Bus factor w IT: co się stanie, jak zniknie „Marek od komputerów"

· 7 min czytania · Zespół SilverData

W większości polskich firm 20–50-osobowych „całe IT" siedzi w głowie jednej osoby. Nazywa się Marek, Piotrek albo Ania. Póki jest — wszystko działa. Kiedy zniknie, okazuje się, że nikt inny nie wie, gdzie loguje się do routera i kto naprawdę ma dostęp do backupu.

To nie jest problem lenistwa. To naturalna kolej rzeczy w małej firmie: jedna osoba coś kiedyś postawiła, jedna osoba to utrzymuje, jedna osoba trzyma hasła w swojej głowie i w prywatnym Keepasie. Do dnia, w którym ta osoba dostaje ofertę z Warszawy albo bierze dwutygodniowy urlop, po którym musi zostać dłużej.

W żargonie inżynierskim to się nazywa „bus factor" — ile osób musi wpaść pod autobus, żeby projekt się zatrzymał. W polskim MŚP odpowiedź brzmi zwykle: jedna.

Jak wygląda to naprawdę

Konkretny przypadek z naszego podwórka. 18-osobowe biuro projektowe (branża konstrukcyjna). Cała infrastruktura — VPN do serwera plików, uprawnienia w Autodesku, konfiguracja backupu na NAS, dostęp do panelu domeny w OVH, konto administratora Microsoft 365 — była w głowie jednego „Marka". Marek pracował tam siedem lat, znał każdy kabel.

Marek dostał ofertę w większej firmie, dał ustawowe dwa tygodnie wypowiedzenia. Właściciel spadł z krzesła, ale nic nie mógł zrobić — Marek odchodził zgodnie z prawem. Przez pierwszy tydzień „przekazania" okazało się, że nie ma żadnej dokumentacji. Wszystko było „logiczne", „intuicyjne", „ja to tłumaczyłem Kasi kiedyś".

Dalsze cztery tygodnie po jego odejściu wyglądały tak: dwa dni przestoju biura, bo nikt nie wiedział, jak zrestartować serwer plików po awarii zasilania. Około 42 000 zł na zewnętrzne wsparcie IT, które musiało od zera odtwarzać wiedzę o środowisku. Zmiana wszystkich haseł administracyjnych (bo Marek je znał). Reset dostępu do domeny w OVH przez procedurę weryfikacyjną, która trwała 11 dni. Właściciel przyznał później, że gdyby Marek zniknął nagle — na przykład wylądował w szpitalu — firma stanęłaby na tygodnie.

Całość dało się temu zapobiec za może 8 godzin porządnej roboty rocznie. Nikt nie miał czasu.

Zmierz swój bus factor

Zanim coś naprawisz, ustal, gdzie jesteś. To nie wymaga audytu za 20 000 zł. Wystarczy godzina i uczciwa rozmowa z samym sobą.

Wypisz na kartce następujące systemy i przy każdym zaznacz, ile osób w firmie umie w nim faktycznie zrobić coś więcej niż zalogować się jako użytkownik:

Przy każdym pozycji odpowiedz: kto zna hasło administratora, kto wie, gdzie hasło leży, kto jest w stanie odtworzyć konfigurację, jeśli coś się posypie. Jeżeli którakolwiek odpowiedź brzmi „tylko jedna osoba" — masz tam bus factor równy jeden.

Nie musisz zejść z jedynki wszędzie. Musisz świadomie zdecydować, które ryzyka bierzesz.

Cztery rzeczy, które trzeba zrobić

Nie ma tu magii. Są cztery nudne czynności, które robią 90% roboty.

Po pierwsze — menedżer haseł, wspólny, firmowy. Bitwarden, 1Password, KeePassXC dzielony przez repozytorium — nieważne, byle nie był to Excel na dysku Marka ani karteczka pod klawiaturą. Wszystkie hasła administracyjne trafiają do sejfu, do którego dostęp ma minimum dwie osoby (właściciel + Marek). Zmiana pracownika = zmiana haseł, nie zgadywanka „gdzie on je trzymał".

Po drugie — konta administracyjne na imienne skrzynki firmowe, nie prywatne. Konto w OVH założone na marek.kowalski@gmail.com to bilet w jedną stronę. Kiedy Marek odejdzie, właściciel nie odzyska dostępu bez okazywania KRS-ów, faktur i skanów dowodu. Konto założone na admin@twojafirma.pl — którym zarządza właściciel — jest odzyskiwalne w pięć minut przez reset hasła.

Po trzecie — jedna kartka „co jak nie działa". Nie potrzebujesz ITIL-a ani Confluence. Potrzebujesz dokumentu (może być w Notion, może być w Wordzie na SharePoincie) opisującego: gdzie leży serwer plików, jak go zrestartować, kto jest dostawcą internetu i pod jakim numerem dzwonić w razie awarii, gdzie stoi UPS, jak wygląda procedura odzyskania danych z backupu. Cztery strony. Aktualizowane raz na kwartał.

Po czwarte — druga osoba w kluczowych rolach, chociaż na 20%. Może to być zewnętrzny dostawca IT z umową na wsparcie awaryjne (nawet 4 godziny miesięcznie w abonamencie), może to być drugi pracownik przeszkolony do minimalnych czynności. Ważne, żeby ktoś poza Markiem umiał zalogować się do routera i wiedział, gdzie leży dokumentacja. Bez tego jedna choroba wyłącza firmę.

Kiedy nie da się zejść z jedynki

Czasem po prostu nie stać cię na dwie osoby w IT, a zewnętrzny dostawca „na dyżurze" wydaje się drogi. Wtedy trzeba przynajmniej zminimalizować szkody na wypadek, gdyby bomba wybuchła.

To znaczy: kwartalny audyt haseł (czy wszystko jest w sejfie), roczna aktualizacja dokumentacji „co jak nie działa", umowa z zewnętrznym partnerem IT tylko na wypadek awarii (bez abonamentu, ale z podpisanym NDA i wpisanym w kontakty), test odtworzenia backupu raz na pół roku — z udziałem osoby innej niż Marek. To wszystko razem to jakieś 10–15 godzin roboty rocznie.

Jeżeli Marek na to nie ma czasu — to znak, że problem jest większy niż bus factor. To znaczy, że masz w firmie osobę, która utrzymuje status quo, w którym jest niezastępowalna. Świadomie albo nieświadomie. Warto o tym porozmawiać, zanim znowu wyleci z firmy z ustawowym wypowiedzeniem.

Co dalej

Bus factor to nie „projekt IT". To sposób patrzenia na firmę. Jeśli nagle stracisz jedną osobę — księgową, szefa produkcji, informatyka — czy firma dalej działa? Jeśli odpowiedź jest inna niż „tak" — masz punkt do rozmowy.

Firma, w której cała wiedza o IT jest w głowie jednej osoby, nie jest firmą z IT. Jest firmą, która ma szczęście, że ta osoba jeszcze nie odeszła.

← Wróć na blog