Zapytaj losowego właściciela firmy na 30 osób, czy ma backup poczty. Powie, że tak, bo używa Microsoft 365. Zapytaj, czy próbował kiedyś odtworzyć skrzynkę pracownika, który odszedł rok temu. Tutaj rozmowa się zwykle kończy.
Microsoft 365 to dobra usługa. Dostajesz pocztę, OneDrive, SharePoint, Teams, kalendarze i pakiet Office za sensowne pieniądze. Jedna rzecz nie wchodzi w cenę: backup Twoich danych. To nie jest haczyk ukryty w gwiazdce. To wprost napisane w dokumentacji Microsoftu — tzw. „shared responsibility". Microsoft odpowiada za to, żeby infrastruktura działała i była bezpieczna. Za Twoje dane — kopie, retencję, ochronę przed pomyłkami i atakami — odpowiadasz Ty. To są dwie różne rzeczy, choć w głowach większości właścicieli MŚP zlewają się w jedno.
Co Microsoft naprawdę robi
Microsoft 365 ma wbudowane mechanizmy odzyskiwania, ale to nie jest backup w sensie, w jakim rozumie go ktoś, kto kiedyś musiał odtworzyć pliki sprzed pół roku.
- Kosz w OneDrive/SharePoint: 93 dni od usunięcia. Po tym czasie plik jest nieodzyskiwalny standardowymi środkami.
- Retencja poczty: domyślnie 14 dni dla skrzynki usuniętej, do 30 dni dla pojedynczych wiadomości w koszu.
- Skrzynka po offboardingu: w momencie odłączenia licencji zaczyna się odliczanie do skasowania. Można włączyć „Litigation Hold", ale to dodatkowa licencja i ręczna decyzja, której często nikt nie podejmuje.
- Wersje plików: jest historia wersji, ale jeśli ransomware szyfruje plik 50 razy, dostajesz 50 zaszyfrowanych wersji.
To są dobre mechanizmy. Są też zaprojektowane na typowe pomyłki — „ups, skasowałem nie ten plik". Nie są zaprojektowane na sytuacje, które naprawdę bolą.
Gdzie te mechanizmy nie wystarczają
Cztery scenariusze, które widzimy regularnie u klientów:
1. Pracownik odszedł 4 miesiące temu. Trzeba sięgnąć po jego maile do projektu, który właśnie wrócił z szuflady. Skrzynka skasowana po 30 dniach od offboardingu. Maili nie ma.
2. Ransomware przez OneDrive. Pracownik klika w zainfekowany załącznik. Złośliwe oprogramowanie szyfruje pliki na dysku lokalnym, OneDrive synchronizuje zmiany do chmury. Historia wersji jest — ale dla każdego z kilku tysięcy plików musisz cofnąć wersję pojedynczo lub skryptem. Wykonalne, ale to dwa tygodnie pracy jednej osoby.
3. Pomyłka w SharePoint. Ktoś próbuje „uporządkować" strukturę folderów, przesuwa katalog klienta, klika „delete" zamiast „move", czyści kosz. 93 dni mijają niezauważone — bo nikt nie zajrzał do tego folderu przez kwartał.
4. Złośliwe odejście. Pracownik wie, że zostanie zwolniony, przed wylogowaniem kasuje pliki w OneDrive i wybrane wątki w poczcie. Standardowa retencja Microsoftu odzyska część — ale nie wszystko.
W każdym z tych scenariuszy mechanizmy Microsoftu mogą uratować fragment danych. „Fragment" to nie to samo, co „wszystko". I to zazwyczaj jest cała różnica.
Konkretny przykład z polskiego MŚP
22-osobowe biuro rachunkowe spod Poznania. Standardowy stack Microsoft 365 Business Standard, SharePoint jako repozytorium dokumentów klientów. Stałe procedury, ogarnięty zespół.
Co się stało: nowy pracownik, w ramach „porządków" w strukturze folderów, przeniósł i częściowo usunął katalog jednego z klientów. Zauważyli to po 4 miesiącach, kiedy klient zażądał kopii dokumentacji z poprzedniego roku do urzędu skarbowego. Kosz SharePoint pusty — 93 dni minęły. Versioning też nie pomógł — folder został usunięty całkowicie, nie nadpisany.
Co ich uratowało: rok wcześniej wdrożyli zewnętrzne narzędzie do backupu M365 (Veeam Backup for Microsoft 365, rzędu 4 PLN/użytkownik/miesiąc — w sumie ~88 PLN/miesiąc dla całej firmy). Odtworzenie folderu zajęło 40 minut.
Co byłoby bez backupu: rekonstrukcja dokumentów z papierowych oryginałów i kontaktu z klientem — szacunkowo 80–120 godzin pracy plus ryzyko dla relacji z klientem (a biuro rachunkowe nie ma wielu rzeczy poza relacją z klientem). W przeliczeniu: koszt 12 lat opłat za backup w jednym incydencie, który zdarzył się w pierwszym roku posiadania tego backupu.
To jest matematyka, która jest oczywista po fakcie. Trudno ją widzieć przed.
Jak powinien wyglądać backup M365
Cztery kryteria, które warto narzucić zewnętrznemu narzędziu:
- Pełen zakres: poczta, OneDrive, SharePoint, Teams (czaty i pliki). Nie tylko poczta — bo dziś najwięcej dokumentów żyje w SharePoint i Teams.
- Długa retencja: 7 lat to standard zgodny z polskimi wymogami archiwizacji dla większości branż. Niektóre (np. medyczna, prawna) wymagają więcej.
- Odtworzenie granularne: pojedynczy mail, pojedynczy plik, pojedynczy folder. Nie tylko „cała skrzynka" — bo w realnym incydencie potrzebujesz konkretnej rzeczy, a nie pełnego przywracania.
- Backup poza infrastrukturą Microsoftu: dane muszą być u innego dostawcy. Jeśli problemem jest Twój tenant M365 (przejęcie konta admina, błąd po ich stronie), backup wewnątrz tej samej infrastruktury Cię nie ratuje.
Narzędzia, które najczęściej spotykamy u polskich MŚP: Veeam Backup for Microsoft 365, Acronis Cyber Protect, Synology Active Backup for Microsoft 365 (jeśli ktoś już ma serwer Synology), Barracuda Cloud-to-Cloud Backup. Koszty rzędu 3–6 PLN/użytkownik/miesiąc dla rozsądnej retencji i pełnego zakresu.
Co zrobić w tym tygodniu
Nie musisz wybrać narzędzia jutro. Ale możesz w tym tygodniu zrobić trzy rzeczy:
- Sprawdź swoją politykę retencji M365. Wejdź w Microsoft Purview (dawniej Compliance Center), zobacz, co masz włączone. Jeśli nic — to jest Twój punkt wyjścia, nie punkt docelowy.
- Sprawdź proces offboardingu. Co się dzieje ze skrzynką i OneDrive osoby, która odchodzi? Jeśli odpowiedź brzmi „kasuje się po 30 dniach" — masz lukę, która kiedyś zaboli.
- Zrób listę najważniejszych danych w M365. Kontrakty? Dokumentacja księgowa? Archiwum projektowe? Decyzję o backupie podejmuje się na podstawie tego, co byłoby najtrudniej odtworzyć — nie tego, czego jest najwięcej.
To jest dziesięć minut myślenia, które kiedyś okaże się najlepiej zainwestowanym czasem w IT w tym roku.
Microsoft 365 nie traci danych. Traci je użytkownik. A za to, czy je odzyskasz, odpowiada nie Microsoft — tylko Ty.