy realne ścieżki migracji, zależnie od tego, skąd się przychodzi:

• Cutover migration (Exchange on-prem do 100 skrzynek). Najprostsza opcja dla małej firmy z lokalnym Exchange. M365 sam pobiera skrzynki przez Outlook Anywhere, po skończeniu przełączasz MX. Limit: 2000 skrzynek, w praktyce dla 25-osobowej firmy idzie jednym przeciągnięciem.
• IMAP migration (hostowana poczta typu home.pl, OVH, cPanel). M365 łączy się jako klient IMAP i kopiuje treść folderu Inbox i podfolderów. Co nie przejdzie: kalendarze, kontakty, reguły, foldery „Wysłane" w niektórych konfiguracjach. Te trzeba odtworzyć ręcznie albo przez pomocnicze narzędzia (PST).
• Migracja przez PST. Najmniej elegancka, ale uniwersalna. Eksportujesz każdą skrzynkę do pliku PST, wgrywasz przez Azure Storage do M365. Działa zawsze, ale zostawia użytkownika z tygodniową luką między „dziś rano" a „dziś wieczór", chyba że robisz to incrementally.

Dla 25-osobowej firmy z Exchange wybraliśmy cutover. Dla biura rachunkowego z hostowanym IMAP — IMAP migration plus PST dla kalendarzy. W obu przypadkach klucz to migracja w dwóch falach: pierwsza kopiuje wszystko poza ostatnimi 24 godzinami, druga (w noc cutoveru) dosyła „ogon" z ostatniej doby. Dzięki temu w sobotę wieczorem masz do skopiowania nie 142 GB, tylko 80–200 MB.

Cutover MX — godzina prawdy

To jest moment, kiedy świat się przełącza. Z doświadczenia: rób to w nocy z soboty na niedzielę między 22:00 a 02:00, nigdy w nocy z piątku, bo TTL DNS pełzających po telcoach polskich rzadko zmieści się przed pierwszą zmianą produkcyjną w poniedziałek.

Krok po kroku w wieczór cutoveru:

1. Obniż TTL rekordu MX do 300 sekund, najlepiej 24 godziny wcześniej. Bez tego niektórzy dostawcy będą do Ciebie kierować pocztę na stary serwer jeszcze przez dobę.
2. Zatrzymaj kolejkę na starym serwerze i poczekaj 5 minut, aż się rozliczy z tym, co przyszło w ostatniej chwili.
3. Uruchom delta-sync w M365 — drugą falę, która dociągnie ostatnią dobę.
4. **Przełącz MX na .mail.protection.outlook.com i jednocześnie zaktualizuj SPF i DMARC*. SPF musi mieć include:spf.protection.outlook.com, w przeciwnym razie wszystko, co wysyłasz, zacznie lądować w spamie u kontrahentów po niemiecku.
5. Zostaw stary serwer włączony jako odbiorcę przez 72 godziny. Niektóre stare SPF u Twoich kontrahentów odświeżą się dopiero w poniedziałek. Stary serwer w trybie tylko-odbiór z forwardem do M365 łapie te zagubione maile.
6. Przełącz drukarki, ERP i integracje SMTP na nowy host (smtp.office365.com z uwierzytelnieniem konta technicznego albo, lepiej, na connector w M365 z autoryzacją po IP).

Ostatni punkt jest tym, na którym najczęściej się ktoś przewraca po starcie. Drukarki MFP, które od pięciu lat skanowały do maila bez hasła, nie wyślą maila przez M365, dopóki ktoś nie założy konta technicznego z aplikacyjnym hasłem albo nie skonfiguruje IP-connectora. To jest 30 minut roboty, jeśli się o tym pamięta — i pół dnia paniki w poniedziałek rano, jeśli się nie pamięta.

Co sprawdzić w pierwszy poniedziałek

Pierwsze 48 godzin po przełączeniu to nie czas na obiad. Zostaw sobie checklistę i odhaczaj:

• Test wysyłki i odbioru z trzech zewnętrznych kont (Gmail, jeden klient na O365, jeden klient na hostingu polskim). Sprawdź, czy mail nie ląduje w spamie u kontrahenta — w razie czego dosyp w DMARC p=quarantine zamiast p=reject przez pierwszy tydzień.
• Reguły, autorespondery, podpisy u każdego użytkownika — wyciągnij listę ze starego serwera i odhacz osobę po osobie.
• Integracje SMTP. ERP wysłał fakturę PDF? Drukarka skanowała do maila? Sklep wysłał potwierdzenie zamówienia? Każde „nie" wymaga zajęcia się tym tego samego dnia.
• Mobilne klienty. Outlook na iOS/Androidzie powinien sam wykryć nowe konto przez autodiscover. Sprawdź u pięciu losowo wybranych osób.
• Skrzynki współdzielone i delegacje. „Asystentka miała dostęp do skrzynki szefa" — to jest osobna konfiguracja, którą trzeba odtworzyć ręcznie.

W tym samym tygodniu zaplanuj też pierwszy backup skrzynek M365. Microsoft trzyma Twoje maile na swoich serwerach, ale nie robi backupu w sensie odzyskiwania po skasowaniu sprzed pół roku. To osobna decyzja i osobny koszt (więcej w naszym poście o backupie Microsoft 365 dla MŚP).

Co dalej

Migracja poczty do Microsoft 365 w MŚP nie jest skomplikowana technicznie. Jest jednak nieprzebaczalna dla bałaganu, który zwykle siedzi w konfiguracji DNS, regułach i integracjach SMTP. Jeśli ktoś sprzedaje Ci „przesiadkę w weekend bez planu", to nie tego, czego potrzebujesz — potrzebujesz dwóch tygodni inwentaryzacji i jednej nocy cutoveru.

Jeśli planujesz przejście na Microsoft 365 w najbliższych miesiącach albo właśnie utknąłeś w połowie projektu — pogadajmy. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i trwa pół godziny. Często wystarczy, żeby pokazać, gdzie w Twojej konfiguracji są największe ryzyka, zanim ktoś przełączy MX.

Migracja poczty do Microsoft 365 nie kończy się przełączeniem MX — kończy się dopiero, gdy drukarka, ERP i sklep wysyłają maile tak samo, jak w piątek wieczorem.

← Wróć na blog